简化版采购申请审批流程模板.docVIP

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简化版采购申请审批流程模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于中小企业内部常规物资采购、小额服务采购(如办公耗材、IT设备维修、咨询服务等)的审批流程管理,旨在通过标准化流程简化审批环节,提高采购效率,同时保证采购合规性与成本可控性。典型应用场景包括:

部门日常办公物资(如纸张、笔、文件夹等)补充采购;

单价不超过5000元、年度累计预算内的小额设备采购(如U盘、鼠标、办公桌椅等);

不涉及招投标的服务类采购(如短期保洁、系统维护等)。

二、全流程操作步骤详解

(一)第一步:申请人发起采购申请

准备材料:申请人需明确采购需求,收集以下信息:

采购物品/服务的具体名称、规格型号、数量、预估单价及总价;

采购用途(需注明“用于项目日常运营”或“替换报废设备”等具体场景);

预算科目(如“办公经费-耗材”“行政支出-设备购置”等);

供应商信息(若有初步意向,需提供至少2家供应商的报价单或比价记录)。

填写申请表:登录公司OA系统或《采购申请表》(模板见第三部分),逐项填写完整信息,保证无遗漏、无错填。特别需标注“是否为紧急采购”(紧急采购需说明原因,如“生产急需,需3个工作日内到货”)。

提交申请:将填写完整的申请表及附件(如报价单、比价记录)提交至直接部门负责人审批。

(二)第二步:部门负责人审核

审核内容:部门负责人需重点审核以下事项:

采购需求是否属于本部门职责范围,是否符合年度工作计划;

采购数量、规格是否合理,是否存在过度采购;

预算是否在部门年度预算额度内,超预算采购需提前说明理由并附预算调整申请;

供应商报价是否符合市场常规(若为小额采购,可仅审核必要性,无需强制比价)。

审批结果处理:

审核通过:在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认,并流转至财务部门复核;

审核不通过:注明驳回原因(如“超出预算”“需求不明确”),退回申请人修改后重新提交。

(三)第三步:财务部门复核

复核内容:财务专员需审核以下事项:

采购预算是否准确,是否符合公司财务制度;

供应商报价是否符合成本控制要求(如单价是否高于历史采购价或市场均价);

采购流程是否合规(紧急采购是否按规定标注,材料是否齐全)。

复核结果处理:

复核通过:在“财务复核意见”栏签字确认,并根据采购金额流转至对应审批领导;

复核不通过:注明问题(如“预算科目错误”“报价异常”),退回申请人或部门负责人补充说明。

(四)第四步:分级审批决策

根据采购金额划分审批权限,分级处理:

小额采购(≤2000元):由分管副总审批,审批通过后流转至采购部门执行;

中等金额采购(2000-5000元):由总经理审批,审批通过后流转至采购部门执行;

紧急采购(无论金额):可先通过口头方式联系分管副总或总经理审批,审批后1个工作日内补签纸质或电子申请表。

审批领导需在“审批意见”栏明确标注“同意”或“不同意”,并注明具体意见(如“同意采购,优先选择A供应商”)。

(五)第五步:采购部门执行采购

接收审批单:采购部门确认审批完成后,接收《采购申请表》及附件,与申请人沟通确认交付时间、质量要求等细节。

供应商选择与下单:

若申请人已提供2家以上供应商报价,采购部门需再次核实报价真实性,选择性价比最高的供应商;

若未提供供应商信息,采购部门需在2个工作日内完成市场询价,并反馈给申请人确认后下单。

进度跟踪:采购下单后,实时跟踪物流或服务进度,保证按约定时间交付。

(六)第六步:验收与结果反馈

物品/服务验收:

采购物品到货后,申请人需与部门负责人共同验收,检查数量、规格、质量是否符合要求,验收合格后在《采购申请表》“验收结果”栏签字确认;

服务类采购需由需求部门出具《服务验收单》,注明服务完成情况及满意度。

财务结算:验收通过后,采购部门将《采购申请表》《验收单》《发票》等材料提交财务部门,财务部门审核无误后安排付款。

归档备案:所有审批材料由采购部门统一归档保存,保存期限不少于3年。

三、采购申请表模板

采购申请编号

申请部门

申请人

*

申请日期

年月日

联系方式

*(内部分机)

紧急程度

□普通□紧急

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价(元)

1

2

合计金额(元)

大写:

小写:

预算科目

供应商信息(可选)

供应商名称1:

联系人:*

电话:*

报价(元):

供应商名称2:

联系人:*

电话:*

报价(元):

审批流程

部门审核意见

签字:*

日期:年月日

财务复核意见

签字:*

日期:年月日

分管副总/总经理审批意见

签字:*

日期:年月日

采购执行结果

供应商最终选择:

实际采购金额(元):

交付日期:年月日

验收结果

需求部门签字:*

日期:年月日

四、关键注意事项与风险提示

预算前置管理:申请人需在发起申请

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