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采购需求与供应商管理工具包

一、适用工作场景与价值说明

本工具包适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门及业务部门，覆盖以下典型工作场景，助力采购需求规范化、供应商管理精细化，降低采购成本，提升供应链效率：

（一）日常运营物资采购

场景描述：企业办公耗材、生产原材料、低值易耗品等常规物资的采购需求发起与供应商对接，需求频次高、品类杂，需通过标准化流程保证需求准确性与采购效率。

工具包价值：统一需求提报格式，明确审批节点，避免因需求模糊导致的采购延误或物资错购；通过供应商评估筛选优质合作方，保障物资质量与交付及时性。

（二）新项目/专项采购

场景描述：企业新产品研发、生产线扩建、市场活动推广等临时性、专项采购需求，涉及金额较高、技术参数复杂，需跨部门协同确定需求并选择匹配供应商。

工具包价值：通过结构化需求表明确项目目标、技术要求、预算上限，保证需求与项目目标一致；供应商评估维度聚焦技术实力、项目经验，降低专项采购风险。

（三）现有供应商合作优化

场景描述：针对长期合作供应商的绩效复盘与关系维护，需定期评估供应商在质量、价格、交期、服务等方面的表现，淘汰低效供应商，深化优质合作。

工具包价值：通过量化绩效指标（如准时交货率、合格率）客观评价供应商，为合作决策提供数据支撑；建立供应商分级机制，激励供应商持续改进。

（四）紧急采购需求处理

场景描述：设备突发故障、生产急需物料补货等紧急采购场景，需快速响应需求，同时保证供应商资质合规、物资质量可控。

工具包价值：预设紧急采购审批流程，缩短决策周期；通过“合格供应商短名单”快速筛选合作方，避免临时选标风险。

二、全流程操作指南

采购需求与供应商管理需遵循“需求驱动、合规优先、动态管理”原则，分以下6个步骤实施：

步骤1：采购需求提报与审批——明确需求，把控源头

操作内容：

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板1），清晰描述采购标的名称、规格型号、数量、用途、技术参数、期望交付时间、预算金额（含明细构成），并附必要支撑文件（如图纸、技术规范、比价依据等）。

采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：需求描述是否清晰完整（避免“一批办公用纸”“若干设备”等模糊表述）、预算是否符合公司成本标准、技术参数是否合理（是否存在过高或过低标准）。

初审通过后，按审批权限逐级报批：需求部门负责人→采购部负责人→分管领导（单笔金额≥5万元需提交总经理审批）。审批需在2个工作日内完成，紧急采购需求可启动“绿色审批通道”，审批时限压缩至4小时内。

责任人：需求部门经办人、采购专员、分管领导*

输出成果：审批通过的《采购需求申请表》（含电子档编号）

步骤2：供应商寻源与准入——拓宽渠道，严格筛选

操作内容：

采购部根据采购需求类型（标准品/定制品/服务类），选择合适寻源渠道：

标准品：通过公开招标、电商采购平台、行业展会等公开渠道征集供应商；

定制品/服务类：优先从“合格供应商库”中筛选，或邀请3家及以上具有同类项目经验的供应商参与报价；

紧急采购：从“应急供应商短名单”（提前通过资质审核的供应商）中选择。

供应商报名后，采购部需在3个工作日内完成资质审核，审核内容包括：营业执照（经营范围需覆盖采购标的）、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械经营许可证等）、财务状况（近1年审计报告，避免资不抵债供应商）、过往合作案例（同类项目业绩证明）。

资质审核通过后，向供应商发放《供应商信息调查表》（详见模板2），收集详细信息（如生产产能、质量检测流程、售后服务承诺、主要客户名单等），建立《供应商基本信息档案》（详见模板3）。

责任人：采购专员、采购部负责人

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商基本信息档案》

步骤3：供应商评估与选择——量化打分，科学决策

操作内容：

成立评估小组（由采购部、需求部、质检部、财务部组成，需求部门占比不低于40%），根据《供应商评估打分表》（详见模板4）对候选供应商进行量化评估。

评估维度及权重（可根据采购类型调整）：

质量能力（30%）：样品测试结果（20分）、历史合格率（10分，≥98%得满分，每降1%扣1分）；

价格水平（25%）：与市场均价对比（10分，低于均价5%以上得满分，每高1%扣2分）、成本构成合理性（15分，是否存在虚增成本项）；

交付能力（20%）：平均交付周期（10分，≤约定天数得满分，每超1天扣1分）、产能匹配度（10分，能否满足批量需求）；

服务能力（15%）：响应时效（5分，接到需求后2小时内回复得满分，超时按比例扣分）、售后方案（10分，质保期、退换货政策是否明确）；

合作意愿（10%）：配合度（5分，是否愿意配合小批量试产、技术调整）、长期合作意向（5分，是否提供阶梯价格、优先供货承诺）。

评估小