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企业合同管理流程规范范文

在现代企业治理结构中，合同作为企业对外经济交往的基本法律形式，其管理水平直接关系到企业的经营效益与法律风险。为确保企业合同的合法性、合规性、完整性与有效性，保障企业各项业务的顺利开展，维护企业合法权益，特制定本合同管理流程规范。本规范旨在通过明确合同管理各环节的职责、标准与操作要求，形成权责清晰、流程顺畅、风险可控的合同管理体系。

一、总则

1.制定依据：本规范依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，并结合本企业实际经营情况制定。

2.适用范围：本规范适用于企业对外签订、履行的各类合同、协议、意向书及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。企业内部管理类文件不适用本规范。

3.基本原则：

*合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

*风险控制原则：以事前防范为主，事中控制为辅，事后补救为补充，最大限度降低合同风险。

*效益优先原则：在合法合规和风险可控的前提下，追求合同的经济效益与社会效益最大化。

*权责明晰原则：明确各部门在合同管理中的职责与权限，确保各司其职、各负其责。

二、合同管理机构与职责

1.合同管理部门：企业指定某一部门（如综合管理部、法务部或行政部，以下统称“合同管理部门”）作为合同归口管理部门，负责统筹、协调、监督全企业的合同管理工作。其主要职责包括：

*组织制定和修订企业合同管理相关制度及标准文本；

*对合同管理流程的执行情况进行指导、监督与检查；

*负责合同专用章的保管与规范使用；

*组织合同档案的统一归档与管理；

*定期组织合同管理培训与经验交流。

2.业务承办部门：各业务部门是合同的发起和承办单位，对合同的前期洽谈、内容真实性、履行可行性及合同履行过程中的主要风险负责。其主要职责包括：

*负责合同相对方的资信调查与评估；

*负责合同标的物（服务）的市场调研、技术参数确认、商务条款谈判；

*负责起草或提供合同草本及相关背景资料；

*负责合同的履行跟踪、信息反馈及履约过程中的协调工作；

*参与合同纠纷的处理。

3.法务部门/法律顾问：负责对合同的合法性、严密性、公平性进行法律审核，提供法律意见，防范法律风险。

4.财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关事项进行审核，评估财务风险，办理结算付款。

5.审批决策机构：根据合同的性质、金额及重要程度，设定不同层级的审批权限，由相应的管理层或决策机构进行审批。

三、合同管理基本流程

（一）合同准备阶段

1.业务洽谈与需求确认：业务承办部门根据业务需要，与潜在合作方进行初步洽谈，明确合作意向、主要权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等核心要素。

2.相对方资信调查：业务承办部门必须对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查核实，收集相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等），形成调查报告。对重要或首次合作的客户，调查应更为审慎。

3.合同文本选择与起草：

*优先选用国家或行业标准合同文本；

*企业有标准合同文本的，应优先使用；

*无标准文本的，由业务承办部门根据洽谈结果和实际需求起草，或委托法务部门/法律顾问起草。起草时应确保条款完整、意思表示清晰、权责对等。

（二）合同评审阶段

1.业务部门初审：业务承办部门负责人对合同草本的真实性、可行性、完整性及与洽谈内容的一致性进行审核，并在《合同审批单》上签署意见。

3.财务部门审核：财务部门对合同中的付款方式、金额、税务处理、发票要求、资金预算等财务条款进行审核，评估财务风险。

4.其他相关部门审核：根据合同性质，可能涉及技术、质量、采购、人力资源等其他部门的专业审核。

（三）合同审批阶段

3.所有审批环节通过后，合同方可进入签署阶段。

（四）合同签署阶段

1.签署前复核：业务承办部门在合同签署前，应对最终版合同文本与审批通过的版本进行核对，确保无误。

2.签署要求：

*合同应由法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人签署的，应出具《授权委托书》。

*签署应使用不易褪色的笔，字迹清晰。自然人应签署全名并注明日期；法人或其他组织应加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。

*合同文本应加盖企业合同专用章。合同专用章的使用需符合企业印章管理规定。

3.份数管理：合同签署份数应根据实际需要确定，一般应至少留存正本两份，企业和相对方各执一份。

（五）合同履行阶段

1.履行跟踪：业务承办部门是合同履行的第一责任人，应密切跟踪合同履行情况，确保按约履行己方义务