甲方项目管理联系单模板.docxVIP

甲方项目管理联系单模板

一、联系单的核心价值

项目管理联系单并非形式主义，其核心价值在于：

*追溯性：作为项目过程中的正式文件，便于日后查阅和追溯决策过程及沟通历史。

*明确性：将口头沟通或模糊的需求转化为书面、具体、可执行的指令或信息。

*责任化：清晰界定各方在特定事项上的责任与期望。

*效率性：减少反复沟通的成本，提高问题解决和任务推进的效率。

二、甲方项目管理联系单模板

以下为一份经过实践检验的甲方项目管理联系单模板，甲方可根据项目具体情况进行适当调整和细化。

【甲方项目管理联系单】

1.联系单编号：[例如：XM-年份-月份-序号，如：XM-23-10-001]

2.主题：[简明扼要地概括本联系单的核心内容，例如：关于XX模块功能优化的要求/关于XX问题整改的通知/关于XX会议纪要确认事宜]

3.发送方：

*单位/部门：[甲方具体部门，如：XX公司项目管理部]

*联系人：[甲方对接人姓名]

*联系方式：[甲方对接人邮箱及办公电话]

4.接收方：

*单位/部门：[乙方单位名称或项目团队具体小组]

*联系人：[乙方对接人姓名]

*联系方式：[乙方对接人邮箱及办公电话]

5.日期：YYYY年MM月DD日

6.事由及背景：

*[详细阐述发出本联系单的原因、相关的项目背景信息、当前状况等。应确保接收方能充分理解context，例如：“根据XX会议精神，针对目前系统测试中发现的XX问题...”或“为满足XX业务需求的变更，需对现有方案进行调整...”]

7.具体要求/问题描述：

*[清晰、准确、具体地列出需要对方执行的任务、解决的问题、提供的信息或做出的解释。避免模糊不清或模棱两可的表述。可分点列出，每点阐述一个核心内容。]

*例如：

*针对系统登录页面，需优化以下几点用户体验：a)...b)...c)...

*请就XX报告中第X章节的数据分析方法进行详细说明，并提供计算依据。

*关于XX物料的进场时间，原计划为XX月XX日，现根据现场进度，需调整为XX月XX日，请确认是否可行。

8.期望反馈/完成时限：

*[明确指出期望对方如何反馈（例如：书面回复确认、提交具体方案、组织专题会议讨论等）以及反馈或完成的最晚时间。]

*例如：

*请于YYYY年MM月DD日前书面回复本联系单所述事项的处理意见及预计完成时间。

*请于YYYY年MM月DD日前提交优化后的设计方案初稿，以便我方审核。

*请在收到本联系单后X个工作日内组织内部评估，并与我方项目负责人联系确定讨论会时间。

9.附件（如有）：

*[列出随本联系单一同发送的支撑文件，如：相关截图、会议纪要、技术规范、需求文档等，并注明附件名称。]

*附件1：[附件名称1]

*附件2：[附件名称2]

10.其他说明（可选）：

*[填写上述栏目未涵盖，但需要补充说明的其他重要事项。]

11.发送方签字/盖章：

*负责人签字：__________________

*（单位/部门盖章）

12.接收方签收：

*签收人：__________________

*签收日期：YYYY年MM月DD日

*（此栏由接收方收到联系单后填写并反馈给发送方，或在双方约定的签收机制下完成）

三、使用说明及注意事项

1.编号规范：联系单编号应统一规范，便于归档和检索。建议包含项目标识、年份、月份及流水号。

2.主题明确：主题应开门见山，让人一眼了解联系单的核心内容。

3.内容精准：“具体要求/问题描述”部分是核心，务必清晰、具体、可操作，避免使用“尽快”、“大概”、“可能”等模糊词汇。若涉及复杂事项，可分点阐述。

4.时限清晰：“期望反馈/完成时限”必须明确，这是后续跟踪和考核的依据。

5.责任到人：发送方和接收方的联系人应具体到个人，确保信息传递的准确性和责任的明确性。

6.书面形式：联系单应以书面形式（电子版或纸质版，根据项目管理规定）发出，并确保接收方确认收到。电子版发送建议使用邮件，并要求对方邮件回复确认，或通过项目管理平台进行流转。

7.及时跟踪：发出联系单后，甲方项目管理人员应主动跟踪进展，确保接收方按要求处理。

8.归档管理：所有发出和接收的联系单及其回复，均应妥善归档，作为项目资料的重要组成部分。

9.语气专业：行文应保持专业、客观、礼貌的语气，即使是提出批评或整改要求，也应基于事实和项目目标。

10.灵活调整：本模板为通用版本，甲方可根据项目规模、复杂程度及公司管理体系的具体要求，对模板内容进行适当增删和调整。例如，对于小型项