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机关单位办公自动化管理规程

一、总则

（一）目的依据

为规范我单位办公自动化工作，提高办公效率和管理水平，保障信息资源的安全与有效利用，促进各项业务工作的规范化、科学化开展，依据国家相关法律法规及上级主管部门关于信息化建设与管理的要求，结合我单位实际，制定本规程。

（二）适用范围

本规程适用于单位内部所有办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的规划、建设、运维、使用及管理活动，涵盖所有使用OA系统的部门及全体工作人员。

（三）基本原则

OA系统管理遵循以下原则：

1.统一规划，分级负责：OA系统建设与管理应在单位统一规划下进行，明确各级部门及人员的管理职责。

2.规范高效，安全保密：以提升工作效率为核心，规范业务流程，同时严格遵守保密规定，确保信息安全。

3.需求导向，实用优先：系统功能开发与优化应紧密结合实际工作需求，注重实用性和可操作性。

4.持续改进，资源共享：鼓励技术创新与管理优化，促进信息资源的合理配置与共享利用。

二、组织与职责

（一）组织领导

单位成立办公自动化工作领导小组，由单位主要领导任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审定OA系统发展规划、重大事项决策、资源调配及相关制度制定等工作，协调解决OA系统建设与管理中的重大问题。

（二）管理部门职责

单位办公室（或指定信息化管理部门，下同）是OA系统的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定OA系统建设规划、年度工作计划及相关管理制度，并监督执行。

2.负责OA系统日常运行维护、技术支持、安全保障及性能优化。

3.组织OA系统的需求调研、功能开发、升级改造及验收工作。

4.负责OA系统用户账号的统一管理，包括开户、权限分配、变更与注销。

5.组织开展OA系统应用培训、推广及使用情况的监督检查与考核。

6.协调处理OA系统使用过程中出现的技术故障和疑难问题。

（三）部门职责

各部门是OA系统的直接使用和管理单位，应指定专人（通常为部门综合联络员或指定信息员）负责本部门OA系统相关工作，主要职责包括：

1.组织本部门人员学习并严格遵守本规程及OA系统相关管理制度。

2.负责本部门用户的日常管理，及时上报用户信息变更情况。

3.规范本部门通过OA系统处理的各类公文、信息及业务流程，确保信息的准确性、完整性和及时性。

4.配合单位办公室做好OA系统的需求反馈、功能测试及推广应用工作。

5.加强本部门人员的信息安全和保密教育，防范信息安全风险。

（四）用户职责

全体工作人员作为OA系统的用户，应履行以下职责：

1.认真学习并严格遵守OA系统相关管理规定和操作规程。

2.妥善保管个人账号信息，对账号下的操作行为负责，不得转借、泄露账号密码。

3.规范使用OA系统处理公务，确保所发布、流转信息的真实性、准确性和严肃性。

4.及时处理OA系统中的待办事项，提高工作效率。

5.增强信息安全和保密意识，严禁利用OA系统制作、复制、发布、传播与工作无关或涉密的信息。

6.发现系统异常或安全隐患时，应立即向本部门负责人及单位办公室报告。

三、系统管理

（一）系统规划与建设

OA系统的规划与建设应符合单位整体信息化发展战略，充分考虑业务需求、技术发展趋势及安全保密要求。系统建设应遵循相关国家标准和行业规范，确保系统的先进性、稳定性、可扩展性和安全性。项目建设应严格执行立项、招投标、监理、验收等程序。

（二）日常运维

单位办公室应建立健全OA系统日常运维机制，包括系统监控、故障排查、性能优化、数据备份与恢复等。运维人员应定期对服务器、网络设备、存储设备及软件系统进行检查和维护，确保系统连续、稳定、高效运行。

（三）安全保障

1.物理安全：OA系统服务器及相关网络设备应放置在符合安全标准的数据机房或专用机柜内，采取防火、防盗、防潮、防雷、防静电等安全措施。

2.网络安全：应采取必要的网络隔离、访问控制、入侵检测、病毒防护等技术措施，保障OA系统网络环境的安全。严禁未经授权的外部设备接入OA系统网络。

3.应用安全：OA系统应具备完善的身份认证、权限控制、操作日志审计等功能。应定期对系统漏洞进行扫描和修复，及时更新安全补丁。

4.应急处置：单位办公室应制定OA系统突发事件应急预案，定期组织演练，确保在发生系统故障、数据损坏或安全事件时，能够迅速响应、妥善处置，最大限度减少损失。

四、数据管理

（一）数据产生与录入

用户在OA系统中产生和录入的数据信息，必须真实、准确、完整、规范。涉及单位秘密、工作秘密的信息，应严格按照保密规定进行标识和管理，严禁在非涉密OA系统中处理、存储、传输涉密信息。

（二）数据流转与共享

OA系统中的各类公文、信息及业务数据，应按照既定的工作流程和权