HR人事管理统一平台模板.docVIP

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HR人事管理统一平台模板应用指南

一、HR人事管理统一平台的核心应用场景

HR人事管理统一平台适用于各类企业(尤其是中大型企业及多分支机构企业)的人事全流程管理,核心场景包括:

1.新员工入职全流程管理

从offer发放、入职材料收集、背景调查到劳动合同签订、社保公积金开户、工牌制作等环节,通过平台实现线上化流转,缩短入职周期,避免材料遗漏。

2.员工信息动态维护

集中管理员工基本信息(如联系方式、学历、岗位)、合同信息(合同期限、续签记录)、异动信息(晋升、调岗、离职)等,保证数据实时更新,支持多维度查询(如按部门、入职年限、岗位层级筛选)。

3.考勤与薪酬数据协同处理

对接考勤设备(如打卡机、指纹机),自动统计迟到、早退、旷工、加班等数据,与薪酬模块联动,快速工资条,减少人工核算错误。

4.员工培训与发展跟踪

整合培训资源(线上课程、线下讲座),记录员工培训参与情况、考核结果,结合绩效数据个人发展报告,为晋升、调岗提供数据支持。

5.人事报表与决策分析

自动月度/季度人事报表(如人员流动率、部门编制情况、薪酬分布),支持数据可视化展示,辅助管理层制定人力资源规划。

二、平台操作全流程指南

(一)员工信息管理模块操作步骤

目标:新增、编辑、查询员工基本信息,保证数据完整准确。

登录系统

HR专员使用分配的账号(如“hr_zhangsan”)和密码登录平台,选择“员工信息管理”模块。

新增员工信息

“新增员工”,进入信息填写页面,按以下类别录入数据(*为必填项):

基本信息:员工编号(系统自动或自定义)、姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、政治面貌、婚姻状况、联系电话、电子邮箱*、现居住地址。

合同信息:合同类型(固定期限/无固定期限/以完成一定任务为期限)、合同期限、合同起始日期*、合同终止日期、试用期期限、试用期起始日期。

岗位信息:所属部门、岗位名称、职级、汇报上级、入职日期、转正日期、用工形式(全职/兼职/劳务派遣)。

社保公积金:社保缴纳城市、公积金缴纳基数、社保卡号、公积金账号。

附件:身份证扫描件、学历学位证书、离职证明(适用于转岗员工)、体检报告等。

填写完成后“提交”,系统自动触发“部门负责人审核”流程。

审核与生效

部门负责人登录系统,查看员工信息并确认岗位匹配度,“审核通过”;若信息有误,“驳回”并填写原因,HR专员修改后重新提交。

HR部门最终审核通过后,员工信息正式生效,同步至考勤、薪酬等关联模块。

信息查询与编辑

支持按员工编号、姓名、部门、入职时间等条件筛选查询,员工详情页可查看全部信息。

若需修改信息(如员工联系方式变更),“编辑”修改关键字段,提交后经原审批流程复核生效。

(二)员工入离职流程操作步骤

1.入职流程操作

适用场景:新员工通过面试后,办理入职手续。

第一步:发起入职申请

招聘专员在“入职管理”模块填写《入职登记表》,包含员工基本信息、岗位信息、入职日期、预计到岗时间,并offer扫描件,提交至HR部门。

第二步:材料预审

HR专员核对offer与员工提交的材料(身份证、学历证等),若材料齐全,“通过预审”;若缺失材料,联系员工补充,预审不通过则无法进入下一环节。

第三步:办理入职手续

员工到岗当日,HR引导其完成以下操作:

签订劳动合同(一式两份,员工与公司各执一份);

填写《员工信息登记表》(补充平台未覆盖的个性化信息);

录入指纹/人脸信息至考勤系统;

领取工牌、办公用品,签署《保密协议》《规章制度确认书》。

HR在平台中标记“已到岗”,系统自动开通员工系统账号(初始密码默认为身份证后六位,员工首次登录需修改)。

2.离职流程操作

适用场景:员工因个人原因或公司需求离职。

第一步:员工提交离职申请

员工登录个人端“我的申请”模块,选择“离职申请”,填写离职类型(主动离职/被动离职/协商离职)、预计离职日期、离职原因,提交至直属上级。

第二步:部门审批

直属上级收到申请后,根据工作安排评估离职合理性,“同意”或“驳回”(驳回需说明原因,如“项目未完成需延期离职”)。

第三步:HR审核与工作交接

HR部门查看离职申请,确认是否符合离职规定(如试用期内需提前3天,转正后需提前30天),若符合,《工作交接清单》,交由员工与接替人签字确认,内容包括:工作内容、未完成任务、资产交接(电脑、钥匙等)、系统账号权限移交。

第四步:离职手续办理

完成交接后,HR在平台中办理以下操作:

停止考勤权限,核算未发工资、年假补偿、报销款项;

办理社保公积金停缴手续(次月生效);

开具《离职证明》(加盖公章),扫描至平台;

注销员工系统账号,归档离职资料。

(三)考勤与薪酬管理模块操作步骤

1.考勤数据统计

数据同步:每日9:00,系统自动从考勤设备同步前一日打卡记录(上班时间、下班时

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