采购管理供应商信息查询及比价模板.docVIP

采购管理供应商信息查询及比价模板使用指南

一、适用工作情境

在企业采购管理中，常面临多渠道供应商筛选、价格对比、资质评估等核心需求。本模板适用于以下场景：

常规采购前期准备：如原材料、办公用品、设备采购前，需快速收集潜在供应商信息并初步筛选；

紧急采购比价决策：遇生产急需或临时采购任务时，通过结构化对比快速确定性价比最优供应商；

供应商年度评估：定期对合作供应商的价格竞争力、交付能力、服务质量进行复盘，优化供应商库；

新供应商引入审核：对新增供应商的资质、报价、合作条件进行全面评估，降低合作风险。

二、详细操作流程

（一）采购需求明确

梳理基础信息：明确采购物品/服务的具体要求，包括：

物品名称、规格型号、技术参数（如材质、尺寸、功能标准等）；

需求数量、交付时间（具体日期或周期）、交付地点（如仓库地址、项目现场）；

质量验收标准（如国标、行标、企业标准或双方约定标准）；

付款方式（如预付款比例、账期、结算方式）、售后服务要求（如质保期、退换货政策、响应时间）。

输出需求文档：将上述信息整理为《采购需求清单》，作为供应商信息收集和比价的基准依据。

（二）供应商信息收集与初步筛选

多渠道收集供应商信息：

内部推荐：向采购部、生产部、质检部等相关部门征集合作过的优质供应商；

外部渠道：通过行业展会、专业采购平台、行业协会、企业官网等途径收集潜在供应商；

历史数据：查阅过往采购记录，筛选出履约良好但有价格优化空间的供应商。

建立供应商信息库：将收集到的供应商信息录入《供应商基本信息表》（见模板表格1），初步记录供应商名称、联系人*、主营业务、核心产品/服务等基础信息。

初步筛选条件：根据采购需求设定“门槛指标”，淘汰不符合基本要求的供应商，例如：

不具备相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）；

产能无法满足需求数量或交付周期；

历史合作中出现过重大质量或履约问题（通过内部评估确认）。

（三）供应商信息深度整理与资质审核

信息完善：对通过初步筛选的供应商，补充详细信息，包括：

企业资质（营业执照、税务登记证、相关行业资质证书编号及有效期）；

生产经营规模（注册资本、员工人数、厂房面积、主要设备等）；

供应能力（同类产品/服务过往合作案例、最大供货量、应急响应能力）；

商业信誉（信用评级、有无诉讼记录、银行资信证明等）。

资质审核：由采购部联合法务部、质检部对供应商资质进行复核，重点检查：

资质证书是否在有效期内，是否与采购产品/服务范围匹配；

企业注册信息与实际经营情况是否一致（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）是否齐全。

输出《供应商资质审核表》：记录审核结果，对资质合格的供应商纳入“比价候选名单”。

（四）比价分析与综合评估

发起询价：向候选供应商发送《询价函》（附《采购需求清单》），要求其在规定时间内（如3个工作日）提供正式报价，报价内容需包含：

产品/服务单价（含税/不含税）、总价；

报价有效期（如30天内有效）；

交付周期、运输方式及费用承担方；

付款条件、违约责任等补充条款。

整理报价数据：收集供应商报价后，录入《产品/服务报价对比表》（见模板表格2），按“同一产品/服务”横向对比不同供应商的价格、交付、服务等关键信息。

多维度综合评估：

价格维度：对比单价、总价，结合采购数量计算综合成本（如考虑批量采购折扣）；

质量维度：参考供应商过往质量合格率、质检报告、客户评价等；

交付维度：评估交付周期是否满足需求、物流运输可靠性；

服务维度：对比售后响应速度、质保期限、技术支持能力等；

风险维度：评估供应商经营稳定性、履约记录、合规性等。

量化评分：采用“加权评分法”确定最优供应商，示例权重分配：价格（40%）、质量（25%）、交付（20%）、服务（10%）、资质（5%），填写《供应商综合评分表》（见模板表格3），得分最高者为首选供应商。

（五）结果记录与存档

确定最终供应商：根据综合评估结果，结合采购预算和谈判情况，确定合作供应商，由采购部负责人签字确认。

存档管理：将《采购需求清单》《供应商基本信息表》《资质审核表》《报价对比表》《综合评分表》等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续追溯和复盘。

三、标准模板表格结构

表1：供应商基本信息表

序号

供应商名称

统一社会信用代码

联系人*

联系电话（不含隐私）

企业地址

成立时间

注册资本（万元）

主营业务

核心产品/服务

备注

1

2

表2：产品/服务报价对比表

采购需求编号：

采购物品/服务名称：

规格型号：

需求数量：

交付时间：

交付地点：

质量标准：

供应商名称

报价单号

报价日期

单价（元）

总价（元）

是否含税

交付周期

表3：供应商综合评分表

采购需求编号：

评估对象：

评估日期：

评估人：