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简化版采购申请审批流程模板
一、适用范围与典型应用场景
本模板适用于中小企业内部常规物资采购、小额服务采购(如办公耗材、IT设备维修、咨询服务等)的审批流程管理,旨在通过标准化流程简化审批环节,提高采购效率,同时保证采购合规性与成本可控性。典型应用场景包括:
部门日常办公物资(如纸张、笔、文件夹等)补充采购;
单价不超过5000元、年度累计预算内的小额设备采购(如U盘、鼠标、办公桌椅等);
不涉及招投标的服务类采购(如短期保洁、系统维护等)。
二、全流程操作步骤详解
(一)第一步:申请人发起采购申请
准备材料:申请人需明确采购需求,收集以下信息:
采购物品/服务的具体名称、规格型号、数量、预估单价及总价;
采购用途(需注明“用于项目日常运营”或“替换报废设备”等具体场景);
预算科目(如“办公经费-耗材”“行政支出-设备购置”等);
供应商信息(若有初步意向,需提供至少2家供应商的报价单或比价记录)。
填写申请表:登录公司OA系统或《采购申请表》(模板见第三部分),逐项填写完整信息,保证无遗漏、无错填。特别需标注“是否为紧急采购”(紧急采购需说明原因,如“生产急需,需3个工作日内到货”)。
提交申请:将填写完整的申请表及附件(如报价单、比价记录)提交至直接部门负责人审批。
(二)第二步:部门负责人审核
审核内容:部门负责人需重点审核以下事项:
采购需求是否属于本部门职责范围,是否符合年度工作计划;
采购数量、规格是否合理,是否存在过度采购;
预算是否在部门年度预算额度内,超预算采购需提前说明理由并附预算调整申请;
供应商报价是否符合市场常规(若为小额采购,可仅审核必要性,无需强制比价)。
审批结果处理:
审核通过:在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认,并流转至财务部门复核;
审核不通过:注明驳回原因(如“超出预算”“需求不明确”),退回申请人修改后重新提交。
(三)第三步:财务部门复核
复核内容:财务专员需审核以下事项:
采购预算是否准确,是否符合公司财务制度;
供应商报价是否符合成本控制要求(如单价是否高于历史采购价或市场均价);
采购流程是否合规(紧急采购是否按规定标注,材料是否齐全)。
复核结果处理:
复核通过:在“财务复核意见”栏签字确认,并根据采购金额流转至对应审批领导;
复核不通过:注明问题(如“预算科目错误”“报价异常”),退回申请人或部门负责人补充说明。
(四)第四步:分级审批决策
根据采购金额划分审批权限,分级处理:
小额采购(≤2000元):由分管副总审批,审批通过后流转至采购部门执行;
中等金额采购(2000-5000元):由总经理审批,审批通过后流转至采购部门执行;
紧急采购(无论金额):可先通过口头方式联系分管副总或总经理审批,审批后1个工作日内补签纸质或电子申请表。
审批领导需在“审批意见”栏明确标注“同意”或“不同意”,并注明具体意见(如“同意采购,优先选择A供应商”)。
(五)第五步:采购部门执行采购
接收审批单:采购部门确认审批完成后,接收《采购申请表》及附件,与申请人沟通确认交付时间、质量要求等细节。
供应商选择与下单:
若申请人已提供2家以上供应商报价,采购部门需再次核实报价真实性,选择性价比最高的供应商;
若未提供供应商信息,采购部门需在2个工作日内完成市场询价,并反馈给申请人确认后下单。
进度跟踪:采购下单后,实时跟踪物流或服务进度,保证按约定时间交付。
(六)第六步:验收与结果反馈
物品/服务验收:
采购物品到货后,申请人需与部门负责人共同验收,检查数量、规格、质量是否符合要求,验收合格后在《采购申请表》“验收结果”栏签字确认;
服务类采购需由需求部门出具《服务验收单》,注明服务完成情况及满意度。
财务结算:验收通过后,采购部门将《采购申请表》《验收单》《发票》等材料提交财务部门,财务部门审核无误后安排付款。
归档备案:所有审批材料由采购部门统一归档保存,保存期限不少于3年。
三、采购申请表模板
采购申请编号
申请部门
申请人
*
申请日期
年月日
联系方式
*(内部分机)
紧急程度
□普通□紧急
采购明细
序号
物品/服务名称
规格型号
单位
数量
预估单价(元)
1
2
合计金额(元)
大写:
小写:
预算科目
供应商信息(可选)
供应商名称1:
联系人:*
电话:*
报价(元):
供应商名称2:
联系人:*
电话:*
报价(元):
审批流程
部门审核意见
签字:*
日期:年月日
财务复核意见
签字:*
日期:年月日
分管副总/总经理审批意见
签字:*
日期:年月日
采购执行结果
供应商最终选择:
实际采购金额(元):
交付日期:年月日
验收结果
需求部门签字:*
日期:年月日
四、关键注意事项与风险提示
预算前置管理:申请人需在发起申请
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