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员工离职管理流程及相关表格汇总

员工离职是组织生命周期中不可避免的环节，规范、有序的离职管理流程不仅能够保障企业和员工双方的合法权益，维护和谐的劳动关系，更能有效降低因员工离职带来的运营风险，保护企业知识产权与商业秘密，并为企业人才战略的优化提供宝贵的数据支持。本文旨在梳理一套系统、专业的员工离职管理流程，并汇总相关实用表格，以期为企业人力资源管理实践提供有益参考。

一、离职前管理

离职管理的起点并非员工正式提交辞职信，而是从员工产生离职意向或组织察觉员工异动信号时即应开始。

（一）员工提出离职

1.口头提出：员工可能首先以口头形式向直接上级或人力资源部表达离职意愿。此时，直接上级应保持冷静，积极与员工沟通，初步了解其离职原因及真实想法，避免情绪化反应。

2.正式书面申请：无论员工最初以何种方式提出离职，均应要求其提交书面的《员工离职申请表》。这既是规范管理的要求，也是后续所有流程的依据。申请表应包含员工基本信息、离职日期、离职原因等核心要素。

（二）离职面谈

离职面谈是离职管理中至关重要的一环，其目的在于深入了解员工离职的真实原因、收集员工对企业管理、文化、薪酬福利等方面的意见与建议，同时传递企业的关怀，尽可能降低离职对在职员工的负面影响。

1.面谈准备：人力资源部应提前与员工的直接上级沟通，了解员工在职期间的表现、可能存在的问题等。同时，准备好面谈提纲，明确需要获取的信息点。

2.面谈实施：建议由人力资源部人员主导，直接上级可根据情况参与或回避。营造开放、坦诚、保密的沟通氛围。引导员工畅所欲言，耐心倾听，不辩解、不争论。重点关注：

*离职的主要原因（个人发展、薪酬、工作环境、人际关系、管理风格等）；

*对所在部门及公司管理的意见和建议；

*在职期间未得到解决的问题或困惑；

*对公司未来发展的看法。

3.面谈记录与分析：面谈结束后，及时整理《离职面谈记录表》，对收集到的信息进行汇总分析，形成离职原因分析报告，为企业改进管理提供依据。

（三）挽留（如适用）

并非所有离职都需要挽留，但对于核心骨干员工、高潜力员工或因特定可改进原因提出离职的员工，应进行有针对性的挽留。挽留措施应基于员工的真实需求和企业的实际情况，避免空泛的承诺。若挽留成功，应与员工就改进方案达成共识；若挽留失败，则尊重员工决定，转入后续离职流程。

二、离职办理过程管理

（一）离职申请审批

1.直接上级审批：直接上级收到《员工离职申请表》后，结合离职面谈情况，签署意见，明确是否同意离职及建议的最后工作日期。

2.相关部门审批：根据企业组织架构和审批权限，申请表可能需要逐级上报至部门负责人、分管领导等进行审批。

3.人力资源部审核：人力资源部对审批流程的完整性、合规性进行审核，并开始统筹安排后续离职手续办理事宜。

（二）工作交接

工作交接是确保业务连续性、防止知识断层和资产流失的关键环节，必须严格规范。

1.制定交接计划：员工在直接上级的指导下，根据岗位职责和工作内容，制定详细的《工作交接清单》，明确交接项目、交接对象、完成时间等。

2.实施工作交接：

*文档资料交接：包括各类工作文件、报告、合同、客户资料、技术文档、密码信息等，确保完整、准确，并办理书面交接手续。

*物品交接：公司配备的办公设备、工具、办公用品、钥匙、门禁卡等。

*工作事项交接：对未完成的工作项目，需详细说明进展情况、后续计划、关键节点及联系人等，确保接手人能够顺利接续。

*客户/供应商关系交接：必要时，安排与重要客户或供应商的交接沟通。

3.监交与确认：直接上级或指定人员应对交接过程进行监督，并对交接结果进行审核确认。交接双方及监交人需在《工作交接清单》上签字。

（三）公司财物归还

员工在离职前，必须归还所有属于公司的财物，人力资源部或行政部应根据公司规定，列出《物品交接清单》，逐一核对回收，包括但不限于：

*办公电脑、笔记本、手机、U盘等电子设备；

*办公桌椅、文件柜等固定办公用品（如为个人专用）；

*公司印章、合同、票据等重要文件资料；

*工牌、门禁卡、停车卡、借阅的图书资料等；

*预支款项、备用金等。

（四）薪酬福利结算

人力资源部负责为离职员工办理薪酬福利的最终结算：

1.工资结算：按照劳动合同约定和国家法律法规，核算员工截至最后工作日前的应付工资、加班工资、未休年假工资等。

2.奖金/提成结算：根据公司相关制度和员工实际业绩，核算应支付的奖金、提成等。

3.经济补偿：如符合法定或约定情形，需支付经济补偿金。

4.社保公积金处理：办理社保、公积金的停缴或转移手续，明确员工社保公积金的截止月份及后续衔接事宜。

5.其他扣款：如员工有未结清的公司借款、