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供应链采购流程标准模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的日常生产经营性采购及项目采购活动，涵盖从需求提报到最终付款的全流程管理。典型应用场景包括：生产原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包采购（如物流、IT支持）等，旨在规范采购行为、提升效率、控制风险，保证采购活动的合规性与经济性。

二、采购流程全阶段操作指南

（一）需求提报与审批：明确采购必要性

操作主体：需求部门、采购专员、部门负责人、财务岗

需求发起：需求部门根据生产经营计划或项目需求，填写《采购需求申请表》（见表1），详细注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交期、技术参数（如有）及紧急程度（一般/紧急）。紧急采购需在“备注”中说明原因，并经需求部门负责人签字确认。

需求审核：

需求部门负责人审核需求的合理性（如数量、规格是否匹配实际需求）；

财务岗审核预算金额是否符合年度/季度预算，超预算需求需提交财务负责人审批；

采购专员审核采购品目是否属于企业集中采购目录（如有），并初步判断采购方式（公开招标、询比价、单一来源等）。

审批生效：审批通过后，《采购需求申请表》流转至采购部门，作为后续采购活动的依据；审批不通过则退回需求部门修改。

输出成果：《采购需求申请表》（最终版）

（二）供应商寻源与选择：保证资源优质合规

操作主体：采购专员、供应商管理岗、技术评审组（需时）、决策小组

供应商信息收集：

通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐、自主寻源等方式收集供应商信息；

新供应商需提交《供应商准入申请表》（见表2），附营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品/服务案例、报价单等材料。

供应商资质初审：供应商管理岗对供应商提交的资料进行审核，重点核查资质有效性、经营范围、生产能力（针对供应商）、供货业绩等，剔除不满足基本要求的供应商。

供应商评估与选择：

常规采购：对不少于3家合格供应商进行询比价（填写《询比价记录表》，见表3），对比价格、交期、付款条件、售后服务等，选择综合最优供应商；

重要/复杂采购：成立技术评审组（含技术、采购、质量人员），从技术参数、质量保障、履约能力等维度进行评分（参考《供应商评估打分表》，见表4），结合报价结果形成《供应商评估报告》，提交决策小组（如采购经理、分管领导）审批确定最终供应商。

单一来源采购：因产品特殊性（如专利、定制化）或紧急情况需采用单一来源的，需填写《单一来源采购审批表》，详细说明理由，经总经理审批后方可执行。

输出成果：《供应商准入申请表》（新供应商）、《询比价记录表》、《供应商评估报告》、《单一来源采购审批表》（需时）

（三）合同签订：固化采购条款与风险防控

操作主体：采购专员、法务岗（需时）、财务岗、双方授权代表

合同起草：采购专员根据《采购需求申请表》和供应商评估结果，按照企业标准合同模板起草《采购合同》（见表5），明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；

质量标准（如国标、行企标或技术协议）、验收方式及期限；

交货时间、地点、运输方式及费用承担；

付款方式（如预付款、到货款、质保金比例）、票据要求；

违约责任（如逾期交货、质量不合格的赔偿标准）、争议解决方式；

保密条款、知识产权条款（如适用）。

合同审核：

采购专员核对合同内容与需求、供应商信息的一致性；

法务岗审核合同条款的合规性、法律风险（重点查看违约责任、争议解决等条款）；

财务岗审核付款方式、票据条款是否符合财务制度。

合同签署与生效：审核通过后，由双方授权代表签字（需加盖公章或合同专用章），合同一式至少两份（采购部门、供应商、财务部门、需求部门各执一份，按需增）。紧急小额采购可简化流程，但需保留书面确认记录（如订单邮件截图+双方签字确认单）。

输出成果：《采购合同》（最终版，含签署页）

（四）订单执行与交付：保障采购到位

操作主体：采购专员、供应商、需求部门、仓储岗

订单下达：采购专员根据《采购合同》填写《采购订单》（见表6），明确订单编号、物料信息、交货期、交付地址、联系人等，通过邮件、系统或书面形式发送给供应商，并要求供应商在24小时内确认回复。

订单跟踪：采购专员定期（如每周/每3天）向供应商知晓生产/备货进度，针对长周期物料需重点跟踪关键节点（如原材料采购、生产启动），保证按期交付；如遇可能延期风险，及时与需求部门沟通，协调供应商调整交期或启动备选方案。

物料到货与入库：

供应商按《采购订单》交付物料时，需提供送货单、合格证、检测报告（如需）；

仓储岗核对送货单与订单信息（数量、规格型号），确认无误后办理入库手续，填写《入库单》（见表7），需求部门、采购专员签字确认；

如数量不符或外观损坏，仓储岗当场拒收并记录，采购专员及时与