采购审批流程自动化脚本工具（含电子化审核）.docVIP

采购审批流程自动化脚本工具（含电子化审核）通用模板

一、适用业务场景与范围

本工具适用于企业各类采购业务的审批流程自动化管理，尤其适合需实现多层级审核、跨部门协作及电子化留痕的场景，具体包括：

日常办公采购：如办公用品、耗材等常规物资采购（单笔金额通常在5000元以下）；

项目专项采购：如设备采购、服务外包等项目型支出（单笔金额5000元以上，需结合项目预算管控）；

紧急采购：如突发故障维修、临时应急物资等需快速审批的场景（支持“加急”标签触发简化流程）；

跨部门采购：涉及多个部门（如行政部、采购部、财务部）协同审批的采购需求，避免线下传递延误。

通过自动化脚本实现申请单自动流转、审批节点智能匹配、电子签章集成，提升审批效率，保证流程合规可追溯。

二、详细操作流程步骤

（一）系统初始化与配置

登录系统：用户通过企业统一身份认证平台登录采购审批系统（工号：*，初始密码：需按企业规则修改）。

基础配置（管理员操作）：

设置审批规则：根据采购金额、类型配置审批节点（示例：5000元以下→部门经理审批；5000-50000元→部门经理+财务审核；50000元以上→部门经理+财务+分管领导审批）；

录入审批人信息：添加各节点审批人（如部门经理、财务专员、分管领导*赵六）及其电子签章证书；

自定义模板：根据企业需求配置采购申请单字段（如“供应商名称”“预算科目”“交付时间”等）。

（二）采购申请单填写与提交

发起申请：登录系统后，“采购申请”→“新建申请”，选择采购类型（如“办公用品采购”“设备采购”）。

填写基础信息：

申请部门：行政部；申请人：*；联系方式：内线；

采购明细：品名规格（A4复印纸500张/包）、数量（10包）、预算单价（25元/包）、预算总价（250元）；

用途说明：用于部门日常打印文件；

供应商信息：选择“已审核供应商”（如“办公用品有限公司”），若为新供应商需先营业执照扫描件。

附件：

必传附件：比价单（至少3家供应商报价截图，紧急采购可提供2家）、需求说明（如行政部《办公用品采购申请函》）；

选传附件：合同草案（金额≥10000元）、技术参数表（设备类采购）。

提交审批：检查信息无误后，“提交”，系统自动根据预设规则匹配第一审批节点（如本例为“部门经理*”）。

（三）自动化审批流程触发与流转

节点提醒：审批人收到系统消息（企业/邮件提醒），标题为“【待审批】行政部A4纸采购申请（单号：CG202405001）”，需在1个工作日内处理。

在线审核：

*进入申请单详情，查看附件（比价单、需求说明）；

填写审批意见：如“同意采购，请财务复核”；

选择“同意”后，系统自动触发下一节点（财务审核*），同时审批日志（记录操作人、时间、意见）。

多节点协同：

*收到提醒后，重点审核预算匹配性（250元≤部门月度办公预算剩余额度），填写意见“预算充足，同意”；

若涉及大额采购（如50000元以上），系统自动推送至分管领导*赵六，需额外审核“是否符合年度采购计划”。

（四）电子化审核与签章

电子签章集成：审批人通过系统调用个人电子签章（需提前通过CA认证），在审批意见栏签章（如*电子签章：[签章图]）。

审核结果反馈：

全节点通过后，系统自动更新申请状态为“已审批”，《采购审批单》（含所有审批节点意见、电子签章）；

申请人*收到“审批通过”通知，可审批单，同步推送至采购部门执行采购。

驳回与补充：

若审批不通过（如认为“预算超支”），选择“驳回”并填写原因“预算不足，请重新核实”，申请单退回至，流程终止；

若需补充材料（如*赵六要求“提供设备检测报告”），选择“补充材料”，申请人需在24小时内后重新流转。

（五）流程归档与查询

自动归档：审批完成后，系统自动将申请单、附件、审批日志等数据归档至“采购档案库”，按“申请日期+单号”分类存储。

追溯查询：申请人或审批人可通过“申请单号”“采购类型”“审批状态”等条件查询历史流程，支持导出PDF版审批记录（含电子签章，具备法律效力）。

三、采购申请单模板示例

字段名称

示例内容

说明

申请单号

CG202405001

系统自动，格式：CG+年月日+流水号

申请部门

行政部

申请人

*

联系方式

内线

用于流程异常时沟通

采购类型

办公用品采购

可选：办公用品/设备/服务/其他

品名规格

A4复印纸500张/包

需明确型号、规格

数量

10包

预算单价（元）

25

预算总价（元）

250

数量×单价

资金来源

部门办公经费

需匹配预算科目编码

用途说明

部门日常打印文件

需简明扼要，说明必要性

紧急程度

普通

可选：普通/紧急（紧急流程可跳过部分节点）

供应商名称

办公用品有限公司

需为“已审核供应商”

附件清单

1.比价单（3家报价截图）；2.行政部采购申请函

附件名称+数量，支持P