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企业员工档案管理与安全转移制度

一、总则

第一条目的与依据

为规范企业员工档案管理工作，确保员工档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，保障员工合法权益，维护企业正常人力资源管理秩序，依据国家相关法律法规及企业内部管理要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业全体在职员工、离职员工、退休员工及其他与企业建立劳动关系或存在事实劳动关系人员的档案管理与转移工作。企业各部门及所有涉及档案操作的人员均须遵守本制度。

第三条基本原则

员工档案管理遵循以下原则：

（一）真实准确原则：档案材料必须真实反映员工个人情况，确保信息的准确性和客观性。

（二）完整规范原则：档案材料应齐全完整，归档、整理、保管、转移等环节符合规范要求。

（三）安全保密原则：严格执行保密规定，防止档案材料泄露、丢失、损毁或被不当利用。

（四）依法合规原则：档案管理活动遵守国家劳动人事、档案管理等相关法律法规。

（五）动态管理原则：根据员工个人情况变化及企业管理需要，及时更新档案内容。

二、档案的建立与内容

第四条档案的建立

员工入职后，人力资源部门应在规定期限内为其建立个人档案。档案应以员工本人为单位，一人一档，统一编号管理。对于特殊情况（如兼职、返聘等）人员的档案建立，由人力资源部门根据实际情况确定。

第五条档案的主要内容

员工档案应包含但不限于以下材料：

（一）身份与劳动关系材料：身份证明复印件、入职登记表、劳动合同、解除/终止劳动合同证明、离职证明、退休审批材料等；

（二）学历与资历材料：学历学位证书复印件、专业技术职务任职资格证书复印件、职业资格证书复印件、培训结业证书等；

（三）考核与奖惩材料：各类考核登记表、奖惩决定及相关证明材料、民主评议材料等；

（四）薪酬与福利材料：薪酬调整记录、社会保险缴纳凭证、公积金缴存记录等相关材料；

（五）其他重要材料：如员工个人简历、体检报告、紧急联系人信息及其他经人力资源部门认定需归档的材料。

档案材料应字迹清晰、手续完备，复印件需注明原件保管处或经相关负责人签字确认。

三、档案的日常管理

第六条档案的分类与编号

档案应按照易于检索的原则进行分类、编号和排列。编号规则由人力资源部门统一制定并备案，确保唯一性和连续性。档案目录应与档案材料同步更新，方便查阅。

第七条档案的存放与保管

（一）档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

（二）档案库房或存放区域应保持整洁，非档案管理人员未经许可不得入内。

（三）电子档案应存储在企业指定的安全服务器或存储设备中，采取严格的访问控制和数据备份措施，定期进行数据校验和维护，防止数据丢失或损坏。

第八条档案的借阅与查阅

（一）档案借阅与查阅应严格履行审批手续。因工作需要查阅或借阅档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后方可进行。查阅或借阅涉及个人隐私或敏感信息的档案材料，须报请企业分管人力资源工作的领导批准。

（二）查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行。档案原则上不得带出阅档室或档案管理部门。确因特殊情况需借出档案的，须严格限定借阅期限，并由借阅人签字确认，明确归还责任。

（三）查阅或借阅档案人员应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。

（四）外单位因特殊情况需查阅本企业员工档案的，须持单位有效证明和经办人身份证件，经企业人力资源部门负责人及分管领导双重批准，并由本企业档案管理人员陪同查阅。

第九条档案的保密要求

（一）档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规及企业保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。

（二）严禁将档案材料带至公共场所或家中，严禁私自向无关人员谈论档案内容。

（三）档案管理系统及存储设备的密码应定期更换，确保信息安全。废弃的档案复印件或打印件应按保密要求销毁。

第十条档案的保管期限与销毁

（一）员工档案的保管期限根据国家相关规定及员工类别确定。对于已解除或终止劳动关系的员工档案，其保管期限按照国家有关规定执行。

（二）档案保管期满需要销毁时，由人力资源部门提出销毁意见，报企业分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点进行，确保档案内容无法复原。销毁清册应永久保存。

四、档案的安全转移

第十一条档案转移的情形

发生以下情形之一时，应办理档案转移手续：

（一）员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因与企业终止劳动关系的；

（二）员工升学、参军或因其他原因需转出档案的；

（三）根据国家规定或上级主管部门要求需转移档案的；

（四）其他经人力资源部门确认需