化工厂生产记录归档制度.doc

化工厂生产记录归档制度

一、总则

本制度适用于化工厂全体员工。生产记录是化工厂生产活动的重要见证，对于保障生产连续性、提升产品质量、满足法规要求以及实现企业经济效益和社会效益具有重要意义。秉持本厂“安全第一、质量至上、创新发展、和谐共赢”的经营理念，为规范生产记录的归档管理，特制定本制度。通过本制度的实施，实现生产记录管理的规范化、标准化，以便为生产决策、质量追溯、安全评估等提供可靠依据，同时体现本厂扁平化管理的高效性，减少不必要的管理层级和流程，确保信息的快速传递和执行。

二、生产记录的范围与分类

1.范围

涵盖从原材料采购、检验，到生产过程中的每一道工序操作、设备运行参数，再到成品检验、入库等各个环节所产生的记录。包括但不限于原材料验收报告、生产指令单、工艺操作记录、设备维护保养记录、质量检验报告、成品出入库记录等。

2.分类

-原材料类：记录原材料的供应商信息、采购日期、规格型号、验收情况等。

-生产过程类：详细记录各生产工序的操作时间、操作人、工艺参数、设备运行状况等。

-质量检验类：包含原材料、半成品、成品的检验标准、检验结果、不合格处理情况等。

-设备管理类：记录设备的安装、调试、运行、维护、维修等相关信息。

-成品管理类：涉及成品的入库、存储、出库等环节的记录。

三、生产记录的填写要求

1.准确性

记录内容必须真实、准确地反映生产实际情况。填写人员应确保数据的真实性，不得随意涂改、伪造数据。对于关键数据，应进行双人核对。

2.完整性

记录应包含所有必要的信息，不得遗漏重要内容。对于必填项，必须填写完整；对于选择性项目，应明确选择的内容。

3.及时性

记录应在生产活动发生的同时或尽快填写，确保记录与实际生产活动的同步性。不得事后补记或提前填写。

4.规范性

填写应使用规范的汉字、数字和符号，字迹清晰、工整。不得使用未经批准的缩写、代码或模糊不清的表述。

四、生产记录的收集与整理

1.收集流程

-各生产岗位操作人员负责本岗位生产记录的填写和初步整理，在每个班次结束后，将记录交至班组长。

-班组长对本班次的生产记录进行审核，确保记录的准确性和完整性后，交至车间主管。

-车间主管对本车间的生产记录进行汇总，核对无误后，定期（如每周）交至生产记录管理部门。

2.整理要求

-生产记录管理部门收到各车间交来的记录后，按照记录的类别、时间顺序进行分类整理。

-对整理好的记录进行编号，建立索引目录，以便于查询和检索。

五、生产记录的归档存储

1.存储方式

-采用纸质和电子两种存储方式。纸质记录应存放在专门的档案柜中，按照分类和时间顺序排列；电子记录应存储在企业的服务器或专门的数据存储设备中，并进行定期备份。

-为确保电子记录的安全性和可读性，应采用适当的加密技术和数据格式，同时建立数据访问权限管理制度。

2.存储环境

-纸质档案存储环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防鼠。档案柜应定期检查和清理。

-电子存储设备应放置在温度、湿度适宜的机房环境中，配备必要的防雷、防静电设备。

六、生产记录的检索与使用

1.检索流程

-本厂员工因工作需要查阅生产记录时，应填写《生产记录查阅申请表》，注明查阅目的、记录时间段、记录类别等信息，经部门主管审批后，交至生产记录管理部门。

-生产记录管理部门根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的记录，并记录查阅时间、查阅人等信息。

2.使用限制

-查阅人员不得擅自复制、传播生产记录。如需复制，应另行申请并经相关领导审批。

-客户因质量追溯或其他合理原因需要查阅生产记录时，应通过正式的书面申请，经本厂销售部门和质量部门审核同意后，按照规定的流程进行查阅。

七、生产记录的保管期限

1.一般规定

根据本厂产品的特点和法规要求，生产记录的保管期限一般为[X]年。对于涉及产品质量安全、重大生产事故等关键记录，保管期限应适当延长。

2.期限调整

如法规或行业标准发生变化，导致生产记录保管期限需要调整时，本厂应及时修订本制度，并按照新的保管期限执行。

八、生产记录的销毁

1.销毁审批

达到保管期限的生产记录，经生产记录管理部门负责人审核，报主管领导批准后，方可进行销毁。

2.销毁方式

纸质记录可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子记录应进行彻底的数据删除或覆盖操作，并确保无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁记录的类别和数量等信息。

九、绩效考核与监督

1.绩效考核

将生产记录的填写、收集、整理、归档等工作纳入员工绩效考核体系。对于在生产记录管理工作中表现优秀的员工，