公文写作便函范本与实用技巧.docxVIP

公文写作便函范本与实用技巧

便函作为机关、单位之间处理日常工作事务时常用的一种简便公文形式，因其格式相对灵活、行文便捷，在沟通协调、商洽事宜、告知情况等方面发挥着重要作用。尽管相较于正式公文，便函的规范性要求略有降低，但其写作仍需遵循一定的原则和方法，以确保信息传递的准确、高效与得体。本文将结合实务经验，阐述便函的写作要点，并提供实用范表示例，以期为公文写作人员提供有益参考。

一、便函的基本认知与特点

便函，顾名思义，即简便的函件。它主要用于处理单位之间非重大、非规范性的日常工作联系。与正式公文（如“函”这一文种）相比，其特点主要体现在：

1.内容的专一性与针对性：便函通常一事一函，内容集中，直奔主题，针对性强，多涉及具体事务的商洽、询问、答复或告知。

2.格式的相对简便性：虽有基本结构，但在某些要素上（如文号、版头）可以适当简化，甚至省略，更注重实效。

3.行文的灵活性：既可用于平行机关或不相隶属机关之间，有时也可在上下级机关之间用于处理一些临时性、事务性的沟通，语气和措辞也相对灵活。

4.使用的广泛性与高频性：因其便捷性，在日常办公中使用频率较高，是单位间横向、纵向联系的重要纽带。

二、便函写作的结构要素与范本示例

便函的结构虽可简化，但核心要素仍需完整，以保证公文的严肃性和信息的完整性。一般而言，便函应包含以下几个部分：

（一）标题

便函的标题应简明扼要，准确概括便函的核心内容。通常有两种构成方式：

1.事由+文种：如“关于商请协助办理XX事项的便函”、“关于告知XX会议延期的便函”。

2.直接以事由为题（在非常熟悉的单位之间，且事项单一明确时可采用）：如“商借XX材料事宜”。

标题应避免模糊不清或过于冗长，力求一眼就能了解函件主旨。

（二）主送机关

即收受便函的单位或部门，应写明全称或规范化简称，顶格书写。便函一般为单头主送，如需发送多个单位，应考虑是否适合普发或分别撰写。

（三）正文

正文是便函的核心部分，应围绕主题，条理清晰、简明扼要地阐述事项。通常包括以下几层意思：

1.开头（引据）：简要说明发函的原因、依据或目的。例如：“为顺利开展我单位XX工作…”、“根据近期工作安排…”、“就贵单位来函提及的XX问题…”等。

2.主体（事项）：详细说明需要商洽、询问、告知或答复的具体内容。这部分要重点突出，逻辑严密，语言准确。如果内容较多，可分点阐述，但分点不宜过多过细，以免显得琐碎。

3.结尾（希望或要求）：提出希望对方协助、答复、办理的事项或予以知晓的请求。常用的结束语有：“请予协助为盼”、“请予函复”、“特此告知”、“望周知”等。

（四）发文机关署名与成文日期

正文结束后，在右下方署上发文机关全称或规范化简称，并在其下写上成文日期（年、月、日全称）。

（五）附件（可选）

如便函内容需要附带相关材料、图表等，应在正文之后、发文机关署名之前注明“附件：1.XXXX”。

（六）范本示例

示例一：商请协助类便函

关于商请协助提供XX项目背景资料的便函

[XX市发展和改革委员会]：

为顺利推进我单位承担的[区域经济发展规划研究]项目，其中涉及贵市近年来[新兴产业培育]方面的具体举措与成效分析。该部分内容对项目研究的深度与准确性至关重要。

鉴于贵单位在该领域拥有权威的信息和丰富的经验，特向贵单位商请协助提供[202X年至202X年]期间贵市[新兴产业发展规划、相关政策文件、统计数据及典型案例]等背景资料（清单详见附件）。

请贵单位予以支持协助，将所需资料（纸质版加盖公章，电子版一并）于[XXXX年XX月XX日]前送至我单位[项目办公室]。若有困难或需协调之处，请及时与我们联系。

联系人：[张三]联系电话：[此处省略具体号码，实际使用时填写]

附件：1.所需背景资料清单

[XX省社会科学院]（公章）

[XXXX年XX月XX日]

示例二：告知类便函

关于XX会议地点变更的便函

[各参会单位]：

原定于[XXXX年XX月XX日]上午[九]时在[XX大厦三楼多功能厅]召开的[全市安全生产工作部署会议]，因[场地临时维修]原因，会议地点变更为[XX培训中心一楼报告厅]。会议时间及其他事项不变。

特此告知，请各参会单位提前做好安排，准时参会。

[XX市应急管理局]（公章）

[XXXX年XX月XX日]

三、便函写作实用技巧与注意事项

1.内容求实，直奔主题：便函的生命力在于“简”与“实”。无需过多客套和铺垫，开门见山说明来意和事项，避免空话、套话。

2.语言精炼，措辞得体：

*简洁明了：用最简练的文字表达最准确的意思，避免冗余和不必要的修饰。

*礼貌得体：根据行文对象和事项性质，选择恰当的语气和措辞。对上级机关要尊重，对平级机关要谦和，对下级机关要明确。多用“请”、“拟”、“商请”、