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企事业单位档案管理制度汇编

前言

档案作为企事业单位各项活动的真实记录和历史凭证，承载着组织发展的记忆，是重要的信息资源和无形资产。为系统规范我单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规精神，结合本单位实际情况，特制定本制度汇编。本汇编旨在为全体员工提供清晰的档案管理行为准则，促进单位管理水平的持续提升。

第一章总则

第一条管理宗旨

本单位档案管理工作旨在通过科学的手段，对单位在各项职能活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录进行系统收集、整理、保管、利用和处置，以服务于单位的经营管理、决策参考、历史研究及其他合法需求。

第二条适用范围

本制度汇编适用于单位内部所有部门及全体员工在工作中形成、接收和管理的各类档案。凡涉及单位设立、运营、管理、发展等具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的材料，均属本制度管理范畴。

第三条管理原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范标准、安全保密、便于利用的原则。确保档案工作与单位各项业务工作同步规划、同步实施、同步发展。

第二章档案管理机构与职责

第四条管理机构设置

单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理部门（或指定专人负责档案管理工作），对单位档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。各部门应指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。

第五条档案管理部门职责

档案管理部门（或档案管理员）主要职责包括：

1.贯彻执行国家及上级主管部门有关档案工作的法律法规和方针政策；

2.制定和完善单位档案管理规章制度，并组织实施；

3.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训；

4.接收、征集、整理、鉴定、保管、统计单位各类档案；

5.编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供利用服务；

6.负责档案的安全保密和保护工作，防止档案损毁、丢失和泄密；

7.按规定办理档案的移交、销毁等手续。

第六条各部门及兼职档案员职责

各部门应高度重视本部门档案工作，其主要职责及兼职档案员职责包括：

1.学习并执行单位档案管理规章制度；

2.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和规范积累；

3.按照规定的时间和要求，向档案管理部门移交完整、准确的归档材料；

4.协助档案管理部门开展档案利用和编研工作。

第三章档案的收集与归档

第七条归档范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字材料、图表、声像资料、电子数据、实物等均属归档范围。主要包括：

1.单位设立、变更、发展过程中的各类审批、登记、资质文件；

2.单位各项管理工作制度、规划、计划、总结、报告、会议纪要等；

3.各项业务活动中形成的合同协议、项目资料、技术文件、调研材料等；

4.财务、人事、劳资、审计等专项管理工作形成的专业文件材料；

5.对外交往、宣传、荣誉奖励等方面的材料；

6.其他具有保存价值的材料。

第八条归档要求

1.完整性：归档的文件材料应齐全完整，手续完备。每份文件的正件、附件、印件、定稿等应收集齐全。

2.准确性：归档材料内容必须真实准确，符合形成时的实际情况。

3.规范性：归档文件材料应符合国家和单位有关文书处理和档案整理的规范要求，书写材料优良，字迹清晰，便于长期保存。

4.及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料整理后向本部门兼职档案员移交。兼职档案员应按规定周期（如年度或项目结束后）向档案管理部门移交归档。

第九条归档时间

1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

2.项目档案应在项目完成后及时整理归档。

3.会计档案、人事档案等专业档案的归档时间，按国家及行业相关规定执行。

4.特殊情况需延期归档的，应经档案管理部门同意。

第四章档案的整理

第十条整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十一条分类与编号

档案管理部门应根据单位实际情况，制定统一的档案分类方案和编号规则。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合。档案编号应具有唯一性和可追溯性。

第十二条整理步骤与方法

1.区分全宗：明确档案的形成单位或组织。

2.分类：按照既定的分类方案对归档材料进行归类。

3.组卷（件）：将同一类别的文件材料，按照其形成的时间顺序或逻辑关系组合成案卷或件。

4.排列：卷内文件材料应按照一定顺序（如时间、重要程度、逻辑关系）排列。

5.编号：对案卷（件）和卷内文件进行编号。

6.编目：填写卷内文件目录、备考表，编制案