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费用报销管理办法及流程（202X版）

一、总则

（一）目的

为规范公司费用报销行为，确保费用支出真实、合规、合理，强化成本控制与资金管理，保障公司财务信息真实性，支撑业务高效运营，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等法律法规，结合公司实际制定本办法。

（二）适用范围

适用于公司全体员工（含试用期员工、劳务派遣人员）、各分支机构及控股子公司（以下简称“各单位”）因公务产生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、会议费、培训费、固定资产/低值易耗品购置费等。

（三）基本原则

1.真实性：报销费用必须基于真实发生的公务活动，禁止虚报、伪造费用。

2.合规性：报销行为及单据需符合国家财经法规、公司财务制度及预算要求。

3.合理性：费用支出需与业务需求匹配，符合必要性、经济性原则（如差旅标准、招待限额）。

4.及时性：费用发生后需在规定时间内提交报销，避免跨期或滞后处理。

5.权责匹配：谁支出、谁报销，谁审批、谁负责，费用归属需明确到具体部门及项目。

二、费用分类与报销标准（示例）

公司费用按性质分为日常运营类（办公费、交通费等）、业务活动类（差旅费、招待费、会议费等）、专项支出类（固定资产/低值易耗品购置、培训费等），具体标准如下：

（一）差旅费

项目

标准（参考）

说明

交通费

高铁/动车：二等座（总监级及以上可乘一等座）；飞机：经济舱（需提前审批）；市内交通：地铁/公交优先，出租车需备注事由。

超标部分自理（如高铁一等座超出二等座部分的票价）。

住宿费

一线城市（北上广深）：400元/晚；二线城市（省会/计划单列市）：300元/晚；其他城市：250元/晚。

按发票实报实销，但不得高于标准（超标部分自理）。

伙食补助费

100元/天（省内）、150元/天（省外），按出差自然日计算（无需发票，凭出差审批单报销）。

出差期间若包含宴请客户，当日餐补减半。

其他

出差需提前在OA系统提交《出差申请单》（注明目的地、事由、天数、预算），经直属上级审批。

未按规定审批的差旅费不予报销。

（二）业务招待费

项目

标准

说明

单次限额

部门级：≤300元/次；公司级：≤800元/次；高管级：≤1500元/次（需总经理审批）。

单次招待人数≥3人时，人均标准≤限额的60%。

总额控制

部门年度招待费总额≤部门预算的5%（或公司规定的具体比例）。

超年度预算的招待费需提前申请专项追加。

要求

需提供发票、消费清单（注明菜品/服务明细）、招待对象及事由说明（附客户名片或会议纪要）。

禁止报销香烟、高档酒水（单价≥500元/瓶）及娱乐场所费用。

（三）办公费

项目

标准

说明

日常办公用品

≤200元/人/月（部门集中采购，凭正规发票+采购清单报销）。

个人文具（如笔记本、笔）需附使用说明，超标部分自理。

打印/复印费

黑白≤0.5元/页，彩色≤2元/页（需标注用途，如“合同打印”“项目资料”）。

大批量打印（≥100页）需提前报备，优先选择公司定点供应商。

快递费

≤100元/人/月（凭快递面单+寄件清单报销，注明收件人及用途）。

私人快递费用自理。

（四）交通费

项目

标准

说明

市内公共交通

凭地铁/公交发票实报实销（需注明起止站点及事由）。

私人出行费用自理。

出租车/网约车

单次≤50元（需备注事由及起止地点），单日累计≤200元。

超标部分自理（如紧急业务需附说明并经直属上级审批）。

私车公用

按实际里程补贴（X元/公里，需提供导航截图+事由说明），油费/过路费凭发票报销。

需提前申请“私车公用备案”，明确使用时间及路线。

（五）其他费用（会议费、培训费等）

项目

标准

说明

会议费

场地租赁≤500元/小时，资料费≤100元/人，餐饮费≤80元/人/餐（需附会议通知、签到表）。

内部会议（如部门例会）原则上不报销场地及餐饮费。

培训费

取得合规发票（需含培训内容、课时），按实际支出报销（需提前提交《培训申请单》审批）。

培训期间差旅费按差旅费标准执行，超标部分自理。

固定资产购置

单价≥2000元且使用年限≥1年的设备（如电脑、打印机），需走固定资产采购流程（附审批单+比价记录）。

低值易耗品（单价＜2000元）按实际支出报销，但需附采购清单。

三、报销流程

（一）报销准备阶段

1.收集单据：费用发生后，员工需在3个工作日内整理原始凭证（如发票、收据、清单、合同等），确保单据：

真实性：发票为税务局监制章的正规票据（电子发票需打印并备注“仅用于XX公司报销”），收据仅限政府/事业单位收款（需加盖公章）；

完整性：发票需注明购买方名称（公司全称）、税号、服务内容、金额、日期，无涂改痕迹；

关联性：单据需与报销事由直接相关（如差旅费需附行程单、住宿发票；招待费需附消费清单及招待对象