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人事档案电子化管理流程标准

一、总则

人事档案电子化管理是企业人力资源管理现代化的重要组成部分，旨在通过信息技术手段，规范人事档案的采集、存储、管理、利用和销毁等环节，提高档案管理效率与质量，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和可追溯性。本标准适用于企业内部所有员工人事档案的电子化管理工作，旨在为相关操作提供统一、规范的流程指引。

本标准的制定，遵循国家有关档案管理的法律法规，结合企业实际情况，坚持以下原则：真实性原则，确保电子档案信息与实际情况一致；完整性原则，保证档案材料的齐全和信息的完备；保密性原则，严格控制档案信息的访问权限，防止信息泄露；便捷性原则，优化流程，便于档案的检索与利用；安全性原则，采取有效技术措施保障电子档案数据安全。

二、档案信息采集与著录

档案信息的采集是电子化管理的基础。相关部门应在员工入职时，指导其填写规范的个人信息登记表，并收集必要的证明材料。对于存量纸质档案，需进行系统整理，确保材料齐全、顺序正确。

档案著录应按照统一的字段规范进行，包括但不限于员工基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员、奖惩情况、考核记录、培训记录等。著录信息应准确无误，字迹清晰（针对手写材料的数字化前处理），对于不确定的信息，需进行核实。著录过程中，应同时采集档案材料的元数据信息，如材料形成日期、来源、页数等，以确保电子档案的管理深度。信息录入应指定专人负责，并建立录入复核机制，确保数据质量。

三、档案数字化加工

对于纸质档案材料，需进行数字化加工处理。加工前，应对材料进行再次清点、整理，去除装订物，对破损、褶皱、褪色的材料进行必要的修复和处理，确保扫描效果。

数字化加工主要包括扫描、图像处理、OCR识别、数据挂接等步骤。扫描分辨率、色彩模式等参数应根据材料类型和保存需要进行设定，确保扫描图像清晰、完整，符合长期保存和利用的要求。扫描后的图像应进行裁切、去污、纠偏等处理，保证图像质量。对于具有检索意义的文本信息，可进行OCR文字识别，以便于后续的全文检索。数字化图像应与著录信息进行准确挂接，形成完整的电子档案条目。

四、档案电子化存储与管理

电子档案的存储应采用安全、可靠的数据库系统和文件存储系统。档案数据应进行分类组织，建立合理的文件夹结构和文件命名规则，确保数据的有序管理。存储介质应选择稳定性高、寿命长的设备，并定期进行检测和维护。

五、档案信息的利用与服务

提供便捷的档案检索功能，支持多条件组合查询，提高档案查找效率。对于档案信息的利用，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。确因工作需要复制、打印档案材料的，需经授权批准，并做好登记。

六、档案信息的更新与维护

人事档案信息具有动态变化的特点，相关部门应及时对员工的职务变动、奖惩情况、培训经历、考核结果等动态信息进行收集、审核，并更新至电子档案系统。信息更新应遵循规定的流程，由专人负责操作，并经过必要的审批，确保信息的准确性和权威性。

定期对电子档案数据进行校验和维护，检查数据的完整性、一致性和有效性，及时发现并纠正错误信息。对于系统运行过程中出现的问题，应及时进行排查和处理，保障系统的稳定运行。

七、档案的鉴定与销毁

对于达到保管期限或因其他原因需要销毁的电子档案，应按照规定的程序进行鉴定。成立档案鉴定小组，对拟销毁档案进行审核，确认无保存价值后，方可进行销毁。

电子档案的销毁应采用不可逆的技术手段，确保数据无法恢复。销毁过程需有专人监督，并做好销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、批准人、监销人等信息，相关记录应妥善保存。

八、安全管理与应急处置

建立健全电子档案安全管理制度，采取必要的技术防护措施，如访问控制、数据加密、防火墙、防病毒软件等，防止档案信息被非法访问、篡改、泄露或破坏。加强对系统管理员和档案管理人员的安全意识教育和技能培训，确保其严格遵守安全管理规定。

制定档案管理系统应急预案，应对可能发生的系统故障、数据损坏、自然灾害等突发事件。预案应明确应急处置流程、责任人及恢复措施，定期进行应急演练，提高应急响应能力，最大限度减少突发事件对档案管理工作造成的影响。

九、保障措施

为确保本标准的有效实施，企业应配备必要的硬件设备和软件系统，提供充足的经费支持。加强档案管理人员队伍建设，定期组织业务培训，提高其专业素养和操作技能。建立健全监督检查机制，定期对人事档案电子化管理工作进行检查与评估，对违反本标准的行为予以纠正和处理。

十、附则

本标准由企业人力资源部门负责解释。各部门可根据本标准，结合实际情况制定具体的实施细则。本标准自发布之日起施行。