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企业合同管理模板规范操作流程

一、适用范围与核心场景

本规范适用于各类企业（含中小微企业、集团化企业）在合同全生命周期管理中的标准化操作，覆盖合同起草、评审、签署、履行、变更、归档等关键环节。核心场景包括但不限于：

采购与供应链管理（原材料采购、服务外包等）

销售与市场拓展（产品销售、渠道合作等）

劳动人事管理（劳动合同、保密协议等）

对外合作与投资（联营协议、技术合作等）

日常行政事务（租赁合同、维修服务等）

二、合同全生命周期规范操作流程

（一）合同起草阶段：需求明确与内容规范

需求前置沟通

业务部门发起合同需求时，需明确合作主体、核心交易内容（如标的物、服务范围、数量质量）、商务条款（价格、付款方式、交付周期）及法律风险点（如违约责任、知识产权归属），填写《合同需求申请表》（详见模板一）。

对外合作需提前核实对方主体资格（营业执照、经营范围、资质证书等），必要时通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信机构查询信用记录，避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。

模板选择与内容填充

根据合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同）从企业《合同模板库》中选取最新版本模板，禁止使用过期或未经法务审核的模板。

按模板要求填写核心条款：

主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需与营业执照一致，避免简称或错误表述）；

标的条款：明确标的物名称、规格型号、技术参数（可附件说明）、数量及计量单位；

权利义务：双方主要权利（如收款权、验收权）和主要义务（如交付义务、质量保证义务），避免模糊表述（如“尽快”“大概”）；

商务条款：价格（含税价/不含税价）、付款方式（如预付款比例、节点）、交付时间/地点、运输方式及费用承担；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）对应的违约金计算方式（建议约定具体比例或金额，避免“承担损失”等模糊表述）、赔偿范围；

争议解决：优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构（如“市区人民法院”或“仲裁委员会”），避免约定“由甲方所在地法院管辖”等可能引发歧义的条款。

内部初审

业务部门负责人对合同内容的真实性、准确性、完整性进行初审，重点核对需求与条款的一致性（如采购数量与合同数量是否匹配、付款周期是否符合财务制度）。

初审通过后，将合同草案及相关附件（如技术参数表、需求申请表）提交法务部门评审。

（二）合同评审阶段：多维度风险把控

法务专项评审

法务部门重点审核以下内容：

合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“造成对方人身伤害不承担责任”等法定无效情形）；

严密性：条款是否无歧义，权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”）；

可执行性：违约责任是否可量化、可执行，争议解决方式是否明确可行。

法务部门需在2个工作日内出具评审意见，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”，并标注修改建议（如“第5条需补充质量异议期”“第10条违约金比例过高，建议调整为日万分之三”）。

跨部门协同评审

涉及财务条款的（如付款方式、发票类型），需同步提交财务部门评审，重点审核资金支付风险、税务合规性（如“是否需提供增值税专用发票”）、预算匹配度；

涉及技术条款的（如服务标准、验收流程），需提交技术/业务部门评审，确认技术可行性、验收标准的可操作性；

重大或复杂合同（如金额超100万元、涉外合同），需组织分管领导、法务、财务、业务部门召开评审会，形成会议纪要作为评审依据。

修订与确认

业务部门根据评审意见修改合同，对“修改后通过”的，需将修订版反馈至各评审部门确认；对“不通过”的，需重新梳理需求或调整合作方案，必要时终止合作。

评审通过后，由业务部门、法务部门、财务部门负责人在《合同评审表》（详见模板二）上签字确认，形成最终版本。

（三）合同签署阶段：用印合规与文本交付

用印申请与审批

业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、评审表、对方主体资格证明材料（复印件），按企业用印审批流程报批（一般由部门负责人→分管领导→法务→总经理/董事长逐级审批）。

用印前需核对用印申请材料与合同文本的一致性，保证“审批材料齐全、合同内容与评审版本一致”，严禁在空白合同或未评审合同上用印。

合同签署与交付

双方签署合同需采用书面形式，优先使用企业合同专用章（公章需按《公章管理办法》审批）；

签署人需为法定代表人或合法授权人（需提供授权委托书，详见模板三），授权委托书需明确授权范围、期限并由法定代表人签字；

合同签署页需双方加盖骑缝章（多页合同）或每页签字盖章，避免单页签署导致页码缺失；

合同签署后，业务部门在3个工作日内将正本合同（一式X份，按“企业执X份、对方执X份、财务执X份、法务执X份”分配）分发至相关部门，并做好签收记录。

（四）合同