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企业公文标准化书写和审核手册

前言

为规范企业公文管理，统一公文格式与标准，提高公文处理效率与质量，保证公文的严肃性、准确性和权威性，特制定本手册。本手册适用于企业内部各部门、各层级公文的起草、审核、签发、印发及归档全流程，同时也适用于企业对外正式沟通的公文管理，旨在实现公文处理的标准化、规范化和高效化。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业各类法定公文的处理，包括但不限于：通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、决定、意见等。企业各部门在开展经营管理、业务沟通、制度发布、工作部署等活动中形成的公文，均应遵守本手册规范。

（二）典型应用场景

内部工作部署：如《关于开展2024年度安全生产大检查的通知》，用于明确工作目标、要求及责任分工；

跨部门协作：如《关于市场部与产品部联合推进新品上市项目的函》，用于明确协作事项与时间节点；

向上级汇报：如《关于2023年第四季度经营情况的报告》，用于向企业决策层或上级单位汇报工作进展与成果；

对外正式沟通：如《关于商洽供应商合作事宜的函》，用于与合作方就具体业务进行正式对接；

制度发布：如《企业员工考勤管理办法（2024年修订版）》，用于发布企业内部管理制度并明确执行要求。

二、标准化书写与审核全流程指引

（一）第一步：公文起草

操作要点：

明确发文目的与依据

起草前需明确公文的核心目标（如告知、请求、汇报、规定等），并收集相关政策法规、上级文件或企业制度作为发文依据，保证内容合法合规。

示例：“为贯彻落实《企业安全生产责任制》（企发〔2023〕12号）要求，现就开展2024年度安全生产大检查工作通知如下……”

确定公文类型

根据发文目的选择合适的公文类型：

告知一般事项：通知；

表彰/批评：通报；

向上级汇报：报告；

向上级请求指示/批准：请示；

答复下级请示：批复；

平行单位商洽工作：函；

记录会议内容：纪要；

重要决策/部署：决定；

指导性意见：意见。

规范格式要素

公文格式需包含以下必备要素（按顺序排列）：

文号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“企办发〔2024〕5号”（“企办”为发文机关代字，“2024”为年份，“5”为顺序号）；

一般由“发文机关+事由+文种”组成，如“公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”；

主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；如涉及多个机关，用顿号分隔，最后一机关后加冒号；

是公文的核心内容，需逻辑清晰、层次分明，一般分为开头（发文依据/目的）、主体（具体事项/要求）、结尾（执行要求/联系方式）；

附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.《安全生产大检查评分表》”；

发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称；

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，如“2024年3月15日”；

印章：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章，印章用红色，不得出现空白印章。

撰写内容

开头：简明扼要说明发文背景、依据或目的，避免冗长；

主体：根据公文类型分条列项阐述具体内容，如通知需明确“检查范围、时间安排、工作要求”，请示需明确“请示事项、理由、建议”；

结尾：根据公文类型选择规范结束语，如通知常用“特此通知”，请示常用“妥否，请批示”，报告常用“特此报告”，函常用“专此函达，盼复”。

示例（片段）：

为全面排查企业安全生产隐患，落实安全生产主体责任，保证员工生命财产安全，根据《企业安全生产管理规定》（企发〔2023〕12号）要求，现将2024年度安全生产大检查有关事项通知

一、检查范围：各部门办公区域、生产车间、仓库、施工现场等；

二、检查时间：2024年4月1日至4月30日；

三、工作要求：（1）各部门需于4月5日前完成自查并提交自查报告；（2）安全管理部将组织联合检查组进行抽查……

（二）第二步：部门初审

操作要点：

公文起草完成后，需先经本部门负责人进行初审，重点审核以下内容：

内容完整性：是否包含必备要素（标题、主送机关、发文机关、成文日期等），附件是否齐全；

政策合规性：是否符合国家法律法规、上级文件要求及企业现行制度；

业务准确性：涉及的业务数据、事项、职责分工是否准确无误；

格式规范性：文号、标题、字体、行距等是否符合本手册格式要求；

语言逻辑性：表述是否清晰、简洁，是否存在歧义或逻辑矛盾。

初审处理：

初审通过后，部门负责人在公文稿“部门审核”栏签字确认；

初审未通过，需退回起草人修改，修改完成后重新提交审核。

（三）第三步：会签与复核

操作要点：

会签：公文内容涉及其他部门职责的，需提前送相关部门会签（如涉及财务事项需财务部会签，涉及人事事项需人力资源部会签）。会签部门需在2个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为同意。