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ISO内审过程记录与改进措施

在ISO管理体系的运维中，内部审核（以下简称“内审”）扮演着至关重要的角色，它不仅是验证体系运行有效性、符合性的关键手段，更是驱动组织持续改进的内在动力。而内审过程的规范记录与基于记录的有效改进，则是确保内审工作不流于形式、真正产生价值的核心环节。本文将从资深从业者的视角，深入探讨ISO内审过程记录的要点与改进措施的落地实施。

一、ISO内审过程记录：追溯与验证的基石

内审过程记录是内审活动的客观证据，它不仅证明了内审工作的开展，更为后续的纠正预防、管理评审乃至外部审核提供了第一手资料。其核心目标在于“可追溯性”与“客观性”。

（一）记录的核心要素与规范

一份完整的内审记录应贯穿内审策划、实施、报告和后续跟踪的全过程。

1.策划阶段记录：包括年度内审计划、专项内审计划（若有）、审核组的任命、审核方案等。这些记录需明确审核目的、范围、准则、日程安排及审核组成员分工，确保审核活动的系统性和计划性。

2.实施阶段记录：

*审核检查表：这是审核员的“作战地图”，应基于审核准则和受审核部门的实际流程进行设计，记录审核的提问、观察点及初步证据。

*现场审核记录：包括与受审核方的沟通记录、观察到的事实、收集到的客观证据（如文件、记录、实物、访谈笔录等）。证据的描述应力求具体、准确，避免模糊和主观臆断。

*不符合项报告：这是内审记录的核心产出之一。对于发现的不符合项，需清晰描述不符合事实（Where,When,What,Who,How），明确判定不符合的准则条款，并得到受审核方代表的确认。描述应客观中立，不加入审核员的个人情绪或推测。

*首末次会议纪要：记录会议的时间、地点、出席人员、议题、主要发言内容及达成的共识。

3.报告阶段记录：即内审报告。报告应汇总审核目的、范围、方法、审核发现（包括符合项和不符合项）、审核结论及改进建议。报告需清晰、简洁，并分发至相关管理层及受审核部门。

4.后续跟踪阶段记录：包括针对不符合项的纠正措施计划、实施证据、验证结果以及关闭确认等记录。

（二）记录的管理与控制

内审记录作为体系文件的一部分，其管理应遵循文件控制的一般要求：

*清晰易读：确保记录内容清晰，不易产生歧义。

*准确完整：记录信息应准确反映实际情况，要素齐全。

*及时形成：记录应在审核活动发生时或之后立即形成，避免事后回忆导致的遗漏或偏差。

*标识唯一：每份记录应有唯一的标识，便于检索和追溯。

*妥善保存：根据法规要求及组织实际需要，规定记录的保存期限和存储方式，确保其安全性和可获得性。电子记录还需考虑备份和防篡改。

*保密性：对于涉及敏感信息的内审记录，应采取适当的保密措施。

二、改进措施：从发现到提升的闭环

内审的最终目的并非仅仅是发现问题，更重要的是通过有效的改进措施，消除不符合的原因，防止再发生，从而提升体系的有效性和效率。改进措施的制定与实施，是内审价值得以体现的关键环节。

（一）改进措施的策划与启动

当内审报告发布后，针对发现的不符合项及观察到的改进机会，责任部门应立即启动改进措施的策划。

*明确责任：指定具体的负责人和完成期限，确保责任到人。

*分析根本原因：这是制定有效改进措施的前提。不能仅停留在表面现象，而应运用鱼骨图、5Why分析法等工具，深入挖掘导致不符合发生的根本原因。是文件规定不清？培训不到位？资源不足？还是执行偏差？

*制定纠正与预防措施：

*纠正措施：针对已发生的不符合项，采取措施消除其根本原因，防止再次发生。措施应具有针对性和可操作性。

*预防措施：针对潜在的、可能导致不符合的因素，采取措施加以防范，防止其发生。这需要组织具备前瞻性和风险意识。

（二）改进措施的实施与验证

*计划执行：责任部门应按照既定的纠正/预防措施计划组织实施，并记录实施过程和相关证据。

*效果验证：内审组或指定的验证人员需对纠正/预防措施的实施效果进行跟踪和验证。验证应基于客观证据，确认措施是否已有效实施，以及是否真正消除了根本原因，是否能有效防止类似问题的再次发生。若验证未通过，则需要求责任部门重新分析原因并制定新的措施。

（三）改进措施的关闭与巩固

*关闭确认：当验证结果表明纠正/预防措施有效，且不符合项的影响已消除时，方可关闭该不符合项。

*标准化与经验推广：对于有效的改进措施，应考虑将其固化到相关的体系文件、作业指导书或管理流程中，实现经验的横向推广和长效机制的建立。

*记录存档：所有改进措施的相关记录，包括原因分析、措施计划、实施证据、验证结果等，均应妥善存档，作为体系持续改进的证据。

（四）管理评审的输入

内审发现及改进措施的实施效果，是管理评审的重要输入之一