行政文件管理流程与归档标准.docVIP

行政文件管理流程与归档标准通用工具模板

一、引言

行政文件是企业日常运营的重要载体，记录了企业决策、执行、监督等各环节的关键信息，其规范管理对提升工作效率、保障信息安全、实现合规经营具有重要意义。本工具模板旨在为企业提供一套标准化的行政文件管理流程与归档规范，覆盖文件从产生到销毁的全生命周期，助力企业实现行政文件管理的系统化、规范化和高效化。

二、适用情境与范围

本模板适用于企业内部各类行政文件的管理，涵盖但不限于以下场景：

日常行政管理：如通知、通报、会议纪要、工作计划、总结等；

制度规范类：如公司章程、管理制度、流程文件、岗位职责等；

合同协议类：如行政类合同（办公场地租赁、采购协议等）、服务协议等；

项目文件：如行政类项目立项报告、实施方案、验收报告等；

其他重要文件：如资质证明、审计报告、领导批示件等。

适用对象包括企业行政部、人力资源部、财务部等各部门文件管理人员及相关责任人。

三、行政文件全流程管理操作指引

（一）文件起草：明确需求，规范内容

起草主体：根据文件性质由相关部门负责人或指定人员起草，如行政通知由行政部起草，人事制度由人力资源部起草。

内容规范：

文件标题应简洁明确，体现核心内容（如“关于2024年春节放假的通知”“公司档案管理制度修订稿”）；

逻辑清晰，包含目的、依据、具体要求、执行时间、责任部门等要素；

涉及数据、日期、金额等内容需准确无误，引用文件需注明名称及文号。

格式要求：

纸质文件采用A4纸，标题二号黑体，三号仿宋GB2312，行距28磅，页码居中；

电子文件命名规则为“部门-文件类型-年份-序号”（如“行政部-通知-2024-001”），保存为.docx或.pdf格式。

（二）审核签发：严格把关，明确权责

部门初审：起草完成后，先提交至本部门负责人*审核，重点审核文件内容的合理性、部门职责匹配性及格式规范性，审核通过后签字确认。

相关会签：文件内容涉及其他部门职责的（如财务类文件需财务部会签），应附《文件会签单》，由相关部门负责人*会签，保证跨部门协作无争议。

领导签发：

普通行政文件（如部门通知、周计划）由分管领导*签发；

重大制度类、合同类文件需经总经理*签发；

涉及企业核心利益的文件（如战略调整方案）需提交总经理办公会审议通过后，由总经理签发。

签发时需在文件首页右上角标注签发人及签发日期，加盖公司公章（电子文件加盖电子公章）。

（三）分发执行：精准到位，跟踪落实

分发范围：根据文件内容确定分发对象，如“各部门负责人”“全体员工”等，涉密文件需限定知悉范围。

分发登记：所有分发文件均需填写《行政文件分发登记表》（见表1），记录文件名称、文号、份数、分发对象、分发日期、领取人签字等信息，保证可追溯。

执行跟踪：责任部门负责文件的落地执行，如通知类文件需明确执行时间及反馈要求，行政部定期跟踪执行情况，对未按时落实的部门进行督办。

（四）归档管理：分类整理，安全存储

归档范围：已签发、执行完毕或具有长期保存价值的文件（包括纸质文件和电子文件），均需纳入归档范围。

分类编号：

按文件类型分为“行政管理类”“人事管理类”“财务管理类”“合同协议类”“项目文件类”等大类；

大类下按年度-部门-序号编号，如“XZ-2024-行政部-001”（XZ为行政管理类缩写）。

整理归档：

纸质文件：去除金属夹，按编号顺序装订，放入档案盒，盒面标注档案编号、文件名称、年度、部门及保管期限；

电子文件：定期（每月末）将电子文件备份至公司服务器指定文件夹，同时刻录光盘备份，避免数据丢失。

移交归档：文件办理完毕后15个工作日内，由起草部门将文件（含纸质及电子版）移交至行政部档案管理员*，双方核对无误后在《文件归档移交清单》（见表2）上签字确认。

（五）借阅使用：规范流程，严控权限

借阅申请：因工作需要借阅文件时，借阅人需填写《文件借阅申请表》（见表3），说明借阅理由、文件名称、借阅期限，经部门负责人审批后，交档案管理员办理。

借阅登记：档案管理员*核对申请表无误后，办理借阅手续，纸质文件借阅期限一般不超过3个工作日，电子文件借阅需在指定电脑上使用，禁止拷贝。

归还与核销：借阅期满后，借阅人需及时归还文件，档案管理员*检查文件完整性后，在《文件借阅登记表》上标记“已归还”。涉密文件借阅需全程登记，保证文件安全。

（六）鉴定销毁：定期清理，合规处置

鉴定小组：每年12月由行政部牵头，组织法务部、档案管理员及相关部门负责人组成文件鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。

销毁范围：保管期限已满、无保存价值或已失效的文件（如年度计划执行完毕的旧通知、修订后作废的制度文件等）。

销毁流程：

鉴定小组出具《文件销毁鉴定意见表》，列出拟销毁文件清单；

经分管领导审批后，由行政部档案管理员和监督员*共同监销，保证销毁过程彻底；

销毁后