2026年纺织科技公司采购付款节点控制管理制度.docxVIP

2026年纺织科技公司采购付款节点控制管理制度

一、制度目的

为规范公司采购付款节点管理，明确采购付款各节点的触发条件、审核要求及时间限制，确保采购付款合规、及时、准确，防范付款风险（如重复付款、虚假付款、超期付款），保障公司资金安全与供应商合作关系稳定，符合《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等法律法规及公司财务管理要求，特制定本制度。本制度适用于公司总部及各分支机构（包括子公司、分公司）所有采购业务（原材料、设备、服务采购等）的付款节点控制，涉及的部门与人员需严格遵照执行。

二、适用范围

本制度所指采购付款节点，是指采购业务从签订合同到最终付款完成的全流程中，划分的关键控制节点，包括合同约定节点、到货验收节点、发票审核节点、付款审批节点、资金支付节点。覆盖的采购类型包括：棉纱、化纤等生产原材料采购，纺织设备及配件采购，物流、技术咨询等服务采购；公司财务部为采购付款节点控制的牵头部门，采购部、仓储部、设备部、质检部等涉及采购业务的部门，需配合财务部落实各节点审核要求，确保付款流程有序推进。

三、部门职责分工

（一）财务部职责

作为采购付款节点控制的主导部门，负责制定采购付款各节点的控制标准（触发条件、审核内容、时间限制），明确各节点责任人与操作流程；负责审核采购付款相关资料（如采购合同、验收单、发票）的完整性与合规性，确保符合付款节点要求；负责跟踪各付款节点进度，对超期未推进的节点（如发票逾期未提交）进行预警，督促相关部门处理；负责按审批通过的付款申请安排资金支付，确保在节点规定时间内完成支付，同步更新付款记录；负责每月分析采购付款节点执行情况，统计节点延误率、付款准确率，形成《采购付款节点执行月报》，提交至公司管理层；负责解答各部门关于付款节点的疑问，每年组织1次采购付款节点操作培训，提升相关人员合规意识。

（二）采购部职责

负责在采购合同中明确付款节点约定（如预付款比例、到货款支付条件），确保合同条款与公司付款节点制度一致；负责在各付款节点触发后，及时收集相关资料（如预付款申请需附合同，到货款申请需附验收单），提交至财务部审核；负责跟踪供应商履约情况（如原材料到货时间、设备安装进度），确保付款节点触发条件真实达标（如到货验收合格方可申请到货款）；负责协调解决付款节点中的供应商问题（如供应商未及时开具发票），避免节点延误；负责在付款完成后，及时与供应商确认收款情况，同步将收款反馈录入采购管理系统，形成付款闭环。

（三）仓储部职责

负责在“到货验收节点”配合采购部完成物料接收与数量核对，对到货物料（如原材料、设备）进行数量清点，确认与采购订单一致后，填写《采购到货单》，注明到货时间、数量、规格；负责将《采购到货单》在到货后24小时内提交至采购部，作为“到货验收节点”的核心资料；如到货物料数量不符（如短缺、规格错误），需在《采购到货单》中注明异常情况，同步告知采购部，暂缓推进后续付款节点。

（四）质检部职责

负责在“到货验收节点”对到货物料进行质量检验，原材料需检测材质、纯度等指标，设备需检测运行性能，服务需验证服务效果；质检完成后，需在48小时内出具《采购物料质检报告》，合格则注明“质检合格”，不合格则提出整改要求（如退货、换货）；将《采购物料质检报告》提交至采购部，作为“到货验收节点”是否通过的关键依据，质检不合格的，暂停付款节点推进，直至问题解决。

（五）设备部（针对设备采购）

负责在设备采购的“到货验收节点”协助质检部进行设备安装调试，确认设备安装到位、运行正常后，在《采购物料质检报告》中签字确认；负责在设备采购的“质保金付款节点”前，评估设备质保期内运行情况，出具《设备质保评估报告》，注明设备是否存在质量问题，作为质保金是否支付的依据；如设备在质保期内出现故障，需及时告知采购部，暂缓质保金付款节点推进，协调供应商维修。

四、采购付款节点设定与控制要求

（一）合同约定节点（付款前准备）

触发条件：采购部与供应商签订正式采购合同，合同中明确付款节点（如预付款、到货款、进度款、质保金）、各节点付款比例及触发条件。

控制要求：合同需经财务部审核，确认付款节点设置合规（如预付款比例不超过合同总金额的30%，质保金比例不低于5%）；采购部需在合同签订后3个工作日内，将合同副本提交至财务部备案，财务部录入采购付款管理系统，建立付款节点跟踪台账；如合同需变更付款节点（如调整到货款支付比例），需重新履行审批流程，变更后的合同需及时提交财务部更新台账，避免节点管控偏差。

（二）预付款节点（如需支付预付款）

触发条件：采购合同约定需支付预付款，且采购部提交《预付款申请单》及相关资料（采购合同副本、供应商资质证明）。

控制要求：预付款金额不得超过合同总金额的30%（特殊设备采购最高