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行政文档归档管理规范与执行标准

一、总则

(一)目的与依据

为规范单位行政文档的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作，确保文档的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高行政效能与管理水平，依据国家相关档案管理法律法规及本单位实际工作需要，特制定本规范与标准。

(二)适用范围

本规范适用于单位内部所有行政部门及相关业务单元在管理活动中形成的，具有查考利用价值的各类行政文档的归档管理工作。凡涉及单位核心运营、决策部署、权益保障、历史记录等重要信息的载体，均须遵照本规范执行。

(三)基本原则

1.统一管理原则：行政文档归档工作实行统一领导、分级负责的管理体制，确保归档流程规范、责任明确。

2.全程管理原则：对文档从形成、流转、使用到最终归档的整个生命周期进行有效监控与管理。

3.规范整理原则：归档文档的整理应遵循标准化、系统化要求，便于检索和利用。

4.安全保密原则：严格执行保密规定，采取有效措施保障归档文档的实体安全和信息安全，防止失泄密事件发生。

5.便捷利用原则：在确保安全的前提下，建立便捷的文档检索和利用机制，满足单位各项工作对历史信息的需求。

二、文档归档范围与要求

(一)归档范围

行政文档归档范围主要包括但不限于以下类别：

1.单位决策与管理类：包括单位发展规划、年度工作计划与总结、重要会议纪要、各类请示与批复、决定、决议、通知、通报等具有指导性和指令性的文件。

2.组织人事类：包括单位机构设置、人员编制、干部任免、人事调动、考核奖惩、薪酬福利、教育培训等相关文件材料（注：涉密人事信息按专项规定管理）。

3.业务运营类：包括与单位主要业务活动相关的合同协议、项目资料、调研报告、统计报表、重要往来函电等。

4.行政管理类：包括资产管理、财务管理（非涉密部分）、后勤保障、安全保卫、印章管理、档案管理等内部管理制度及执行过程中形成的重要文档。

5.外部文件类：上级单位下发的需要贯彻执行或查考的重要文件，以及与外单位交流中接收的具有保存价值的文件材料。

6.声像与实物类：记录单位重要活动、重要事件的照片、录音、录像等声像资料，以及具有纪念意义或凭证作用的实物。

(二)归档要求

1.及时性：各项工作中形成的应归档文档，应在相关工作结束后规定期限内（一般不超过次月底）完成收集、整理并移交归档。年度性总结、计划等文档，应在次年第一季度内完成归档。

3.真实性：归档文档必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，真实反映单位各项活动的历史面貌。

4.规范性：归档文档的用纸、书写、装订等应符合档案管理的相关技术要求，确保文档的耐久性。

三、文档整理规范

(一)分类

行政文档归档应采用科学的分类方法。通常可按照年度、组织机构（或部门）、文件类别（如前述“归档范围”所列类别）进行三级分类。具体分类方案应结合单位实际情况确定，并保持相对稳定。

(二)编号与排列

1.编号：在分类的基础上，应对归档文件进行系统化编号，编号应能反映文件的分类信息和排列顺序，便于检索。

2.排列：同一类别内的文件，应按照其形成时间的先后顺序或重要程度进行排列。

(三)编目

1.卷内文件目录：对于组成案卷的文档，应逐件填写卷内文件目录，包括序号、文件名、形成日期、页数、备注等信息。

2.案卷封面与脊背：案卷应填写规范的封面和脊背，注明案卷题名、年度、类别、保管期限、案卷号等要素。

3.归档文件目录：应编制归档文件目录（或案卷目录），作为检索文档的基本工具。目录应包括档号、文件名、形成日期、保管期限、页数等主要著录项。

(四)装订

归档文件应采用符合档案保护要求的方式进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物，对破损文件应进行修补。

四、文档保管与利用

(一)保管要求

1.库房管理：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。

2.装具规范：归档文档应存放在符合标准的档案柜、档案盒内，不同保管期限的文档应分开存放。

3.定期检查：档案管理人员应定期对库存文档进行清点和检查，发现问题及时处理，确保文档安全。

(二)保管期限

行政文档的保管期限一般分为永久、长期（通常为三十年）、短期（通常为十年）三种。具体划分标准应参照国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位实际情况制定。

(三)利用管理

1.借阅制度：严格执行文档借阅制度。单位内部人员因工作需要借阅文档，须经相关负责人批准，并办理借阅登记手续。借阅重要或涉密文档，须报请单位分管领导批准。

2.借阅期限：借阅文档的期限一般不超过规定时间，确需延长的应