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企业行政采购成本控制表格模板

一、适用场景与价值定位

本模板适用于各类企业（尤其是中大型企业）行政部门的日常采购成本管理工作，涵盖办公用品、固定资产、后勤服务、会务活动等多品类行政采购场景。通过标准化流程与数据化工具，解决传统采购中存在的“预算超支、流程不透明、成本不可追溯、供应商管理混乱”等痛点，实现“事前有预算、事中有控制、事后有分析”的全周期成本管控目标，助力企业行政采购降本增效，提升资源使用效益。

二、操作流程与实施步骤

（一）需求提报与预算编制：源头把控成本

需求发起：各部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途及期望到货日期，经部门负责人*经理签字确认后，提交至行政部。

预算审核：行政部收到申请后，对照《年度行政采购预算表》（需提前财务部备案），审核需求的合理性与预算匹配度。若超预算，需需求部门提交《预算调整申请说明》，经财务部主管及分管副总总审批后方可启动采购。

预算拆分：对高频采购品类（如办公用品），行政部可按季度/月度汇总需求，编制《分品类采购预算明细表》，明确各品类的预算上限，避免单次采购随意性。

（二）供应商选择与比价：引入竞争机制

供应商库建设：行政部建立《合格供应商名录》（模板2），包含办公用品供应商、设备供应商、服务商等，每家供应商需提供资质文件（营业执照、相关许可证、报价单等），并定期（每半年）更新评估。

询价与比价：

单次采购金额≤5000元：至少向2家供应商询价，填写《供应商比价记录表》（模板3），对比价格、质量、交期、售后服务等，选择性价比最优方案。

单次采购金额＞5000元：至少向3家供应商询价，必要时组织现场考察或要求提供样品，由行政部、需求部门、财务部共同评审，形成《采购评审报告》，报行政部负责人*主任审批。

确定供应商：比价完成后，行政部向选定供应商发出《采购订单》（模板4），明确采购内容、价格、数量、交货时间、付款方式及违约责任。

（三）采购执行与审批：规范流程节点

订单跟踪：行政部指定专人*专员跟踪订单进度，保证供应商按约定时间、质量交付。若遇延迟，需及时沟通并记录原因，必要时启动备用供应商。

到货验收：物品到货后，由需求部门、行政部共同验收，填写《物品验收单》（模板5），核对数量、规格、质量是否符合订单要求，验收合格后签字确认；不合格物品需当场拒收并启动退换货流程。

付款审批：行政部凭《采购订单》《物品验收单》《发票》等单据，填写《付款申请表》，按审批权限逐级报批（如：5000元以下由行政部主任审批，5000元以上需财务部主管及分管副总*总审批），通过后交财务部安排付款。

（四）成本归集与分析：驱动持续优化

数据录入：行政部每月汇总采购数据，录入《行政采购成本台账》（模板6），记录每笔采购的品类、供应商、实际采购金额、预算金额、差异金额等信息，保证数据完整可追溯。

成本分析：每月末，行政部联合财务部编制《行政采购成本分析月报表》（模板7），分析以下维度：

总体成本控制情况（实际采购总额vs预算总额，差异率及原因）；

重点品类成本占比（如办公用品、IT设备等，识别高成本品类）；

供应商价格波动（对比历史报价，判断供应商价格稳定性）；

部门需求合理性（分析各部门采购频次、人均成本，是否存在浪费）。

优化措施：根据分析结果，制定针对性改进方案，如：对超预算频次高的部门加强需求审核、与供应商重新谈判价格、优化采购频次（由“零星采购”改为“集中采购”）等，形成《采购成本优化报告》，报管理层*总审批后执行。

三、核心表格模板示例

模板1：行政采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

采购品类

□办公用品□固定资产□后勤服务□会务活动□其他______

期望到货日期

需求明细（可附页）

序号

物品/服务名称

1

2

部门负责人意见：

签字：__________日期：______

行政部审核意见：

财务部预算审核意见（若超预算）：

签字：__________日期：______

分管副总审批意见：

模板2：合格供应商名录（节选）

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系电话

主营品类

合作起始日期

最近评估日期

评级（A/B/C）

备注（如资质到期日、优势）

办公用品公司张经理

138

办公用品

2023-01-15

2023-07-01

A

报价稳定，配送及时

设备供应商李经理

139

固定资产

2022-10-20

2023-06-15

B

售后响应速度待提升

模板3：供应商比价记录表

采购编号

采购需求（物品名称、规格、数量）

询价日期

供应商A

供应商B

供应商C

CA4纸500张/包，10包

2023-08-01

名称：纸业报价：25元/包交期：3天