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项目管理文档分类及存档标准流程工具模板

一、适用场景与核心价值

本标准流程适用于各类企业内部项目管理活动，涵盖从项目启动到收尾的全生命周期文档管理需求。具体场景包括：

项目全周期管控：为项目经理、团队成员提供统一的文档分类与存档指引，保证项目各阶段文档有序流转；

跨部门协作：解决多角色（如项目发起人、执行团队、审计部门）对项目文档的查阅需求，提升协作效率；

合规与审计支持：满足ISO9001、CMMI等管理体系对文档留存的要求，保证项目过程可追溯、责任可界定；

知识复用与沉淀：通过标准化存档，积累项目经验教训，为后续类似项目提供参考依据。

核心价值在于通过规范化的文档管理，降低信息丢失风险、提升团队协作效率，同时保障项目过程的合规性与可追溯性。

二、标准操作流程详解

（一）项目启动阶段：文档管理体系搭建

明确存档责任主体

项目经理指定专人（如项目助理或档案管理员*）作为文档负责人，承担文档分类、审核、存档的日常管理工作；

若项目涉及跨部门协作，需联合各模块负责人确认文档共享范围与密级权限。

制定文档分类规则

根据项目阶段（启动、规划、执行、监控、收尾）划分一级目录，每个阶段下按文档类型（计划、报告、合同、会议纪要等）划分二级目录；

示例分类框架：

项目代码-项目名称/

├──01_启动阶段/

│├──项目立项申请书

│├──可行性研究报告

│└──项目章程

├──02_规划阶段/

│├──项目管理计划

│├──进度计划（甘特图）

│└──资源分配表

└──…（后续阶段类推）

确定文档编号规则

采用“项目代码-阶段代码-类型代码-序号”的统一编号格式，保证文档唯一性；

项目代码：由企业统一制定（如“PM2024-001”代表2024年第1个项目）；

阶段代码：启动（INIT）、规划（PLAN）、执行（EXEC）、监控（MONI）、收尾（CLOSE）；

类型代码：计划（PLN）、报告（RPT）、合同（CTR）、会议（MTG）、变更（CHG）等；

示例编号：“PM2024-001-PLAN-PLN-001”表示“PM2024-001项目规划阶段的计划类第1号文档”。

（二）项目执行阶段：文档创建与审核

文档创建规范

所有项目文档需按分类规则存放至对应目录，禁止随意创建或存放至本地文件夹；

文档标题需明确反映内容主题，格式为“[项目名称]-[文档类型]-[核心主题]”（如“PM2024-001项目-进度周报-2024年3月第1周”）；

文档内容需包含必备要素（如报告需有编制人、审核人、日期，合同需有双方盖章页）。

文档审核流程

初稿：由文档创建人完成编制后，提交至直接负责人（如模块组长）审核内容准确性；

复审：通过后提交至项目经理确认与项目目标的一致性，涉及重大决策（如变更、预算调整）需同步抄送项目发起人；

定稿：审核通过后，文档负责人*在存档目录中标记“最终版”，并同步更新文档编号与版本信息（如V1.0）。

（三）项目存档阶段：标准化存储与备份

存档路径与格式

电子文档：存储于企业指定服务器（如“\服务器路径”），禁止使用个人云盘或临时文件夹；

纸质文档：统一存放于项目档案室，按分类编号排序，标注“项目名称-文档类型-日期”；

文件格式：优先采用通用格式（如PDF、Word、Excel），避免使用加密或特殊格式软件打开。

存档信息登记

每份文档存档时，需填写《项目文档存档信息登记表》（详见模板1），记录文档编号、名称、版本、存放位置、密级等信息；

密级划分：公开（可在项目组内共享）、内部（仅核心成员可见）、保密（需项目经理*审批方可查阅）。

定期备份机制

每周对电子文档进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据存储于异地服务器；

纸质文档每季度扫描为电子版，与电子文档同步备份。

（四）项目监控与维护：动态更新与借阅管理

文档动态更新

项目过程中若发生变更（如计划调整、需求变更），需及时更新相关文档并重新审核存档，旧版文档标注“作废”并保留至项目结束（用于追溯）；

文档负责人*每周检查存档目录完整性，保证新增文档及时归档。

文档借阅规范

内部借阅：借阅人填写《文档借阅申请表》（详见模板2），经项目经理审批后，由文档负责人*提供借阅（电子文档需在服务器中设置“只读”权限，纸质文档需登记借阅日期、归还期限）；

外部借阅：需经项目发起人及企业法务部门审批，借阅期限不超过3个工作日，借阅期间禁止复制或外传。

（五）项目收尾阶段：归档总结与移交

归档清单核对

项目结束后，项目经理组织文档负责人编制《项目归档清单》（详见模板3），逐项核对各阶段文档是否齐全、编号是否连续、版本是否为最终版；

缺失文档需说明原因并由项目经理*签字确认。

正式移交与封存

电子文档：移交至企业档案管理部门，移交时需填写《文档移交确认单》，双