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海事学院后勤合同管理与考核办法

一、总则

为规范海事学院后勤服务合同的管理，明确合同订立、履行、变更、终止及考核等各环节的职责与要求，确保后勤服务质量，保障学院和合同相对方的合法权益，提高后勤管理效能与资金使用效益，依据国家相关法律法规及学院内部管理制度，特制定本办法。

本办法适用于学院所有涉及后勤保障服务的合同管理与考核活动，包括但不限于餐饮服务、物业管理、修缮维护、物资采购、交通运输、绿化保洁、安全保卫等方面的合同。凡以学院名义与外部法人、其他组织或自然人签订的，涉及后勤服务的各类合同，均须遵守本办法。

后勤合同管理与考核工作遵循以下原则：

1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规，遵循学院相关规章制度，确保合同的合法性与有效性。

2.保障教学科研原则：以服务学院中心工作为出发点，确保后勤服务满足教学、科研及师生生活的基本需求。

3.公平诚信原则：合同双方应秉持公平、公正、诚实信用的态度，履行合同约定的权利与义务。

4.效益优先原则：在保证服务质量的前提下，注重成本控制与投入产出效益，力求资源优化配置。

5.权责明晰原则：明确合同管理各部门及相关人员的职责，确保合同管理全过程规范有序。

二、合同的订立与审批管理

合同立项与需求提出：后勤管理部门（或相应的需求部门）根据学院发展规划、年度工作计划及实际需求，提出后勤服务项目的立项申请。申请中应明确服务内容、质量标准、预算额度、服务期限、预期目标等核心要素，并进行必要的可行性论证。

供应商（服务商）的选择：根据项目性质、金额及学院相关规定，后勤管理部门应牵头组织或参与供应商（服务商）的选择工作。选择过程应坚持公开、公平、公正的原则，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式。对供应商（服务商）的资质、信誉、业绩、服务能力及财务状况等应进行严格审查。

合同文本的起草与审核：

合同文本应优先采用国家或行业标准示范文本。无示范文本的，由后勤管理部门牵头，会同学院法律顾问（或法务审核人员）及相关业务部门共同起草。合同文本的审核应重点关注以下方面：

1.合同主体的合法性与履约能力；

2.服务范围、内容、质量标准及验收方式的明确性；

3.服务期限、价款或报酬的确定方式及支付方式的合理性；

4.双方权利与义务的对等性；

5.违约责任的明确性与可操作性；

6.不可抗力、争议解决方式等条款的完备性；

7.知识产权、保密条款等特殊需求的约定。

合同审核应建立多级审核机制，至少包括后勤管理部门负责人审核、财务部门审核（涉及经费）、学院法律顾问（或法务审核人员）审核，重大合同须报请学院分管领导或院长办公会审议。

合同的签订与备案：

合同经审核无误后，由学院法定代表人或其授权委托人签署，并加盖学院合同专用章。严禁未经授权擅自对外签订合同。合同签订后，后勤管理部门应将合同原件及相关附件（招投标文件、中标通知书、谈判记录等）及时归档，并将合同副本抄送财务部门及其他相关部门备案。

三、合同的履行与动态管理

履约跟踪与过程监控：后勤管理部门是合同履行的主要责任部门，应指定专人负责合同的跟踪管理，定期或不定期对供应商（服务商）的履约情况进行检查与评估，确保服务按照合同约定执行。对合同履行过程中的关键节点、服务质量、安全管理等应重点监控，做好记录。

信息沟通与协调：建立畅通的合同双方沟通机制。对于履约过程中出现的问题或潜在风险，后勤管理部门应及时与供应商（服务商）进行沟通、协调，必要时组织相关部门共同研究解决方案，力求将影响降到最低。

合同的变更、解除与终止：

因客观情况发生重大变化或出现不可抗力等因素，导致原合同无法继续履行或需要调整的，应按照“协商一致、公平合理”的原则，及时办理合同变更或解除手续。合同变更、解除的程序参照合同订立的审批程序执行，签订书面变更或解除协议。

合同期满，若双方无意续约，合同自动终止。如需续约，后勤管理部门应在合同期满前，根据考核结果及学院需求，按规定程序办理续约或重新采购手续。

合同纠纷的处理：合同履行过程中发生争议或纠纷时，后勤管理部门应首先尝试通过友好协商解决。协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理，并及时向学院领导汇报，必要时寻求法律顾问的支持。处理过程中应注意保全证据。

合同档案管理：后勤管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同从立项、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除、终止直至纠纷处理的全过程资料进行系统整理、编号、登记、归档。合同档案应包括纸质档案和电子档案，确保其完整性、安全性和可追溯性。档案保管期限应符合国家及学院档案管理规定。

四、合同履行的考核与评价

考核主体与周期：后勤管理部门牵头组织对供应商（服务商）履约情况的考核工作。考核可分为日常考核、月度考核、季度考核和年度考核（或合同期满考核