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人力资源管理流程及文件管理模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企业人力资源管理部门，覆盖员工从“入职-在职-离职”全生命周期的流程规范与文件管理需求。具体场景包括：新员工招聘录用、劳动合同签订与变更、员工异动（晋升/调岗/降职）、培训组织与效果评估、绩效考核与结果应用、离职手续办理等。通过标准化流程与模板化文件，可提升HR工作效率、保证管理合规性、规避劳动风险，同时为企业决策提供数据支撑。

二、核心流程操作指引

（一）新员工招聘录用流程

目标：规范招聘环节，保证录用人员符合岗位需求，降低用工风险。

操作步骤：

需求确认：用人部门提交《招聘需求申请表》，明确岗位名称、人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间及薪酬预算，经部门负责人、HR负责人、总经理审批通过后启动招聘。

简历筛选：HR根据岗位要求筛选简历，重点匹配学历、工作经验、核心技能等要素，形成《简历筛选记录表》，标注“推荐面试”“不通过”及理由。

面试安排：对通过初筛的候选人，电话/邮件沟通面试时间、地点及所需材料（身份证、学历证、离职证明等），发放《面试邀请函》；面试由HR、用人部门负责人组成面试小组，填写《面试评估表》，从专业能力、综合素质、岗位匹配度等维度评分（总分100分，60分以下不通过）。

录用审批：对面试通过候选人，HR进行背景调查（核实工作经历、离职原因等无不良记录），确认无异议后，填写《录用审批表》，经HR负责人、用人部门负责人、总经理审批。

入职办理：审批通过后，HR发送《录用通知书》（明确岗位、薪酬、报到时间）；员工报到时，收集入职材料（身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、体检报告等），签订《劳动合同》，办理工牌、社保、公积金等手续，建立员工档案。

（二）员工异动管理流程

目标：规范员工岗位、职级变动，保证流程合规，保障员工与企业权益。

操作步骤：

异动发起：员工本人《异动申请表》或用人部门《员工异动建议表》，说明异动类型（晋升/调岗/降职）、原因、新岗位职责及生效日期。

审批流程：

晋升/调岗：员工所在部门负责人→新岗位部门负责人→HR负责人→总经理；

降职：员工所在部门负责人→HR负责人→总经理（需注明降职原因，如绩效不达标、违反公司制度等）。

文件变更：审批通过后，HR更新《劳动合同》附件（岗位、职级、薪酬等变更条款），双方签订《劳动合同变更协议》；更新员工信息系统中岗位、职级等数据。

交接与公示：员工办理原岗位工作交接（交接清单需交接双方签字确认）；异动结果在公司内部公示3个工作日，无异议后生效。

（三）员工离职管理流程

目标：规范离职手续，保证工作交接完整，规避劳动纠纷。

操作步骤：

离职申请：员工提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因；部门负责人与员工沟通挽留，确认离职意愿。

审批确认：离职申请经部门负责人→HR负责人→总经理审批；审批通过后，HR通知员工办理离职手续。

工作交接：员工与接手人填写《工作交接清单》，包含工作内容、文件资料、物品（工牌、电脑等）、客户对接等，双方签字确认；部门负责人监督交接完成。

手续办理：HR办理社保、公积金停缴手续；核算工资（包含未发工资、加班费、经济补偿金等），填写《离职结算单》，员工签字确认；收回公司资产（工牌、电脑、钥匙等）。

档案封存：HR将离职员工档案（劳动合同、离职申请、交接清单等）分类归档，保存期限不少于2年（涉及劳动争议的保存至争议结束后5年）。

三、常用管理模板示例

模板1：招聘需求申请表

申请部门

申请日期

岗位名称

拟招聘人数

任职要求

学历：________专业：________经验：________技能：________

到岗时间

________年_月_日

薪酬预算

________元/月

部门负责人意见

签字：________日期：________

HR负责人意见

签字：________日期：________

总经理审批

签字：________日期：________

模板2：面试评估表

候选人姓名

应聘岗位

面试日期

面试地点

面试官

面试维度

评分（1-10分）

备注

专业能力（岗位知识、实操技能）

________

________

综合素质（沟通表达、逻辑思维、责任心）

________

________

岗位匹配度（职业规划、稳定性）

________

________

总分

________

面试结论

□通过□不通过

面试官签字

________

日期

________

模板3：员工信息登记表

姓名

性别

出生年月

民族

政治面貌

身份证号

学历

专业

联系电话

紧急联系人

入职日期

所属部门

岗位

职级

合同期限

工作经历

（按时间倒序填写：公司名称、岗位、任职时间、主要职责）

教育背景

（按时间倒序填写：学校