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甲供材采购管理专项方案及流程

引言

甲供材作为工程项目建设中重要的物资组成部分，其采购管理的效能直接关系到工程质量、建设周期及项目整体投资效益。为规范甲供材的采购行为，提升采购过程的透明度、可控性与经济性，确保采购物资符合项目需求和标准，特制定本专项方案及流程。本方案旨在明确各参与方职责，优化采购环节，降低采购风险，为项目的顺利实施提供坚实的物资保障。

一、甲供材采购管理方案

（一）目的与意义

甲供材采购管理的核心目的在于通过系统化、规范化的管理手段，实现对采购全过程的有效控制。具体而言，包括确保采购物资的质量满足工程设计及规范要求；通过科学的市场调研与比价，有效控制采购成本，提升项目投资回报率；保障物资供应的及时性与准确性，满足工程施工进度计划；同时，通过规范的采购行为，防范采购过程中的各类风险，确保采购活动的合规性与廉洁性。

（二）基本原则

1.质量优先，成本可控：在确保所采购材料设备质量达到合同及规范标准的前提下，通过多方询价、比价、议价等方式，力求获得最优性价比，实现成本的合理控制。

2.公开透明，公平公正：采购过程应尽可能公开化，采购信息、供应商选择、评标标准等关键环节应遵循公平、公正、公开的原则，接受监督，杜绝暗箱操作。

3.合规高效，权责明确：严格遵守国家及地方相关法律法规、公司内部管理制度，明确各部门及相关人员在采购各环节中的职责与权限，确保采购流程顺畅高效。

4.需求导向，统筹协调：以工程项目的实际需求为出发点，加强与设计、工程、成本等相关部门的沟通与协调，确保采购计划的准确性与前瞻性，避免盲目采购或供应脱节。

（三）组织架构与职责分工

为确保甲供材采购管理工作的有序进行，应建立清晰的组织架构并明确各部门职责：

1.采购领导小组：由公司相关领导牵头，负责审批重大采购策略、采购计划、招标方案，协调解决采购过程中的重大问题。

2.物资采购部门（或相应职能部门）：作为甲供材采购的归口管理部门，负责采购计划的汇总与审核、供应商的寻源与管理、采购文件的编制、采购过程的组织实施（如招标、询价、谈判等）、合同的签订与管理、物资的催交与协调、采购档案的整理归档等。

3.工程技术部门/需求部门：负责根据项目设计图纸、施工进度及技术规范，准确提出甲供材的需求计划（包括规格型号、技术参数、质量标准、数量、供货时间等），参与供应商的技术评审、样品确认及到场材料的质量验收。

4.成本造价部门：负责甲供材的市场价格调研与分析，参与采购预算的编制、招标控制价或拦标价的审核，参与采购过程中的价格谈判，对采购合同的经济性进行审核。

5.财务部门：负责根据采购合同及相关审批手续办理货款支付，参与供应商的财务状况评估。

6.法务部门/合规部门：负责对采购合同的法律合规性进行审核，提供法律支持，参与处理采购过程中的法律纠纷。

7.项目管理部门/施工现场：负责甲供材到场后的接收、保管、领用管理，反馈材料使用情况及质量问题，参与到场材料的数量与外观质量初验。

二、甲供材采购管理流程

（一）需求提出与计划编制

1.需求提报：工程技术部门或项目现场根据施工图纸、施工组织设计及进度计划，编制《甲供材需求清单》，明确材料名称、规格型号、技术参数、质量标准、计量单位、需用数量、供货时间、使用部位及特殊要求等，并履行内部审批手续后提交至物资采购部门。

2.需求审核与采购计划汇总：物资采购部门收到需求清单后，会同成本造价部门、工程技术部门对需求的准确性、合理性进行审核。结合项目整体进度、库存情况（如有）及市场供应周期，编制《甲供材年度/季度/月度采购计划》，明确采购批次、预计采购时间、采购方式建议等，报采购领导小组审批。

（二）采购方式确定与供应商选择

1.采购方式选择：根据采购物资的金额、数量、市场竞争程度、技术复杂程度及相关法规政策要求，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。采购方式的确定需履行相应的审批程序。

2.供应商寻源与资格审查：物资采购部门通过市场调研、行业信息、供应商自荐、历史合作等多种渠道寻找潜在供应商。对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证、生产能力、财务状况、质量保证体系、供货业绩、信誉等，形成合格供应商库。

3.供应商考察（如需）：对于重要或大批量物资，可组织工程技术、成本等部门对重点供应商进行实地考察，核实其生产条件、技术水平、质量控制能力等，并形成考察报告。

（三）采购执行与合同管理

1.采购文件编制：根据审批通过的采购计划和需求标准，编制招标文件（或询价文件、谈判文件），明确采购物资的技术要求、数量、交货期、付款方式、验收标准、违约责任等核心条款。

2.采购信息发布/邀请：按照确定的采购方式