行政管理公文写作与审核标准流程.docVIP

行政管理公文写作与审核标准流程工具模板

一、引言

行政管理公文是组织内部传达指令、沟通信息、规范行为的重要载体，其写作质量与审核效率直接影响管理效能与组织形象。为规范公文处理流程，保证公文内容准确、格式规范、流程合规，特制定本标准流程工具模板，供各部门参考使用。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板适用于公司内部各类行政管理公文的起草、审核、签发及发布全流程，包括但不限于：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定、意见等。

（二）典型应用场景

事务性通知：如会议安排、假期安排、工作部署等；

汇报类公文：如工作总结、专项报告、请示（需上级审批的事项）；

跨部门沟通函：如业务对接、资源协调、意见征询等；

规范性文件：如管理制度、流程细则、奖惩办法等；

会议纪要：如各类工作会议、专题研讨会的记录与决议。

三、标准流程详解

（一）公文起草阶段

核心目标：保证公文内容完整、逻辑清晰、符合实际需求，格式符合规范。

步骤1：明确公文目的与受众

起草前需确认公文的核心目的（如告知、请示、决策、规范等）及受众（内部各部门、全体员工、外部单位等），保证内容针对性。

示例：向全体员工发布“春节放假安排通知”，需明确放假时间、值班要求、注意事项等受众关心内容。

步骤2：收集资料与信息核实

收集与公文相关的政策依据、数据事实、背景资料等，保证信息准确无误；涉及跨部门事项需提前沟通确认，避免信息偏差。

示例：起草“2024年度预算请示”时，需收集各部门预算需求、上年预算执行情况、公司财务政策等资料。

步骤3：拟定公文框架与内容

按照公文类型规范拟定框架，一般包括：标题、主送机关、（开头、主体、结尾）、附件说明、发文机关、成文日期等。

要求：开门见山、条理清晰、语言简练，避免口语化与歧义；如需数据支撑，需标注来源。

步骤4：格式规范排版

严格遵循公文格式标准（参照《政机关公文处理工作条例》或公司内部《公文管理办法》），调整字体、字号、行距、页边距等，保证版面整洁。

关键格式要求：

一般用2号小标宋体字，居中编排；

主送机关：标题下空一行，左侧顶格编排，后加冒号；

一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格；

附件说明：在下空一行左空二字编排“附件：”，后标全角冒号和附件名称；

发文机关：一般署公司全称或规范化简称，以成文日期为准居中编排；

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2024年3月15日”）。

（二）公文审核阶段

核心目标：通过多级审核，保证公文内容合规、逻辑严密、无错漏，符合管理要求。

步骤1：部门初审（起草人自审+部门负责人审核）

起草人自审：完成公文初稿后，需对照“公文起草阶段”要求自查，重点检查内容完整性、数据准确性、格式规范性，无遗漏后提交部门负责人。

部门负责人审核：重点审核公文内容与本部门职能的关联性、事项的可行性、表述的准确性，对内容不完善或需调整的部分提出修改意见，起草人据此修改后进入下一环节。

步骤2：跨部门会签（涉及多部门职责时）

公文内容涉及其他部门职责或需其他部门配合时，需发送至相关部门会签。会签部门应在1-2个工作日内反馈意见，如无异议则签字确认；如有异议，由起草部门与相关部门协商一致后修改。

示例：起草“办公用品采购管理办法”，需发送至财务部（审核预算）、行政部（审核采购流程）、法务部（审核合规性）会签。

步骤3：合规性审核（法务/合规部门）

涉及法律风险、政策合规性或公司核心制度的公文，需提交法务或合规部门审核。重点审核内容是否符合法律法规、行业监管要求及公司内部制度，如存在法律风险，需提出具体修改建议。

步骤4：内容终审（分管领导/总经理）

根据公文重要性及审批权限，提交至分管领导或总经理终审。终审重点审核公文的核心事项、决策依据、影响范围，对重大事项或涉及公司战略的公文，需召开专题会议讨论确认。

（三）公文签发与发布阶段

核心目标：保证公文正式生效并准确传达至相关方，实现信息有效流转。

步骤1：领导签发

审核通过后，按审批权限提交领导签发。签发人需在公文发文稿纸“签发意见”栏明确签署“同意印发”“修改后印发”或“不同意印发”的明确意见，并签字署日期。

示例：一般性通知由分管行政副总签发；涉及公司重大决策的公文需总经理签发。

步骤2：编号登记

公文签发后，由行政部统一编号（编号规则：公司简称+年份+序号，如“公司〔2024〕15号”），并在《公文登记台账》中记录公文标题、文号、签发人、发文范围、印发日期等信息。

步骤3：排版印发与归档

行政部根据签发稿最终排版，核对无误后打印（需使用公司统一公文纸，加盖公章），按发文范围分送至各部门或相关单位；涉及电子公文需同步在公司内部OA系统发布。

公文发布后，原件（含签批页、修改稿）由行政部统一归档，保存期限按公司档案管