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员工个人信息保护政策指引

引言

在数字化浪潮席卷全球的今天，个人信息已成为核心的数字资产，其安全与隐私保护关乎每一位员工的切身利益，亦是企业可持续发展和维护良好声誉的基石。为规范公司在日常运营及管理活动中对员工个人信息的收集、使用、存储、传输及披露等行为，确保严格遵守相关法律法规要求，并充分保障员工的个人信息权益，特制定本指引。本指引旨在为公司各部门及全体员工提供清晰、可操作的行为规范，共同构建安全、可信的信息环境。

一、政策目的与适用范围

（一）政策目的

本指引旨在明确公司处理员工个人信息的基本原则、操作规范及各方权责，确保员工个人信息得到合法、正当、必要、诚信的处理，防范信息泄露、滥用等风险，维护员工合法权益，提升公司整体信息安全管理水平。

（二）适用范围

本指引适用于公司（包括其境内外分支机构、子公司，以下统称“公司”）在招聘、录用、考勤、薪酬福利、培训发展、绩效考核、离职等全生命周期管理过程中，以及因业务需要与员工个人信息相关的所有处理活动。

公司所有部门、管理人员、普通员工以及代表公司执行相关职能的第三方合作机构，均须遵守本指引的规定。

二、核心概念与基本原则

（一）员工个人信息

指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定员工身份的各种信息，包括但不限于员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、住址、电话号码、电子邮箱、学历、工作经历、健康信息、银行账户信息、生物识别信息（如指纹、人脸信息，如需）、劳动合同信息、绩效数据等。

敏感个人信息是指一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，如身份证号码、银行账户信息、健康信息、生物识别信息等。此类信息的处理将受到更为严格的限制和保护。

（二）处理原则

1.合法性原则：处理员工个人信息必须有明确、合法的依据，符合相关法律法规的规定，不得违反法律、行政法规的强制性规定。

2.最小必要原则：仅收集与公司管理和员工履职直接相关的、实现处理目的所必需的最少信息，不得过度收集。

3.目的限制原则：收集员工个人信息的目的应当具体、明确，不得超出与劳动合同履行、人力资源管理、公司合法运营相关的范围。如需变更处理目的，应重新获得员工的明示同意（法律法规另有规定的除外）。

4.知情同意原则：在收集员工个人信息前，应向员工明确告知收集、使用的目的、方式、范围等事项，并获得员工的明示同意。对于敏感个人信息，必须获得员工的单独同意。

5.安全保障原则：公司应采取技术措施和其他必要措施，确保员工个人信息的安全，防止信息泄露、篡改、丢失。

6.公开透明原则：处理员工个人信息的规则应公开、透明，处理方式应易于员工理解。

7.权利保障原则：员工依法享有对其个人信息的查阅、复制、更正、补充、删除等权利，公司应提供必要的支持和保障。

三、员工个人信息的收集与使用

（一）收集规范

1.明确告知：在收集员工个人信息前，公司将通过入职告知、签署相关文件、内部公告等方式，向员工清晰、准确、完整地告知收集信息的种类、收集目的、使用范围、存储期限以及员工所享有的权利和救济途径。

2.获得同意：除法律法规规定的例外情形外，收集员工个人信息必须事先获得员工的明示同意。对于敏感个人信息，应单独取得员工同意，并确保员工充分理解其含义和可能产生的影响。

3.渠道正规：优先从员工本人处直接收集个人信息。确需从其他合法渠道间接获取的，应确保该渠道的合法性，并核实信息的准确性。

4.避免重复：已收集的信息，如无合理必要，不得要求员工重复提供。

（二）使用规范

1.限于目的：员工个人信息的使用应严格限定在已告知并获得同意的处理目的范围内，不得用于与最初收集目的无关的其他用途，除非获得员工的进一步同意或法律法规另有规定。

2.内部授权：公司内部访问和使用员工个人信息的人员，必须基于其工作职责和权限，并经过适当的授权程序。

3.信息准确：公司将尽力确保所处理的员工个人信息准确无误，并根据实际情况及时更新。

四、员工个人信息的存储与传输

（一）存储安全

1.安全措施：公司将采用符合行业标准的安全技术和管理措施，如加密存储、访问控制、安全审计等，保护员工个人信息免受未授权访问、使用、篡改或泄露。

2.存储期限：员工个人信息的存储期限应遵循法律法规规定，并以实现处理目的所必需的最短时间为原则。劳动合同解除或终止后，相关个人信息的保存应符合劳动用工档案管理规定及其他相关法律法规要求。

3.介质管理：对于存储有员工个人信息的纸质文件、电子介质（如电脑硬盘、U盘、移动硬盘等），应采取严格的保管措施，防止丢失或被盗。

（二）传输安全

1.内部传输：公司内部传输员工个人信息时，应使用安全的内部网络和传输通道，避免通过非加密的