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企业文档格式规范模板集

一、总述

企业文档是企业信息传递、决策执行、知识沉淀的核心载体，统一的格式规范不仅能提升文档的专业性与可读性，还能降低跨部门沟通成本，保证信息传递的准确性与一致性。本模板集涵盖企业常用文档类型（行政公文、会议纪要、项目报告、合同协议、技术文档），针对每类文档明确适用范围、核心要素、格式要求及操作流程，为企业文档管理提供标准化工具。模板设计兼顾通用性与灵活性，各部门可根据实际需求在框架内补充具体内容，但核心格式要素（如标题层级、字体字号、页边距等）需严格遵循规范，保证企业对外对内文档形象的统一性。

二、行政公文格式规范模板

（一）适用范围

行政公文是企业内部或对外发布的正式文件，包括通知、通报、报告、请示、批复、函等类型，适用于传达方针政策、部署工作、请示事项、沟通情况等正式场景。例如：公司发布《关于调整2024年度休假制度的通知》、部门向总部提交《关于申请专项经费的请示》等。

（二）规范要求与工具表格

行政公文需严格遵循“庄重、规范、清晰”原则，核心要素包括标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等，具体格式要求如下表所示：

要素

格式要求

示例说明

标题

2号小标宋体字，居中排布；标题较长需回行时，做到词意完整、排列对称；可分一行或多行居中排布

关于召开2024年度战略规划研讨会的通知（不可断为“关于召开2024年度/战略规划研讨会的通知”）

主送机关

3号仿宋体字，顶格编排，其后加冒号；多个主送机关间用顿号分隔，末尾不加标点

“各部门、各分公司：”

3号仿宋体字，首行缩进2字符，行距28磅，段前段后0行；一级标题3号黑体，二级标题3号楷体，三级标题3号仿宋加粗

一、会议主题（一）议程安排1.时间地点

附件

3号仿宋体字，下空1行左空2字符编排“附件：”，后标附件名称；多个附件用阿拉伯数字标注

“附件：1.2024年度战略规划研讨会参会名单”

发文机关

3号仿宋体字，附件下空2行右空4字符编排（联合发文时，主办机关在前）

“集团有限公司人力资源部”

成文日期

3号仿宋体字，发文机关下方右空4字符编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，不编虚位

“2024年3月15日”（不可写为“二〇二四年三月十五日”或“2024.03.15”）

页码

4号宋体阿拉伯数字，单页码居右空1字符，双页码居左空1字符；页码左右各放一条4号一字线

“—1—”“—2—”（首页不显示页码，若需显示从目录页开始编排）

（三）操作步骤

1.起草前准备

明确文种：根据行文目的确定公文类型（如请求批准用“请示”，告知事项用“通知”），避免文种混淆（如“请示”与“报告”不可混用，“请示”需上级批复，“报告”无需批复）。

收集素材：梳理文件核心信息（如政策依据、具体事项、数据支撑），保证内容真实、准确、完整；涉及跨部门事项需提前沟通确认，避免信息矛盾。

2.内容撰写

标题拟定：采用“发文机关+事由+文种”完整结构（如《公司关于加强安全生产管理的通知》），事由需简洁明确（避免“关于有关事项的通知”等模糊表述）。

结构：按“为什么做（依据/目的）—做什么（事项/要求）—怎么做（步骤/责任）—保障措施（时限/监督）”逻辑展开；请示需“一事一请”，结尾用“妥否，请批示”；报告结尾用“特此报告”。

语言规范：使用书面语，避免口语化、歧义表述（如“尽快”改为“X月X日前”，“大概”改为“约万元”）；称谓用全称（如“人力资源部”不可简写为“人资部”）。

3.格式排版

页面设置：A4纸张，页边距上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米，页眉1.5厘米、页脚1.75厘米。

字体应用：按前表要求设置标题、主送机关、字体，避免全文统一字体（如标题不可用宋体，不可用黑体）。

附件处理：附件名称与提及附件名称保持一致；附件左上角顶格标注“附件”二字（如“附件1”），后标附件名称，格式同。

4.审核与签发

初稿审核：起草人自查内容完整性（是否遗漏核心事项）、格式规范性（是否符合前表要求）、逻辑清晰性（是否条理连贯），确认无误后提交部门负责人审核。

部门审核：部门负责人重点审核内容合规性（是否符合公司制度、法律法规）、表述准确性（数据、政策依据是否无误），审核通过后按流程提交办公室（或综合管理部）核稿。

正式签发：办公室核稿通过后，按权限报公司领导签发（如部门级文件由分管领导签发，公司级文件由总经理签发）；签发后统一编号（如“办发〔2024〕X号”，年份用六角括号“〔〕”标注）。

5.印发与归档

正式印发：签发后的文件由办公室统一印制（红头文件需套红），电子版通过OA系统发布，纸质版分发至主送机关（需登记分发记录）。

归档管理：文件印发后3个工作日内，将电子版（含签发稿）及纸质版原件提交档案室归档，归档材料需包含文件、附件、签发单、审核