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企业费用报销流程规范化通知

关于进一步规范公司费用报销流程的通知

公司各部门及全体员工：

为适应公司业务发展需要，进一步加强内部管理，规范费用报销行为，提高报销效率，明确报销责任，确保公司资金安全与合规使用，财务部门结合近期实际操作中出现的问题，对现有费用报销流程进行梳理与优化。现将相关规范要求通知如下，望各部门及全体员工认真学习并严格遵照执行。

一、规范费用报销流程的重要性

费用报销是公司日常运营中的一项基础性工作，其规范与否直接关系到公司的财务管理水平和运营效率。清晰、规范的报销流程，不仅能够有效防范财务风险、杜绝不合理支出，更能保障员工的合法权益，提升整体工作协同效率。各部门应充分认识其重要性，共同维护公司财务制度的严肃性。

二、费用报销基本要求

（一）报销原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，与实际业务相符，严禁虚报、冒领、套取费用。报销人对所提供报销凭证的真实性、合法性负直接责任。

2.合法性原则：报销凭证必须是合法、合规的原始票据，符合国家税务及财经法规要求。

3.相关性原则：报销费用必须与公司经营活动直接相关，属于公司规定的报销范畴。

4.及时性原则：各项费用应在发生后及时进行报销，一般不得跨年度。特殊情况需书面说明原因并经相关领导审批。

5.勤俭节约原则：报销应遵循必要、合理、节约的原则，杜绝铺张浪费。

（二）原始凭证规范

1.发票要求：

*必须取得符合国家规定的正规发票，发票抬头需完整填写公司法定全称，税号准确无误。

*发票内容应清晰、具体，品名、规格、数量、单价、金额等信息完整，不得笼统开具。涉及办公用品、耗材等集体采购项目，应附详细清单并加盖出票单位公章或发票专用章。

*发票须加盖出票单位的发票专用章，印章清晰可辨。

*电子发票报销需确保其真实性、唯一性，避免重复报销。

2.其他凭证：除发票外，还应根据费用性质提供相应的佐证材料，如出差申请单、会议通知、采购申请、合同协议、付款凭证等，以证明费用发生的真实性和合理性。

3.凭证粘贴：原始凭证应分类、整齐粘贴在“费用报销单”后，粘贴范围以粘贴单大小为限，不得超出，确保装订牢固、美观，便于查阅。

三、费用报销具体流程

（一）报销申请与单据填写

报销人应根据费用实际发生情况，如实、完整填写公司统一格式的“费用报销单”，注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息。填写时字迹清晰，不得涂改。

（二）部门负责人审核

报销人所在部门负责人对报销业务的真实性、必要性及费用标准进行初步审核。部门负责人应认真履行审核职责，对不符合规定的报销申请，应退回报销人并说明原因。

（三）财务部门审核

财务部门负责对报销凭证的合规性、完整性、准确性进行专业审核，包括发票真伪、金额计算、报销标准执行等。对审核通过的单据，按审批权限提交相应领导审批；对不符合要求的单据，退回报销人或部门进行补充、更正。

（四）审批权限与审批流程

根据公司《财务审批权限管理办法》，不同金额及类别的费用报销需经相应层级领导审批。具体审批路径及权限由财务部门另行明确并告知。

（五）报销支付

经最终审批通过的报销单据，由财务部门在规定时限内办理付款手续。原则上，报销款项将支付至报销人本人的银行账户。

四、特别注意事项

1.发票的时效性：各项费用应在发票开具后及时办理报销手续，避免长期积压。

2.费用归属期间：严格按照权责发生制原则，确保费用归属期间准确。

3.禁止虚报冒领：严禁任何形式的虚报、冒领、套取公司费用行为，一经发现，将严肃处理，情节严重者将追究法律责任。

4.电子发票管理：员工应妥善保管电子发票原件，财务部门将对电子发票进行查重验证。

5.沟通与咨询：各部门在报销过程中遇到疑问，可随时与财务部门沟通咨询。财务部门将定期组织报销流程及规范的培训与答疑。

五、生效日期及过渡期安排

本通知自发布之日起正式施行。原有相关规定与本通知不一致的，以本通知为准。过渡期内（自通知发布之日起一个月内），请各部门积极组织学习，并逐步按新规范执行。

规范费用报销流程是提升公司管理水平的重要举措，也是每位员工应尽的责任。希望公司各部门及全体员工高度重视，认真学习并严格遵照执行，共同营造规范、高效、透明的费用报销环境，为公司的持续健康发展贡献力量。

特此通知。

[公司全称]

[财务部或相关管理部门]

[年月日]