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标准化采购流程与供应商管理工具模板

一、模板的应用场景与核心价值

（一）适用范围

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动，尤其适合需要规范采购流程、强化供应商管控的企业场景。具体包括：

常规物料采购：如生产原材料、办公用品、IT设备等；

服务类采购：如物流服务、咨询服务、维修服务等；

项目专项采购：如新建项目所需设备、工程材料等；

中小型企业采购体系搭建：帮助从“零散采购”向“系统化采购”转型。

（二）核心价值

通过标准化流程与模板工具，可实现：

流程规范化：明确各环节职责与操作标准，减少人为随意性；

风险可控化：通过供应商准入、绩效评估等机制，降低采购质量、合规及合作风险；

效率提升化：减少重复沟通、审批冗余，缩短采购周期；

成本最优化：通过集中比价、长期合作谈判，获取更优采购价格与服务。

二、标准化采购与供应商管理的操作流程详解

（一）采购全流程操作步骤

步骤1：采购需求提报与审批

操作要点：

需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预算、用途、交付时间等核心信息；

采购部门对需求合理性（如预算是否符合标准、规格是否明确）进行初审；

根据采购金额分级审批（例如：≤5000元由部门经理审批，5000-50000元由分管副总审批，＞50000元由总经理审批）。

责任部门：需求部门、采购部门、财务部门（预算审核）。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作要点：

采购部门通过公开招标、邀请招标、行业推荐、电商平台等渠道收集供应商信息；

建立《供应商信息登记表》，记录供应商基本信息（名称、地址、联系方式）、资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、主营产品/服务及产能；

对供应商进行初步资质审核（如营业执照有效期、经营范围是否匹配、有无不良经营记录），剔除不符合要求的供应商。

责任部门：采购部门、法务部门（资质合规性审核）。

步骤3：询价、比价与议价

操作要点：

向至少3家合格供应商发出《询价单》，明确报价要求（含价格是否含税、交货方式、付款周期等）；

收集报价后，填写《询价/比价记录表》，从价格、质量、交期、付款条件、服务能力（如售后响应速度）等维度进行综合比价；

对优选供应商进行议价，争取更优合作条件，形成《比价分析报告》。

责任部门：采购部门、需求部门（参与技术参数确认）、财务部门（参与价格合理性评估）。

步骤4：采购合同签订

操作要点：

采购部门根据比价结果与选定供应商草拟《采购合同》，明确标的物信息、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款；

法务部门对合同条款（如法律风险、权责对等性）进行审核；

审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。

责任部门：采购部门、法务部门、财务部门。

步骤5：订单执行与交付跟踪

操作要点：

采购部门根据合同签订情况，向供应商下达《采购订单》，同步交付时间、地点、联系人等信息；

定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；若遇延期风险（如供应商产能不足），及时协调解决方案（如分批交付、更换备用供应商）。

责任部门：采购部门、需求部门（配合接收货物）。

步骤6：验收与入库

操作要点：

货物送达后，需求部门与采购部门共同进行验收，对照订单核对数量、规格，并检查质量（如提供第三方检测报告需一并审核）；

验收合格后，填写《入库验收单》，仓库部门办理入库手续；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜。

责任部门：需求部门、采购部门、仓库部门。

步骤7：付款结算

操作要点：

财务部门根据合同约定付款条件（如验收合格后30天付款），收集发票、入库单、验收单等凭证；

审核无误后，安排付款，并同步更新供应商付款记录。

责任部门：财务部门、采购部门。

（二）供应商管理流程操作步骤

步骤1：供应商准入与分类

操作要点：

通过资质审核的供应商，纳入《合格供应商名录》，并根据采购物料/服务的重要性（如战略物资、常规物资、瓶颈物资）及供应商合作表现，划分为A/B/C三级（A级为战略供应商，B级为优先合作供应商，C级为备用供应商）；

定期（如每年）对名录进行更新，淘汰不合格供应商。

责任部门：采购部门、质量管理部（参与质量资质评估）。

步骤2：供应商绩效评估

操作要点：

每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，评估指标包括：质量合格率（≥98%为优）、交货及时率（≥95%为优）、价格竞争力（与市场均价对比）、服务响应速度（24小时内响应问题为优）、合作配合度等；

填写《供应商绩效评估表》，根据得分将供应商评为“优秀/合格/不合格”等级，评估结果作为后续订单分配、合作调整的依据。

责任部门：采购部门、需求部门、质量管理部。

步骤3：供应商关系维护与优化

操作要点：

对A级供应商，建立战略合作关系，