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高校档案员培训课件档案管理新时代的使命与挑战

第一章高校档案管理概述档案的定义与高校档案特殊性档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的特殊性表现在：学术性与教育性并存形式多样（教学、科研、学生档案等）具有较高的历史文化价值档案员的岗位职责与职业素养高校档案员主要职责：档案收集、整理与保管档案鉴定与编目档案利用服务与信息公开档案安全管理与保护必备职业素养：责任心与保密意识专业知识与系统思维

档案的重要性与价值档案作为高校文化传承的载体高校档案凝聚着学校的发展历程、学术成就和文化积淀，是高校历史的原始记录和集体记忆的重要载体。记录学校发展沿革与重大事件保存名家学者的学术成果与思想精髓传承高校特色文化与精神内涵为校史研究与校庆活动提供第一手资料档案在教学科研和管理决策中的作用档案不仅是历史记忆，更是现实决策的重要依据。为教学改革提供历史经验与参考为科研项目提供前期成果与数据支持为学校管理与规划提供决策依据为人才培养与评价提供客观记录为学校评估与学科建设提供证明材料

高校档案管理的法律法规框架1《中华人民共和国档案法》核心条款解读2021年1月1日起实施的新修订《档案法》是档案工作的根本法律依据，其核心条款包括：明确各级各类档案馆和档案室的设立条件与管理职责规定档案的形成、归档、保管、利用等基本制度强调档案信息化建设与安全保护要求明确档案工作的奖励与处罚措施2高校档案管理相关政策与标准高校档案管理还需遵循以下专门规定：《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局联合发布）《高等学校档案工作规范》（DA/T22-2015）《电子文件管理规范》（GB/T18894-2016）《高校档案信息化建设指南》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

档案安全，责任重大

第二章档案管理基础知识与技能档案分类与归档原则档案分类是档案管理的基础工作，科学合理的分类有助于提高档案管理效率。档案整理、装订与编号规范档案整理是确保档案有序可用的关键环节。整理流程：装订要求：高校档案主要分类：文书档案教学档案科研档案基建档案设备档案人事档案学生档案声像档案实物档案等归档原则：来源原则有机联系原则整体性原则拆除金属物（如曲别针、订书钉）按要求排序（按时间、事由或文号）编写页号（右上角，连续编号）装订成册（左侧装订，留足装订边距）制作卷内目录和备考表编制案卷号（按年度-门类-序号）装订整齐、牢固不得损伤文字

档案的收集与鉴定档案收集流程与注意事项档案收集是档案形成的起点，直接影响档案的完整性和系统性。主要收集流程：制定收集计划与明确责任部门下发收集通知与指导材料组织档案材料交接验收登记与签署交接单反馈问题与补充材料收集注意事项：建立档案形成部门的责任制明确归档范围与要求保证档案的真实性与完整性注意特殊载体档案的保护档案鉴定标准与保管期限档案鉴定是确定档案价值和保管期限的重要工作。鉴定标准：内容价值（历史、利用、证明价值）形成时间（年代久远程度）形成部门的重要性文件的稀有性与独特性保管期限分类：永久（具有永久保存价值的档案）长期（30年以上）短期（30年以下，如10年、5年等）

档案的保管与维护档案保存环境要求温湿度控制：纸质档案：温度16-24℃，相对湿度45%-60%声像档案：温度10-20℃，相对湿度35%-45%电子档案：温度16-20℃，相对湿度35%-45%应安装温湿度监测设备，定时记录并调控防火要求：档案库房应使用耐火材料建造安装自动报警与灭火系统严禁在库房内使用明火配备适当的灭火器材防虫防霉：定期通风与除尘定期进行杀虫、灭菌处理发霉档案应及时隔离处理档案修复与数字化保护技术传统档案修复技术：纸张加固（托裱、配纸、补洞）酸性纸脱酸处理字迹恢复与保护装订修复数字化保护技术：高精度扫描与拍摄数字水印技术多媒体档案格式转换与存储数据备份与异地容灾长期保存策略（格式迁移、内容刷新）

档案借阅与利用管理借阅审批流程与权限控制档案借阅是档案利用的主要方式，需严格管理。借阅流程：提交借阅申请（填写借阅单）审核借阅资格与权限登记借阅信息提供档案（原则上仅限在档案室内查阅）监督使用过程归还与完好性检查权限控制：按档案密级设置访问权限按用户身份确定可借阅范围特殊档案需经主管领导审批外部单位借阅需提供介绍信档案利用服务与信息公开规范档案利用是档案工作价值的重要体现。利用服务方式：现场查阅复制服务档案证明出具档案展览专题编研网络信息服务信息公开规范：遵循公开为原则，不公开为例外明确档案开放范围与时限涉密档案严格按保密规定管理涉及个人隐私的档案限制查阅制定统一的档案利用指南30年一般档案开放时限3天一般借阅审批时间15天

档案管理信息系