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企业行政管理标准模板：公文管理与保存

一、适用范围

本模板适用于各类企业内部公文的全生命周期管理，涵盖公文的收文、拟办、批办、承办、催办、发文、归档等环节，旨在规范公文处理流程，保证公文传递高效、信息准确、保存安全，适用于企业总部及各部门、分支机构的日常公文管理工作。

二、公文管理全流程操作指南

（一）收文管理流程

收文是指企业接收外部单位（如部门、合作单位、客户等）或内部各部门发来的公文，需按以下步骤操作：

1.公文签收

操作要点：收到公文后，由办公室指定人员（如前台文员或收文专员）当场检查公文密封情况、收件人信息是否准确，确认无误后拆封。

注意事项：

涉密公文需单独签收，核对密级、份数，并由专人负责登记；

若发觉公文破损、份数不符或误送，应立即与发件单位联系确认，并在《收文登记表》中注明异常情况。

2.收文登记

操作要点：签收后，收文专员需在1个工作日内完成《收文登记表》（见模板一）的填写，内容包括：收文日期、文号、公文标题、来文单位、密级、份数、签收人、收文编号等。

注意事项：

文号、标题等信息需与公文原文一致，避免漏登或错登；

电子公文需同步登记，注明“电子版”及存储路径，保证与纸质公文信息一致。

3.公文拟办

操作要点：登记完成后，收文专员将公文交由办公室主任（或指定负责人）进行拟办。拟办人需根据公文内容提出初步处理意见，明确：

承办部门（如“由人力资源部负责落实”）；

承办时限（如“需在3个工作日内回复”）；

处理建议（如“拟同意，请总经理审批”）。

注意事项：

涉及多部门协作的公文，需明确主办部门和协办部门；

紧急公文需标注“特急”，并第一时间通知相关部门。

4.公文批办

操作要点：拟办意见完成后，根据公文重要性提交相应领导批办：

一般事务性公文：由办公室主任直接审批；

重要事项（如人事任免、重大合同）：由分管副总/总经理审批；

涉及战略决策的公文：提交总经理办公会集体审批。

注意事项：

领导审批需明确签署意见（如“同意”“阅后退办公室”“需补充材料”）及姓名、日期，不得仅签名无意见；

审批过程中若遇领导外出，可通过OA系统或电话请示，事后需补签书面意见。

5.公文承办

操作要点：承办部门收到批办后的公文，需在规定时限内完成办理：

需回复的公文：起草回复函，经部门负责人审核后，按批办意见提交至发件单位或相关部门；

需落实的公文：制定实施方案，明确责任人和时间节点，跟踪执行进度；

仅需知晓的公文：由部门负责人组织传阅，并在《公文传阅签》上签字确认。

注意事项：

承办过程中若遇困难无法按时完成，需提前2个工作日向批办领导说明情况，申请延期；

涉及跨部门协作的事项，需主动沟通，避免推诿。

6.公文催办

操作要点：办公室对公文的办理进度进行跟踪催办：

对临近时限未办结的公文，通过电话、OA系统提醒承办部门；

对超期未办的公文，向承办部门发出《催办通知单》，抄送批办领导。

注意事项：

催办需记录时间、对象及结果，形成《催办记录表》；

对多次催办仍拖延的事项，需向总经理汇报，纳入部门绩效考核。

7.收文归档

操作要点：公文办结后（含回复、落实、传阅完毕），由收文专员在3个工作日内收集公文正本（含电子版），按“一事一档”原则整理，移交档案室归档。

注意事项：

归档材料需包括公文正本、批办意见、承办结果、相关附件等，保证材料完整；

电子公文需刻录成光盘或存储至企业专用服务器，标注归档编号及日期。

（二）发文管理流程

发文是指企业向外单位或内部各部门发出的公文，需按以下步骤操作：

1.公文拟稿

操作要点：由拟稿部门（如办公室、业务部）根据工作需要起草公文，使用企业统一的公文模板（见模板二），内容包括：标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等。

注意事项：

标题应简明扼要，准确反映公文内容（如“关于2024年春节放假安排的通知”）；

逻辑清晰，数据准确，引用政策需注明文号；

涉及多个部门内容的公文，需提前征求相关部门意见，避免矛盾。

2.公文审核

操作要点：拟稿完成后，按以下流程审核：

部门审核：拟稿部门负责人审核公文内容是否准确、是否符合部门职责，签署审核意见；

办公室审核：办公室审核公文格式（字体、字号、行距等）、文号规范性、是否需会签等；

法律审核：涉及合同、合规事项的公文，需交由法务部门审核，出具法律意见书。

注意事项：

审核中发觉问题，需退回拟稿部门修改，修改后重新提交审核；

审核意见需明确具体（如“第三条需补充具体时间”“文号应为‘办发2024号’”）。

3.公文会签

操作要点：公文内容涉及其他部门职责的（如财务、人事），需由相关部门负责人会签，确认无异议后签署姓名、日期。

注意事项：

会签需在2个工作日内完成，紧急公文可同步进行会签；

对会签意见有分歧的，由办公室协调解决，必要时提交分管领导裁定。