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知识产权代理公司行政主管述职报告

尊敬的各位领导、同事们：

现就我担任公司行政主管期间的工作情况，从职责履行、工作成果、存在不足及未来计划四个方面进行述职，请予审议。

一、岗位职责概述

作为知识产权代理公司的行政主管，我的核心职责是统筹行政部门工作，保障公司日常运营的高效有序，为业务部门提供坚实的后勤支持。具体涵盖以下方面：一是负责行政制度的制定、完善与执行，规范办公流程；二是统筹公司物资采购、资产管理、设备维护等后勤保障工作；三是协调各部门之间的沟通协作，保障信息传递畅通；四是管理行政团队，提升团队专业能力与服务水平；五是负责公司办公环境维护、安全管理及对外联络等事务；六是协助领导处理突发事件，确保公司运营稳定。

在知识产权代理行业，行政工作需紧密结合行业特性，既要满足业务部门对专利、商标等代理流程中行政支持的需求，也要保障公司在资质维护、客户接待等方面的专业性，因此对行政工作的细致性、时效性提出了更高要求。

二、主要工作成果

（一）行政制度体系建设

为提升公司规范化管理水平，我牵头完成了行政制度体系的梳理与完善。结合公司实际及行业特点，修订了《办公用品管理办法》《固定资产管理规定》《会议室使用规范》《考勤管理制度》等12项制度，新增了《知识产权文件交接流程》《客户接待服务标准》等6项针对性制度，形成了覆盖办公全流程的制度体系。

制度执行过程中，通过组织部门培训、制作流程手册、设立监督岗等方式，确保制度落地。例如，在《知识产权文件交接流程》实施后，明确了业务部门与行政部门在专利申请文件、商标注册材料等交接中的责任与时限，文件交接差错率从原来的8%降至1.2%，大幅提升了业务流转效率。同时，建立制度执行反馈机制，每季度收集各部门意见，对制度进行动态优化，确保其适用性与合理性。

（二）后勤保障与资产管理

1.物资采购与管理：建立“需求申报-集中采购-入库登记-领用审批”的全流程采购机制，通过货比三家、与供应商签订长期合作协议等方式，降低采购成本。本年度办公用品采购费用较去年同比下降15%，同时保障了物资供应的及时性，未出现因物资短缺影响工作的情况。针对业务部门常用的专利文件打印纸、档案盒等专用物资，建立了安全库存预警机制，确保库存充足。

2.固定资产管理：对公司所有固定资产（包括办公设备、电脑、车辆等）进行了全面盘点，建立了电子台账，详细记录资产的购置时间、使用部门、维修情况等信息。实行固定资产标签化管理，做到账物相符。本年度完成了5台老旧电脑的更新换代，通过公开招标方式选择供应商，节约成本2万元。同时，加强了固定资产的日常维护，与专业维修公司签订协议，确保设备出现故障时能及时维修，设备完好率保持在98%以上。

3.办公环境维护：打造整洁、舒适、专业的办公环境，定期组织保洁人员进行卫生清扫，每季度对办公区域进行绿植更换，提升环境舒适度。根据业务部门需求，对会议室进行了升级改造，新增了投影设备、视频会议系统等，满足客户洽谈、内部培训等需求。同时，加强办公区域的安全管理，定期检查消防设施、电路设备，组织消防知识培训和应急演练2次，提高全员安全意识，本年度未发生安全事故。

（三）部门协调与信息传递

1.内部沟通协调：建立了行政部门与各业务部门的定期沟通机制，每周召开部门协调会，收集业务部门的行政需求，及时解决问题。例如，针对专利代理部提出的“客户文件快递时效慢”的问题，协调更换了快递合作商，将文件送达时效从原来的3-5天缩短至1-2天，得到了业务部门和客户的认可。同时，协助解决跨部门协作中的问题，如在商标注册部与流程部的文件交接中，制定了标准化交接清单，避免了信息遗漏。

2.信息传递与发布：规范公司信息发布流程，通过内部OA系统、微信群、公告栏等渠道，及时传达公司决策、通知、业务动态等信息。建立信息发布审核机制，确保信息的准确性和严肃性。本年度发布各类通知、公告120余条，信息传递及时率达到100%，未出现因信息滞后导致的工作失误。

（四）行政团队建设与管理

1.团队组建与培养：目前行政部门共有员工8人，涵盖前台接待、物资管理、后勤保障、档案管理等岗位。根据岗位需求，制定了详细的岗位职责说明书，明确了各岗位的工作内容和考核标准。加强员工培训，组织开展了行政礼仪、办公软件操作、知识产权基础知识等培训10次，提升团队成员的专业能力和服务意识。鼓励员工参加外部培训和学习，本年度有2名员工取得了行政管理人员职业资格证书。

2.绩效考核与激励：建立了科学的绩效考核体系，从工作态度、工作效率、服务质量等方面对员工进行月度和年度考核。将考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩，激发员工的工作积极性。本年度评选出优秀行政员工2名，通过树立榜样，带动了团队整体工作水平的提升。同时，关注员工的职业发展，为员工制定个性化的职业规划，营造积极向上的团队