企事业单位档案管理流程及责任划分.docxVIP

企事业单位档案管理流程及责任划分

档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和长远发展的重要基础性信息资源。科学规范的档案管理流程与清晰明确的责任划分，是提升档案管理水平、发挥档案应有价值的关键。本文旨在系统梳理企事业单位档案管理的标准流程，并对各环节的责任主体进行明确界定，以期为相关单位提供具有实操性的参考。

一、档案管理的基本流程

档案管理是一项系统性工程，其流程贯穿于档案的形成、流转、保管、利用直至最终处置的整个生命周期。一个规范的档案管理流程通常包括以下核心环节：

（一）档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理工作的起点，也是确保档案完整性的首要环节。

*收集范围：应明确界定本单位各类档案的归档范围，通常包括行政管理、经营管理、生产技术、财务审计、人力资源、科研开发等活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

*归档要求：各部门应指定专人负责本部门应归档文件材料的积累、整理和预立卷工作。归档的文件材料应确保其真实性、准确性、完整性和系统性，并符合规定的载体质量和格式要求。

*归档时限：对于定期归档的文件材料，应明确规定其归档的具体时限，例如年度、季度或项目结束后一定期限内完成归档；对于即时性、重要性较高的文件材料，应随办随归。

（二）档案的整理与分类

收集到的档案材料往往是零散的，需要通过系统化的整理与分类，使其有序化、规范化，以便于后续的保管和利用。

*分类方案：应根据单位的性质、规模和业务特点，制定科学合理的档案分类方案。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或多种方法结合使用。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需有明确的说明和记录。

*组卷/件整理：根据分类方案，对归档文件材料进行组卷（传统方式）或按件整理（现行主流方式）。组卷时要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系。按件整理则需对单份文件进行排序、编号。

*编号与编目：对整理好的档案进行系统化编号，赋予其唯一的档号。同时，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录等，目录信息应规范、详尽，便于检索。

*著录标引：对档案的主题内容、形成时间、责任者、载体类型等特征进行著录，并根据需要进行主题标引或分类标引，为档案的计算机检索奠定基础。

（三）档案的鉴定与保管

档案的鉴定旨在优化馆藏，确定档案的保管期限和处置方式；而保管则是为了确保档案的安全与完整。

*价值鉴定：由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，根据档案的历史价值、现实价值和潜在价值，按照国家及行业有关规定，对档案进行价值鉴定，划分保管期限（永久、长期、短期）。

*定期复审：对于已到保管期限的档案，应进行复审，根据实际情况决定其继续保管、销毁或移交。

*库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》等要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

*日常保管：严格执行档案库房管理制度，包括档案的入库登记、上架排列、清点核对、温湿度记录等。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

*数字化保管：积极推进档案数字化建设，对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

（四）档案的利用与服务

档案管理的最终目的是为单位各项工作提供利用服务，充分发挥档案的信息资源价值。

*利用手续：建立健全档案利用制度，明确档案利用的权限、审批程序和借阅手续。利用者需凭有效证件或单位介绍信，经相关负责人批准后，方可查阅、复制或摘录档案。

*利用方式：提供多种利用方式，如现场查阅、档案复制、出具证明、档案咨询、网络查询（针对已授权的电子档案）等。

*利用监督：档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保档案在利用过程中不被涂改、勾画、抽取、撤换、增删。涉密档案的利用，必须严格遵守国家保密法律法规。

*利用反馈：重视档案利用效果的收集与反馈，不断改进档案服务方式，提高服务质量。

（五）档案的处置

档案的处置是档案生命周期的最后一个环节，包括档案的销毁和移交。

*档案销毁：对于经鉴定确无保存价值且已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前需编制销毁清册，报单位负责人审批，并由两人以上负责监销，确保销毁过程安全、保密，并做好销毁记录。

*档案移交：对于具有永久保存价值或符合移交规定的档案，应按照国家有关规定，定期向同级国家档案馆或相关主管部门移交。移交时需办理严格的交接手续，包括清点核对、签署交接文据等。

二、档案管理的责任划分

明确的责任划分是保障档案管