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机关单位公文速查手册与范例

机关单位的公文，是党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。其撰写质量直接关系到工作效率与决策效果。因此，一份实用的公文速查手册，对于提升公文处理水平具有重要意义。本手册旨在梳理常见公文种类、规范撰写要求、提供参考范例，助力使用者快速掌握公文写作要领。

一、公文写作基本原则与总体要求

公文写作不同于一般文章，它具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的规范性和现实的执行性。撰写时需严格遵循以下原则与要求：

1.准确规范：内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规；用词造句必须规范，符合现代汉语语法规则和公文语体要求；格式必须标准，严格按照国家规定的公文格式执行。

2.精简高效：主旨明确，重点突出，避免穿靴戴帽、冗长空泛。文字力求简练，用最少的文字表达最丰富的内容，力戒空话、套话。

3.庄重得体：公文代表机关意志，语言必须庄重、平实、得体，符合发文机关的身份和行文目的。根据不同的行文对象和内容，选择恰当的语气和措辞。

4.实事求是：公文内容必须基于客观实际，反映真实情况，提出的措施和办法要切实可行。

5.安全保密：严格遵守保密纪律，准确划分密级，确保涉密公文的安全。

二、常见公文种类及撰写规范与范例

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

主要特点：使用频率高，应用范围广，时效性强。

撰写要点：

*标题：一般由发文机关、事由和文种组成，如“XX单位关于开展XX工作的通知”。批转、转发文件时，标题中可使用“批转”、“转发”字样。

*主送机关：明确通知的接收单位，可多个并列。

*正文：

*开头：说明发文的原因、依据或目的。

*主体：阐述通知的具体事项、要求、措施、方法、步骤等，条理要清晰。

*结尾：常用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等。

*附件：如有需要附带的材料，应在正文后注明附件名称和件数。

*发文机关署名和成文日期：规范书写。

范例框架：

XX局关于举办XX培训班的通知

各有关单位：

为进一步提升XX领域工作人员的业务能力和专业素养，根据年度工作计划安排，我局决定举办XX培训班。现将有关事项通知如下：

一、培训内容

（一）XX政策解读与实务操作；

（二）XX技能提升与案例分析；

（三）……

二、培训对象

各单位从事XX工作的业务骨干，每单位限报X人。

三、培训时间与地点

（一）时间：XXXX年X月X日至X月X日，X月X日X时报到。

（二）地点：XX培训中心（XX路XX号）。

四、有关要求

（一）请各单位高度重视，认真组织人员参加，并于XXXX年X月X日前将《报名回执》（见附件）报送至我局XX处。

（二）参训人员请携带本人身份证及相关学习资料。

（三）培训期间严格遵守培训纪律，不得无故缺席。

特此通知。

附件：XX培训班报名回执

XX局（印章）

XXXX年X月X日

（二）报告

适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

主要特点：单向性，事后性，陈述性。

撰写要点：

*标题：一般由发文机关、事由和文种组成，如“XX单位关于XX工作开展情况的报告”。答复上级询问时，可在事由中体现“答复”字样。

*主送机关：通常为一个直接上级机关。

*正文：

*开头：概括说明报告的起因或基本情况，常用“根据XX要求”、“现将有关情况报告如下”等引入。

*主体：详细阐述报告的核心内容，如工作进展、取得成效、存在问题、经验教训、下一步计划等。内容要真实、具体，重点突出。

*结尾：常用“以上报告，请审阅”、“特此报告”等。

*注意：报告中不得夹带请示事项。

范例框架：

XX公司关于XXXX年度工作情况的报告

XX上级单位：

XXXX年，在XX上级单位的正确领导下，我公司深入贯彻落实XX精神，紧紧围绕年度工作目标，积极履职，攻坚克难，各项工作取得了阶段性成效。现将本年度工作情况报告如下：

一、主要工作及成效

（一）重点任务完成情况。简述各项核心工作的进展和成果，可用数据支撑。

（二）队伍建设与内部管理情况。

（三）……

二、存在的主要问题与不足

（一）在XX方面，仍存在XX问题；

（二）……

三、下一步工作思路与计划

（一）聚焦XX重点，持续推进XX工作；

（二）针对存在问题，采取XX措施加以改进；

（三）……

以上报告，请审阅。

XX公司（印章）

XXXX年X月X日

（三）请示

适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。

主要特点：期复性，单一性（一文一事），时