资料编码管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为规范公司资料编码工作，提高资料管理效率，确保资料信息的准确性和一致性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有资料，包括纸质资料、电子文件、图像、音频、视频等。

第三条资料编码工作应遵循统一性、系统性、简洁性、可扩展性的原则。

第二章资料分类与编码规则

第一节资料分类

第四条资料分类应按照资料的属性、用途、来源等进行划分，确保分类的科学性和实用性。

第五条资料分类应包括以下类别：

1.行政类：公司规章制度、会议纪要、通知公告等。

2.财务类：财务报表、审计报告、税务文件等。

3.人力资源类：员工档案、薪酬福利、培训记录等。

4.技术类：产品设计、技术文档、研发报告等。

5.市场类：市场调研、客户资料、销售数据等。

6.生产类：生产计划、工艺流程、质量检验报告等。

7.其他类：不属于以上类别的其他资料。

第二节编码规则

第六条资料编码采用字母、数字和特殊字符的组合，确保编码的唯一性和可识别性。

第七条编码规则如下：

1.类别编码：采用两位字母表示资料类别，如“AD”表示行政类，“FI”表示财务类。

2.年份编码：采用四位数字表示资料形成的年份，如“2023”。

3.流水号编码：采用四位数字表示同一类别、同一年份内的资料顺序，如“0001”。

4.项目编码：根据资料的具体内容，采用两位字母或数字表示，如“01”表示第一个项目，“A”表示某个特定项目。

第八条编码示例：

-行政类资料：A-财务类资料：F-技术类资料：T第三章资料编码流程

第九条资料编码流程如下：

1.资料收集：各部门收集需要编码的资料。

2.资料审核：资料管理部门对收集的资料进行审核，确保资料的真实性和完整性。

3.编码申请：资料管理部门根据资料分类和编码规则，向编码管理部门提出编码申请。

4.编码审核：编码管理部门对编码申请进行审核，确保编码的正确性和规范性。

5.编码执行：编码管理部门按照审核通过的编码进行资料编码。

6.编码备案：编码管理部门将编码信息录入资料编码数据库，并进行备案。

第四章资料编码管理

第十条资料编码管理部门负责资料编码的统一管理，包括编码规则的制定、编码流程的监督、编码信息的维护等。

第十一条资料编码管理部门应定期对编码规则进行评估和修订，确保编码规则的适用性和有效性。

第十二条资料编码管理部门应建立编码信息数据库，对编码信息进行分类、存储、查询和维护。

第十三条资料编码管理部门应定期对编码工作进行检查，确保编码工作的规范性和准确性。

第五章资料编码使用

第十四条资料编码应在资料管理、查询、借阅、归档等环节中使用，确保资料管理的规范性和效率。

第十五条资料管理人员应熟悉编码规则，正确使用编码进行资料管理。

第十六条资料查询、借阅、归档等环节应使用编码进行标识，确保资料管理的准确性和一致性。

第六章附则

第十七条本制度由公司行政管理部门负责解释。

第十八条本制度自发布之日起施行。

第七章资料编码更新与维护

第十九条资料编码应随着公司业务发展和资料种类变化进行更新和维护。

第二十条资料编码更新和维护流程如下：

1.更新申请：资料管理部门根据业务发展和资料种类变化，向编码管理部门提出更新申请。

2.更新审核：编码管理部门对更新申请进行审核，确保更新内容的合理性和必要性。

3.更新执行：编码管理部门按照审核通过的更新内容进行编码更新。

4.更新备案：编码管理部门将更新后的编码信息录入资料编码数据库，并进行备案。

第八章资料编码违规处理

第二十一条对违反本制度的行为，公司应予以严肃处理。

第二十二条资料管理人员未按照编码规则进行资料编码，或者故意篡改编码信息的，由公司给予警告或处分。

第二十三条编码管理部门未履行职责，导致编码工作出现重大失误的，由公司给予相应责任。

第九章结束语

本制度旨在规范公司资料编码工作，提高资料管理效率，确保资料信息的准确性和一致性。各部门应认真贯彻执行，共同维护公司资料管理的规范性和有效性。

第2篇

第一章总则

第一条为规范公司资料管理，提高资料使用效率，确保资料的安全性和保密性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有资料，包括纸质资料、电子资料、影像资料等。

第三条资料编码管理应遵循统一性、系统性、简洁性、可扩展性原则。

第二章资料分类与编码

第四条资料分类

1.按资料性质分类：分为行政类、业务类、技术类、财务类、人力资源类等。

2.按资料来源分类：分为内部资料、外部资料、项目资料等。

3.按资料形式分类：分为纸质资料、电子资料、影像资料等。

第五条资料编码规则

1.编码结构：采用“分类代码+