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合同管理规范操作流程

一、合同的发起与准备

合同管理的起点在于明确的商业需求和合作意向。在这一阶段，核心任务是为后续的合同订立奠定坚实基础。

首先，需求的提出与确认是前提。业务部门根据实际经营需要，提出合同订立的初步意向，明确合作的标的、数量、质量、履行期限、合作模式等核心要素。这一过程需经过必要的内部审批，确保其符合企业整体发展战略和年度经营计划。

其次，合作方的选择与资信调查至关重要。在正式进入合同谈判前，应对潜在合作方进行全面的背景调查。这包括但不限于核实对方的工商登记信息、经营范围、经营状况、财务信用、过往履约记录以及是否存在重大诉讼或行政处罚等情况。对于重要或大额合同，必要时可寻求专业机构的信用评估报告，以降低合作风险。

再者，合同标的与条款的初步构想。业务部门应根据已确认的需求和初步的市场调研，草拟合同的主要条款框架，明确交易的核心内容和双方的基本权利义务。对于复杂或专业性较强的合同，可提前咨询法务部门或外部法律顾问的意见。

二、合同文本的拟定与谈判

合同文本是合同权利义务的载体，其拟定质量直接关系到合同目的的实现和风险的控制。

三、合同的审核与审批

合同的审核与审批是确保合同合法合规、防范风险的重要关口，是企业内部风险控制体系的核心组成部分。

内部审核流程的启动通常在合同文本初稿拟定完成或与合作方达成初步共识后进行。业务部门作为合同的发起部门，需将合同文本及相关背景资料（如合作方资信材料、可行性分析报告等）提交给相关部门进行审核。

审核的层级与重点应根据合同的性质、金额、重要性等因素设定。一般而言，审核至少应包括业务部门审核、法务部门审核，必要时还需财务部门、技术部门、风控部门等相关职能部门参与审核。

*业务部门审核：侧重于合同的商业可行性、条款的可执行性、是否符合业务实际需求等。

*法务部门审核：核心在于合同的合法性、合规性、条款的严谨性、权利义务的平衡性、违约责任的明确性及可操作性、争议解决方式的合理性等，确保合同不存在法律漏洞。

*财务部门审核：关注合同价款、付款方式、税务处理、发票开具、资金安排等财务相关条款的合规性与经济性。

*其他部门审核：根据合同具体内容，由相关技术部门审核技术标准、验收标准等，风控部门对整体风险进行评估。

审批决策是在完成所有内部审核流程后，由相应授权人员根据审核结果对合同是否最终签署作出决定。审批权限应根据企业的组织架构和内控要求进行分级设定，确保权责分明。

四、合同的签署与用印

合同经内部审核审批通过后，即进入签署环节，这是合同生效的法定程序。

签署规范应予以严格遵守。合同签署应坚持“先审批后签署”的原则。签署人应为本企业法定代表人或其授权委托的代理人，授权委托书应明确授权范围和权限期限。签署时，应使用清晰、不易褪色的笔，签署姓名应与法定代表人或授权代理人身份证明一致，并注明签署日期。对于多页合同，应加盖骑缝章或由各方逐页小签，以防文本被抽换。

用印管理是合同签署环节的关键控制点。企业公章、合同专用章的使用应建立严格的管理制度。用印前，应由专人核对合同审批流程的完整性、签署的规范性，确认无误后方可加盖印章。印章应清晰、完整地盖在法定代表人或授权代理人签名之上或合同指定的盖章处。

五、合同的履行与监控

合同的签署并不意味着合同管理的结束，恰恰是合同履行管理的开始，这一阶段直接关系到合同目的能否最终实现。

合同交底是确保合同顺利履行的基础。合同签署后，业务部门应及时将合同主要条款、履行节点、注意事项等向相关履行部门进行交底，确保各履行部门明确自身职责和义务。

履行跟踪与记录是动态管理的核心。业务部门作为合同履行的主要责任部门，应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行全程跟踪，包括标的物的交付、款项的支付、服务的提供、质量的检验、进度的控制等。对于合同履行过程中的重要节点（如付款期限、交货日期、验收期限等），应提前预警，确保及时履行。同时，要妥善收集和保管与合同履行相关的所有凭证和文件，如送货单、验收单、付款凭证、往来函件等。

变更与解除管理应遵循法定或约定程序。在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，新协议同样需履行相应的内部审核审批程序。如对方提出变更或解除要求，应审慎评估对我方的影响，并及时与法务部门沟通应对策略。

违约处理需及时果断。如发现对方存在违约行为，或我方可能面临违约风险时，业务部门应立即向企业管理层报告，并通知法务部门。法务部门应协助业务部门分析违约情况，评估法律后果，并根据合同约定和法律规定，采取包括但不限于发送函件、协商解决、申请仲裁或提起诉讼等方式，维护企业合法权益。

六、合同的归档与管理

合同履行完毕或终止后，合同及相关文件的归档管理是合同管理的最后一环，对于企业档案管