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企业合同审批与存档规范系统使用指南

前言

为规范企业合同全生命周期管理，明确合同审批流程与存档标准，防范合同风险，提高管理效率，特制定本规范系统指南。本指南适用于企业各类合同的发起、审批、签署、存档及查询全流程，旨在通过标准化操作实现合同管理的合规性、安全性与可追溯性。

一、系统适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本系统适用于企业内部所有类型合同管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议、技术开发合同等。合同涉及金额、风险等级不同的，审批流程可根据企业实际权限设置进行差异化调整。

（二）典型应用场景

新供应商合作场景：采购部门与首次合作的供应商签订采购合同时需通过系统提交合同文本、供应商资质文件（营业执照、相关许可证等），经采购经理、法务部、财务部及分管总经理审批后归档。

重大销售签约场景：销售部门与客户签订金额超过50万元（或企业规定标准）的销售合同时需合同草案、客户信用评估报告、技术参数确认书，依次经销售总监、法务部、财务总监、总经理审批，审批通过后完成签署并归档。

日常服务外包场景：行政部与物业服务商签订年度服务合同时需提交服务范围说明、报价单，经行政经理、财务部复核后归档，后续可根据服务履约情况发起补充协议审批。

员工劳动合同场景：人力资源部与新员工签订劳动合同时需在系统中录入合同期限、岗位、薪酬等关键信息，经HR负责人、部门负责人审批后归档，并同步关联员工档案信息。

二、系统操作全流程指南

（一）合同发起与信息填写

发起入口：业务部门经办人*登录企业管理系统，进入“合同管理”模块，“新建合同”，选择合同类型（如“采购合同”“销售合同”）。

填写基础信息：

合同名称：需明确反映合同主体与内容，格式为“[甲方简称]与[乙方简称]关于[合同标的]的[合同类型]合同”（例：“公司与科技有限公司关于办公设备采购的采购合同”）。

合同编号：系统自动（规则：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024-CG-001”），也可手动修改（需符合企业编号规则）。

合同主体：准确填写甲方（本企业）、乙方（对方单位）的名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式（仅限办公电话，禁止填个人手机号）。

合同关键条款：明确标的物/服务内容、数量、质量标准、履行期限（起始日期至截止日期）、金额（大小写一致）、付款方式（如“分期付款：签约后付30%，验收合格后付70%”）、违约责任等核心内容。

附件：必传附件包括：合同草案（需经双方确认的最终版）、对方主体资质文件（营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书如需）、相关支撑文件（如报价单、技术协议、验收标准等）。附件需为PDF、Word、Excel格式，单个文件不超过10MB，总附件大小不超过50MB。

（二）审批流程配置与提交

选择审批流程：根据合同类型、金额及企业权限矩阵，选择对应的审批模板（如“标准采购合同审批流程”“重大销售合同审批流程”）。系统默认显示流程节点，经办人*可确认或根据实际需求调整（需经系统管理员授权）。

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统自动将合同及相关附件流转至第一审批人（如业务部门负责人）。提交后可查看审批进度，若需撤回，需在当前审批人未操作时申请撤回（撤回原因需填写，如“信息需补充”）。

（三）各节点审核操作

部门负责人审核：

审核重点：合同内容是否符合部门业务需求，金额、数量、履行期限等是否与内部申请一致，附件是否齐全。

操作：通过审核需填写“审核意见”（如“同意，提交法务部审核”）；驳回需注明具体原因（如“合同金额超出预算，请重新确认”），系统自动将合同退回至经办人*修改。

时限：2个工作日内完成审核，超时系统自动提醒。

法务部审核：

审核重点：合同条款是否符合法律法规，是否存在法律风险（如违约责任不明确、知识产权归属不清等），格式是否规范。

操作：通过审核需在合同文本上电子签章（或填写“法务审核意见：条款合规，同意继续审批”）；驳回需标注具体条款及修改建议（如“第5条付款方式需增加‘乙方需提供合法有效发票’”），退回至经办人*或部门负责人。

财务部审核：

审核重点：合同金额是否符合预算安排，付款方式、发票类型、税务条款是否合规，资金支付计划是否合理。

操作：通过审核需填写“财务审核意见：金额无误，付款条件合理”；驳回需说明原因（如“合同未约定发票类型，需补充‘乙方提供增值税专用发票’”）。

管理层审批：

审核重点：重大合同的商业合理性、战略匹配度，超出部门权限的金额审批等。

操作：总经理/分管领导通过审批需签署“审批意见”（如“同意签订，按流程签署归档”）；驳回需明确决策依据（如“合作方信用评级不足，暂缓签约”）。

（四）合同签署与归档

签署版：所有审批节点通过后，系统自动“合同签署版”（含审批意见、电子签章位置