会议纪要撰写及存档标准化规范.docVIP

会议纪要撰写及存档标准化规范

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于企业内部各类正式会议的纪要撰写与存档管理，包括但不限于：部门周例会、月度/季度工作推进会、项目启动会/评审会、跨部门协调会、专题研讨会、高层决策会等。

典型应用场景：

日常管理：通过会议纪要固化部门工作计划、任务分工及进度要求，保证执行有据可依；

项目协作：明确项目关键节点、责任主体及交付标准，为跨部门沟通提供书面依据；

决策追溯：记录重大事项的讨论过程、决议内容及执行路径，便于后续复盘与责任界定；

合规存档：满足企业内部审计、流程追溯及知识沉淀需求，避免因口头沟通导致的信息偏差或遗漏。

二、会议纪要撰写及存档全流程操作指南

（一）会前准备：明确信息，预设框架

获取会议基础信息

提前向会议组织者（如部门负责人、项目经理）确认会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人）、会议目标及核心议题。

若为常规例会，可直接沿用往期会议模板；若为专题会议，需根据议题调整纪要框架。

准备记录工具与模板

电子记录：优先使用企业协作平台（如钉钉、飞书）内置的会议纪要模板，或提前标准化模板（见第三章），支持实时编辑与多人协作；

纸质记录：准备带格式的会议记录本，标注页码、日期及会议主题，关键议题预留记录空间。

梳理会议材料

提前获取会议议程、背景资料（如项目方案、数据报表），熟悉议题逻辑，预判讨论重点，避免记录时因信息不熟悉导致遗漏。

（二）会中记录：抓准核心，详略得当

聚焦关键信息，避免“流水账”

必记内容：会议主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、核心议题、讨论要点（不同观点及共识）、决议事项（明确结论，避免模糊表述）、待办事项（任务描述、负责人、截止时间）、下次会议安排（若有）。

可不记内容：与主题无关的闲聊、重复性发言、过于细节的讨论过程（除非涉及关键争议点）。

采用“关键词+短句”速记法

用符号、缩写提升记录效率（如“√”表示同意，“×”表示反对，“→”表示行动项，“？”表示待确认），会后1小时内根据记忆补充完整，保证信息准确。

示例：讨论“Q3市场推广方案”，记录“：增加短视频投放（预算15万，负责人，9月底前完成方案）→：需同步法务审核合同细节（负责，9月20日前反馈）”。

确认存档需求

若会议涉及敏感信息（如未公开决策、财务数据），需提前明确“内部公开”“仅限参会人员”等密级，记录时标注“保密”字样。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

24小时内完成初稿撰写

按会议逻辑顺序整理内容：会议基本信息→议程→各议题讨论与决议→待办事项→会议总结→附件（如会议PPT、签到表等）。

语言需客观、简洁，避免主观评价（如“的提议不合理”改为“提出不同观点，认为方案需优化环节”）。

关键信息交叉验证

与主持人核对决议事项、待办事项的准确性，特别是负责人、截止时间等核心要素，避免因记录偏差导致执行混乱；

若有争议点，需标注“待确认”并同步至相关人员，补充说明后再定稿。

标准化排版与审核

标题格式：“[会议类型]会议纪要-[主题]-[日期]”（例：“部门周例会会议纪要-9月第1周-）；

层级清晰：一级标题（一、二、三）、二级标题（1.2.3.）、三级标题（（1）（2）（3)），待办事项单独列表（含任务、负责人、截止时间）；

提交部门负责人或会议主持人审核，确认无误后签字（电子版需添加审批备注）。

（四）存档管理：分类存储，便于追溯

存档路径与权限

电子存档：按“年份-月份-会议类型”文件夹分类存放（例：“2023-09-部门例会”），存储于企业指定服务器或云盘，设置“查阅+”权限（仅相关人员可访问）；

纸质存档：打印签字版后，交由行政部门统一归档，按“年度-会议类型”编码（例：“2023-BL-001”），标注“会议纪要”字样及日期。

存档期限

日常会议纪要：保存至少2年，便于工作复盘；

项目会议纪要：保存至项目结束后3年，配合项目审计与验收；

涉及重大决策、合规要求的会议纪要：永久保存。

借阅与销毁

借阅需填写《会议纪要借阅申请表》，经部门负责人签字后，由档案管理员登记借阅人、借阅时间、归还时间；

超过保存期限的纪要，需提交《档案销毁申请》，经行政部、法务部联合审批后，由2人以上监督销毁，并记录销毁过程。

三、会议纪要标准化模板（含填写示例）

会议纪要基本信息

会议主题

部门Q3工作推进会

会议时间

2023年9月5日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议号X）

主持人

*（部门经理）

记录人

*（行政专员）

参会人员

（产品经理）、（运营主管）、（技术负责人）、（财务专员）

缺席人员及原因

*（设计主管）-因客户现场需求调研无法参会

会议目标

1.回顾Q2