原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
文档归档与管理制度模板信息管理基础
一、适用范围与典型应用场景
本制度模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的内部文档信息管理，尤其适合需要规范文件流转、保证信息安全、提升查阅效率的场景。具体包括：
企业行政管理部门：用于统一管理公司级制度、通知、会议纪要等文件，保证跨部门信息同步；
项目团队：集中管理项目立项、执行、验收全流程文档，实现项目资料可追溯；
人力资源部门：归档员工合同、档案、培训记录等，满足人事审计与合规要求；
财务部门：规范凭证、报表、审计报告等财务文档存储，保障财务数据安全；
研发部门：管理技术方案、专利文件、测试报告等核心知识资产，避免资料流失。
二、文档归档管理全流程操作步骤
（一）文档分类与编码规则制定
明确分类维度：根据业务属性划分一级分类（如“行政管理”“项目管理”“财务”“人力资源”等），再按文件类型细分二级分类（如“行政管理”下可分“制度文件”“会议纪要”“通知公告”）。
制定编码规则：采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”格式（示例：GL-ZD-2024-001，代表“行政管理-制度文件-2024年-第1号”），保证编码唯一性，避免重复。
（二）归档范围界定
必须归档文件：包括但不限于
公司级制度、流程文件及审批记录；
项目全周期文档（立项报告、合同、验收报告等）；
涉及法律效力的文件（合同、协议、合规证明）；
重要会议纪要、决策文件及执行记录；
员工入职、离职、异动档案及劳动合同。
可不归档文件：临时性草稿、非正式沟通记录（如普通邮件）、重复性文件（已归档的最终版）。
（三）文档收集与整理
责任分工：各部门指定专人（如*专员）作为文档归档责任人，负责本部门文档的初步收集与整理。
收集要求：
电子文档：按统一命名规则（如项目立项报告-”）存储，格式优先PDF（防止篡改）；
纸质文档：使用标准文件夹分类，标注文档名称、日期、责任人，避免使用易褪色笔迹书写。
整理流程：每月底前，责任人完成本月文档分类、编码，填写《文档归档登记表》（见模板1），提交至行政部门审核。
（四）存储管理
存储方式：
电子文档：存储于指定服务器或云盘（如企业内部OA系统），设置访问权限（仅归档责任人及部门负责人可编辑）；
纸质文档：存入带标签的档案盒，按编码顺序排列，存放于干燥、防火的档案室，档案盒标注“一级分类-二级分类-年份”。
存储要求：电子文档定期（每季度）备份至异地服务器，纸质文档每年清点一次，避免虫蛀、受潮。
（五）借阅与流转
借阅流程：
员工填写《文档借阅申请表》（见模板2），注明借阅文档名称、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日）；
部门负责人审批后，提交至归档责任人；
电子文档由责任人导出借阅版本（禁止直接修改原文件），纸质文档登记借阅时间、借阅人，签署《文档借阅登记表》。
归还要求：借阅到期后1个工作日内归还，归档责任人检查文档完整性，电子文档删除借阅版本，纸质文档检查无涂改、污损后归位。
（六）定期审查与清理
审查周期：每年12月开展一次全面审查，由行政部门牵头，各部门负责人参与。
审查内容：检查文档完整性（是否有遗漏）、编码规范性、存储安全性（电子文档是否备份、纸质文档是否损坏）。
清理标准：
超过保存期限的文档（如普通通知保存3年、项目文档保存5年），经*经理审批后销毁（纸质文档使用碎纸机，电子文档彻底删除）；
失效或重复文档标注“作废”并单独存放，避免误用。
三、核心管理工具模板示例
模板1：文档归档登记表
文档编号
文档名称
分类编码
密级
责任人
归档日期
存储位置（电子路径/档案盒号）
状态
GL-ZD-2024-001
2024年考勤管理制度
GL-ZD
普通
*
2024-01-15
服务器/行政管理/2024/GL-ZD-001
在库
XM-HT-2024-002
项目合同
XM-HT
机密
*
2024-03-20
服务器/项目管理/2024/XM-HT-002
在库
HR-LD-2024-003
员工培训档案（）
HR-LD
普通
*赵六
2024-05-10
档案室/人力资源/2024/HR-LD-003
借出
模板2：文档借阅申请表
借阅人
部门
借阅日期
文档编号
文档名称
借阅用途
借阅期限
审批人
借阅状态
归还日期
*
项目部
2024-06-01
XM-HT-2024-002
项目合同
项目进度核对
2024-06-03
*
已批准
2024-06-02
*刘七
行政部
2024-06-05
GL-ZD-2024-001
考勤管理制度
制度修订参考
2024-06-07
*
审批中
-
四、执行过程中的关键控制点
（一）保密管理
文档密级分为“公开”“普通”“机密”三级，机密文档仅限部门负责人及授权人员借阅，借阅需经*总监审批；
电子文
文档评论（0）