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企业文档电子档案管理规范

前言

为规范企业各类文档的电子化管理，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，提高档案管理工作效率与服务水平，促进企业信息资源的有效开发与利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本规范。本规范适用于企业内部所有部门及员工在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子文档的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。

一、术语定义

1.企业文档：指企业在生产经营、管理决策、研发创新、市场营销、人力资源等各项活动中形成的，以文字、图表、音频、视频等不同形式记录的信息载体。

2.电子档案：指企业在各项活动中直接形成的，具有保存价值的数字形态的历史记录。

3.元数据：描述电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4.归档：指将办理完毕且具有保存价值的电子文档，经系统整理后向档案管理部门或指定机构移交的过程。

5.全宗：指一个独立的法人单位或其他组织在其职能活动中形成的全部档案的有机整体。

二、组织与职责

1.企业档案工作领导小组：由企业分管领导牵头，各主要业务部门负责人及档案管理部门负责人组成，负责统筹规划企业档案工作，审定档案管理规章制度，协调解决档案管理中的重大问题。

2.档案管理部门（如办公室或综合管理部下设档案科/岗）：是企业电子档案管理的专职机构，负责本规范的组织实施、监督检查与业务指导；负责电子档案的接收、保管、利用、鉴定、统计和销毁工作；组织档案业务培训。

3.各业务部门：负责本部门形成的电子文档的收集、整理、著录、预归档，并按规定向档案管理部门移交；指定专人（兼职档案员）负责本部门日常电子文档管理工作，确保应归档电子文档的完整、准确。

4.信息技术部门：负责为电子档案管理提供必要的软硬件技术支持和保障，包括存储系统、网络环境、安全防护、系统维护等；协助档案管理部门进行电子档案管理系统的选型、开发与维护。

三、电子文档的管理流程

（一）文档的创建与形成

1.命名规范：电子文档创建时，应遵循企业统一的文件命名规则，文件名应能准确反映文档内容，便于识别和检索。可包含部门、项目、主题、日期、版本等要素。

2.格式要求：鼓励使用开放、通用、稳定的文件格式。如文本类优先使用PDF/A格式；表格类优先使用XLSX或ODF格式；图像类优先使用TIFF或JPEG格式；音频视频类优先使用通用编码格式。确需使用专用格式的，应确保其长期可读性或转换为通用格式。

3.版本控制：重要文档应建立版本控制机制，明确版本号规则（如V1.0、V1.1），记录版本更新内容、日期及责任人，确保版本的可追溯性。

（二）文档的收集与整理

1.收集范围：各业务部门应将在工作中形成的，具有查考利用价值的各类电子文档及时收集。包括但不限于：各类合同协议、会议纪要、决策文件、管理制度、工作计划总结、项目资料、财务凭证（电子化）、重要邮件等。

2.分类整理：按照企业档案分类方案进行分类，同一类别的文档集中管理。整理过程中应剔除重复、冗余及无保存价值的临时文档。

3.元数据著录：对收集的电子文档进行元数据著录，著录项目至少应包括：文件题名、责任者、形成日期、文件编号、密级、分类号、关键词、存储路径、格式、页数/大小等。元数据应准确、规范。

（三）文档的归档

1.归档范围与时限：各业务部门应明确本部门电子文档的归档范围和归档时限（如项目结束后一个月内、年度结束后三个月内）。具有永久或长期保存价值的电子文档必须归档。

2.归档条件：电子文档须办理完毕，内容真实准确，手续齐全，格式符合要求，元数据著录完整后方可归档。

3.归档方式：可通过电子档案管理系统进行在线移交归档，或通过指定存储介质（如加密U盘、移动硬盘）离线移交。移交时应填写《电子文档归档移交登记表》。

4.接收审核：档案管理部门对移交的电子文档及其元数据进行审核，符合要求的予以接收，纳入电子档案管理系统；不符合要求的，退回形成部门补充完善。

（四）电子档案的保管与保护

1.存储管理：电子档案应存储在企业指定的、安全可靠的存储系统中，实行异地备份和定期备份制度。重要电子档案应采用“双套制”保管（即电子版本与纸质版本或其他载体版本同时保存）。

2.安全保密：严格执行国家及企业有关信息安全和保密的规定。对不同密级的电子档案采取相应的访问控制措施，防止信息泄露、丢失和篡改。

4.长期保存与格式迁移：档案管理部门应定期对电子档案进行检查，对因技术更新可能导致无法读取的电子档案，及时进行格式转换或迁移，确保其长期可读性。

（五）电子档案的利用

1.利用权限：根据电子档案的密级和内容，设定不同的访问权限。用户应在授权范围内利用电子档案。

3.利用登记：电子档案的利用情况应进行记录，包括利用