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企业采购管理工具及合同归档标准化模板
一、适用范围与核心价值
本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购管理部门、法务部门及财务部门，覆盖从采购需求提报至合同归档全流程的管理场景。通过标准化工具应用，可实现采购流程透明化、合同管理规范化、风险防控前置化，提升采购效率30%以上，降低合同纠纷风险，保证企业资产安全与合规运营。
二、标准化操作流程
（一）采购管理全流程操作
采购需求发起
责任主体：需求部门（如生产部、行政部）
操作要点：
①需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、数量、预算金额、交付时间、技术参数等核心信息；
②部门负责人审核需求合理性（如是否与生产计划匹配、预算是否在部门额度内）；
③提交至采购部门，同步通过OA系统发起线上审批。
供应商筛选与评估
责任主体：采购部门、供应商评估小组（含技术、质量、财务人员）
操作要点：
①采购部门通过企业合格供应商库、公开招标平台或行业推荐渠道获取供应商名单；
②使用《供应商评估表》对供应商进行量化评分，评分维度包括：资质文件（营业执照、行业许可证等）、生产能力、供货周期、质量历史、价格竞争力、售后服务（各维度权重可根据企业类型调整，如制造业侧重生产能力，服务业侧重售后服务）；
③评分≥80分的供应商进入“候选名单”，由采购部门组织实地考察（针对关键物料），形成《供应商考察报告》。
合同拟定与审批
责任主体：采购部门、法务部门、财务部门、总经理
操作要点：
①采购部门根据候选供应商报价及谈判结果，使用《标准采购合同模板》拟定合同条款，明确双方权利义务、标的物信息、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式等；
②法务部门审核合同条款合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在歧义条款）；
③财务部门审核付款条款与企业财务制度的一致性（如付款节点、发票要求）；
④审批流程：采购经理→法务专员*→财务经理→总经理（金额≥10万元需追加董事长审批）。
合同执行与履约跟踪
责任主体：采购部门、需求部门、仓储部门
操作要点：
①合同生效后，采购部门向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门及仓储部门；
②供应商按订单交付物料，需求部门在5个工作日内完成验收，填写《物料验收单》，明确合格数量、不合格项及处理意见；
③采购部门建立《采购履约跟踪表》，记录交付时间、验收结果、质量问题反馈及处理进度，每周更新一次。
付款结算与档案移交
责任主体：财务部门、采购部门
操作要点：
①需求部门提交验收合格证明及发票，采购部门核对合同条款、订单信息与发票一致性，填写《付款申请单》；
②财务部门审核无误后，按合同约定支付款项（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）；
③采购部门在付款完成后3个工作日内，将合同正本、订单、验收单、付款凭证等资料整理成册，移交至档案管理部门。
（二）合同归档全流程操作
合同资料收集与整理
责任主体：采购部门、档案管理员
操作要点：
①收集资料：合同正本及附件（如技术协议、补充协议）、审批流程记录、采购订单、验收单、付款凭证、沟通函件等；
②资料排序：按“合同审批文件→合同文本→执行文件（订单/验收单/付款凭证）”顺序排列，缺失资料需采购部门在2个工作日内补充。
合同分类与编号
责任主体：档案管理员
操作要点：
①分类标准：按合同类型分为“采购合同（物料/设备）”“服务采购合同（咨询/运维）”“工程采购合同”三大类，每类再按“一级部门（如生产/行政）+二级部门（如采购/研发）”细分；
②编号规则：“合同类型缩写-年份-部门代码-顺序号”，例如“采-2024-CG-001”（采：采购合同；2024：年份；CG：采购部门；001：顺序号），编号唯一且连续。
合同登记与存储
责任主体：档案管理员
操作要点：
①登记信息：填写《合同归档登记表》，记录合同编号、合同名称、签约方、签约日期、合同金额、归档日期、存放位置（如档案柜-A区-3层）、保管期限（一般为合同终止后10年）；
②存储要求：合同正本存入专用档案柜，采取防火、防潮、防虫措施；电子版同步至企业档案管理系统，加密存储并设置访问权限（仅采购部门负责人、档案管理员可查阅）。
合同借阅与到期处置
责任主体：档案管理员、借阅部门
操作要点：
①借阅流程：借阅人填写《合同借阅申请表》，说明借阅目的、期限，经部门负责人审批后，档案管理员提供复印件（原件原则上不外借），借阅期限不超过7个工作日；
②到期处置：保管期限届满的合同，由档案管理部门会同法务部门、财务部门鉴定，无保存价值的经总经理批准后销毁（销毁时需记录《档案销毁清单》，并由监销人签字确认），有重要价值的可延长保管期限。
三、合同归档模板示例
模板1：采购需求申请表
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