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办公室文件归档管理办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范办公室文件管理，提高文件处理效率，确保各类信息的完整、安全与可追溯，依据相关管理规范及本单位实际工作需求，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于单位内部所有部门及员工在日常工作中形成的、具有保存价值的各类文件材料的归档管理。

（三）基本原则

1.统一管理原则：办公室为文件归档管理的牵头部门，负责统筹、指导和监督全单位的文件归档工作。

2.及时准确原则：文件形成后应及时整理，确保归档材料的真实性、完整性和准确性。

3.规范有序原则：归档文件的收集、分类、整理、保管、利用等环节均应遵循统一规范，做到有序可控。

4.安全保密原则：严格遵守保密规定，确保归档文件的安全，防止失泄密事件发生。

5.便于利用原则：归档管理应以满足工作查考、决策参考为目标，建立科学的检索体系，方便文件的查阅与利用。

二、归档范围与分类

（一）归档范围

1.行政管理类：包括单位内部管理制度、工作计划与总结、会议纪要、人事任免、奖惩材料、印章管理、后勤保障等相关文件。

2.业务工作类：与单位核心业务开展相关的各类文件，如项目方案、合同协议、调研报告、请示批复、业务统计数据等。

3.外部往来类：上级单位下发的需贯彻执行或备案的文件、与同级单位或外部机构的函件往来等。

4.财务资产类：具有凭证作用和查考价值的财务报表、账簿、凭证、资产管理记录等（此类文件归档可结合财务部门专业规定执行）。

5.其他具有保存价值的文件材料：包括但不限于重要的电子文档、声像资料、荣誉证书、实物等。

（二）分类方法

1.年度分类法：将文件按其形成年度进行划分，这是最基本的分类层次。

2.部门分类法：在年度分类的基础上，按文件形成的部门或承办部门进行分类。

3.业务分类法：在部门分类的基础上，可根据文件内容所反映的业务性质进行进一步细分，如行政管理、项目管理、人力资源等。

4.各部门可根据自身业务特点，在遵循单位统一框架的前提下，制定更为细致的分类细则，但需报办公室备案。

三、文件的整理与著录

（一）文件收集

1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、初步整理工作。

2.日常工作中形成的文件，应在办理完毕后及时收集；对于周期性或阶段性工作，应在工作告一段落后集中收集。

3.确保收集的文件材料齐全完整，特别是针对成套性文件，如请示与批复、合同正副本等，应一并收集。

（二）文件整理

1.排序：同一事由的文件，通常按成文时间顺序排列；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。

2.修整：对破损的文件应进行修补；去除文件上易锈蚀的金属装订物；超大纸张应折叠整齐，保持与A4幅面文件基本一致。

3.编页：对每份文件（或组件）编写页码，页码位置一般在文件正面右上角、背面左上角。

4.装订：归档文件一般采用线装或不锈钢钉装订，装订位置在文件左侧或左上角，做到牢固、整齐、美观。

（三）著录与编目

1.著录项：每份归档文件应著录以下主要信息：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

2.编制归档文件目录：根据著录信息，按分类体系编制《归档文件目录》，目录应包括序号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等栏目。

3.编制检索工具：办公室应逐步建立和完善档案检索系统，可采用电子表格、档案管理软件等方式，提高检索效率。

四、归档文件的保管

（一）装具要求

1.归档文件应使用符合标准的档案盒或档案袋进行存放，档案盒（袋）应注明年度、部门、类别、起止件号等信息。

2.不同年度、不同类别、不同保管期限的文件应分别装盒（袋）。

（二）库房与设备

1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，并保持通风良好。

3.根据需要配备温湿度调控设备、消防器材、防虫药剂等。

（三）保管期限

1.根据文件的价值确定保管期限，一般分为永久、长期、短期三种（或按国家相关规定执行）。

2.永久保管：指具有长远查考利用价值的文件，需永久保存。

3.长期保管：指在较长时间内具有查考利用价值的文件。

4.短期保管：指在一定时期内具有查考利用价值的文件。

5.保管期限的划分标准应参照国家或行业相关规定，并结合本单位实际情况制定。

（四）日常管理

1.建立档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

2.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

3.做好档案库房温湿度记录与调控，定期检查防火、防虫等措施落实情况。

4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。

五、档案的利用与借阅

（一）利用范围与方式

1.单位内部员工因工作需