企业行政工作流程化管理制度.docVIP

企业行政工作流程化管理制度

一、制度目的与适用范围

（一）制度设计目标

为规范企业行政管理工作，提升行政服务效率，降低运营成本，保证行政工作标准化、规范化，特制定本制度。通过明确流程节点、责任主体及操作标准，实现行政工作“有章可循、有据可依、责任到人”，为企业日常运营提供坚实保障。

（二）适用场景

本制度适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）的行政管理部门，覆盖以下核心工作场景：

日常办公管理：办公用品采购与发放、固定资产管理、办公环境维护等；

会务与接待管理：内部会议组织、外部来访接待、活动策划执行等；

差旅与费用管理：员工出差审批、行程安排、费用报销等；

印章与证照管理：企业公章、合同章等印章的使用与保管，营业执照、资质证照的年检与变更等；

行政档案管理：合同、文件、会议纪要等资料的归档、查阅与销毁。

二、核心工作流程操作指引

（一）办公用品采购与管理流程

目标：规范办公用品采购需求提报、审批、采购、入库、领用全流程，避免浪费与资源闲置。

步骤说明

需求提报

各部门每月25日前提交《办公用品需求申请表》（见表1），注明物品名称、规格、数量、预估单价及用途，由部门经理签字确认。

紧急需求（如临时急需办公用品）可填写《紧急用品申请单》，经部门经理及行政部负责人审批后，优先处理。

需求汇总与审批

行政部于每月28日前汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，按“部门-物品-数量-预算”分类汇总，提交行政总监审批（单次采购金额超5000元需总经理审批）。

采购执行

行政部根据审批后的采购计划，通过比价（至少3家供应商报价）或定点供应商采购，保证性价比最优；

采购时需索要正规发票，注明“办公用品”及明细，采购完成后将物品、发票及《采购验收单》交库管员。

入库登记

库管员核对物品名称、规格、数量与采购计划一致后，签字确认并登记《固定资产台账》（见表2），更新库存数据；

若发觉物品损坏或与需求不符，需在24小时内联系供应商退换货。

领用发放

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（见表3），注明领用部门、领用人、物品名称、数量及领用日期，签字确认；

部门经理可指定专人统一领用，避免个人频繁申领；贵重物品（如笔记本电脑、投影仪）需经行政总监审批。

月度盘点与核销

行政部每月5日前组织库管员对办公用品进行全面盘点，保证账实相符；

对临近保质期或损坏物品及时登记并报行政部处理，可维修物品安排维修，无法使用物品按规定流程报废。

（二）会议组织与管理流程

目标：规范会议筹备、召开、总结全流程，提高会议效率，保证会议决议有效落实。

步骤说明

会议发起与审批

发起人填写《会议审批单》（见表4），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（如投影仪、麦克风）及预算，提前3个工作日提交部门经理审批；

涉及跨部门会议或重要会议（如年度总结会、战略研讨会），需提交总经理审批。

会议筹备与通知

行政部根据审批后的《会议审批单》，提前2个工作日完成以下工作：

预订会议室（保证设备正常，提前调试）；

发送会议通知（通过企业/邮件，附会议议程及资料）；

准备会议物料（如名牌、签到表、文具、饮用水等）。

会议召开与记录

参会人员提前10分钟签到，迟到15分钟以上需向会议发起人说明原因；

行政部安排专人负责会议记录，记录会议决议、责任人及完成时限，会后24小时内整理成《会议纪要》（见表5），经发起人审核后分发给参会人员。

决议跟踪与归档

各部门负责人需在《会议纪要》下发后3个工作日内，组织落实决议事项，并反馈进度；

行政部对决议落实情况进行跟踪，每周汇总形成《决议跟踪表》，提交总经理审阅；

会议资料（审批单、纪要、签到表等）于会后3个工作日内归档保存，保存期限不少于3年。

（三）差旅管理流程

目标：规范员工出差审批、行程安排、费用报销，控制差旅成本，保证出差合规性。

步骤说明

出差申请与审批

员工填写《差旅申请表》（见表6），注明出差事由、时间、地点、往返交通方式、住宿标准、预估费用，提前3个工作日提交部门经理审批；

部门经理审核出差必要性及费用合理性，出差超7天或单次费用超5000元需总经理审批。

行程与住宿安排

员工根据审批后的《差旅申请表》，自行预订交通票（优先选择企业合作供应商）及住宿（住宿标准参照《企业差旅费管理制度》，如一线城市不超过350元/晚，二线城市不超过280元/晚）；

特殊情况（如无合作酒店、临时紧急出差）需提前与行政部沟通，可先垫付费用，事后说明原因。

差旅过程管理

出差期间，员工需保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；

严禁擅自变更行程或延长出差时间，若需调整，需提前1天提交《行程变更申请》，经部门经理审批。

费用报销与核销

员工出差返回后3个工作日内，填写《差旅费用报销单》（见表7），附交通票、住宿发票、行程单等原始凭