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会议纪要及后续跟进措施清单模板

引言

会议是企业/团队高效协作的重要载体，而规范的会议纪要与清晰的后续跟进措施，是保证会议成果落地、避免“议而不决、决而不行”的关键。本模板旨在提供一套标准化的会议记录与任务管理工具，帮助团队提升会议效率、明确责任分工、推动工作闭环，适用于各类工作场景的会议管理需求。

一、模板适用场景说明

本模板可广泛应用于以下类型的会议，助力不同场景下的会议目标达成：

1.项目启动与规划会

用于明确项目目标、范围、分工及关键节点，记录各方共识，形成项目初期行动指南。

2.周/月度工作例会

同步阶段性工作进展、分析存在问题、部署下一阶段任务，跟踪已定事项的执行情况。

3.跨部门协调会

解决涉及多部门协作的复杂问题，明确接口职责与资源支持需求，消除沟通壁垒。

4.问题复盘与改进会

针对已发生的问题或失误，分析根本原因，制定预防措施与改进方案，避免同类问题重复发生。

5.专项任务推进会

聚焦特定紧急或重要任务（如客户投诉处理、系统上线等），细化行动步骤，监控关键进度。

二、模板使用步骤详解

第一步：会前准备——明确会议目标与框架

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期风险”），避免议题发散。

提前分发会议议题：将会议主题、主要议题、需提前准备的资料发送给参会人员，保证大家有备而来。

准备记录工具：提前打印本模板或创建电子文档，标注“会议基本信息”“议题讨论”“决议事项”“跟进措施”等模块，预留填写空间。

第二步：会中记录——精准捕捉关键信息

记录会议基本信息：在模板中准确填写会议名称、时间（起止时间）、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员（如有）。

示例：会议名称“项目Q3启动会”，时间“2023年X月X日14:00-16:00”，地点“3号会议室”，主持人经理，记录人助理，参会人主管、专员、*主管等。

逐项记录议题讨论内容：按会议议题顺序，简明扼要记录各方观点、讨论焦点、分歧点及初步共识，避免冗长描述，突出关键信息。

示例：议题“Q3营销渠道选择”，记录：专员提出“增加短视频平台投放，目标用户触达率提升20%”，主管补充“需评估预算与ROI，建议优先试点抖音平台”，*经理建议“结合用户调研数据，下周前提交渠道方案”。

明确决议事项与行动项：对每个议题的最终结论进行归纳，形成“决议事项”；同时将需执行的任务拆解为“行动项”，明确“任务描述”“负责人”“截止时间”（决议与行动项需区分记录，避免混淆）。

示例：决议事项“确定Q3营销渠道以抖音+公众号为主，试点短视频投放”；行动项“专员负责制定渠道试点方案，负责人经理，截止时间X月X日”。

第三步：会后整理——24小时内完成纪要定稿

整理会议纪要初稿：根据会中记录，补充遗漏信息，梳理逻辑顺序，保证决议事项清晰、行动项具体（负责人、截止时间明确无误）。

发送参会人确认：将初稿通过邮件/即时通讯工具发送给所有参会人员，注明“请于X月X日X前确认反馈，如有遗漏或修改意见请及时提出”。

定稿与归档：根据反馈意见修改后，形成最终版会议纪要，标注“最终版”字样，按公司/团队规定存档（如共享文件夹、项目管理工具等），方便后续查阅。

第四步：跟进执行——建立清单并跟踪闭环

后续跟进措施清单：将会议纪要中的“行动项”提取至“后续跟进措施清单模板”，补充“优先级”“完成状态”“备注”等字段，形成独立跟踪表。

定期跟踪进度：负责人需按截止时间推进任务，记录进展；主持人/记录人可通过例会、专项跟进会等方式，定期检查清单中任务的完成状态，对逾期任务及时预警。

闭环管理：任务完成后，负责人在清单中更新“完成状态”为“已完成”，并简要说明成果（如“方案已通过评审，输出PPT版方案”）；对未按时完成的任务，需在备注中说明原因及新的计划时间，保证“事事有跟进、件件有着落”。

三、模板表格示例

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目Q3启动会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

3号会议室（线上会议请注明平台，如“腾讯会议”）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管（市场部）、专员（市场部）、主管（技术部）、主管（运营部）

缺席人员及原因

*主管（销售部，出差）

列席人员（如有）

无

议题与讨论记录

议题1：Q3营销目标拆解

-经理：整体目标“销售额提升30%，新用户增长15万”，需分解到各渠道；-主管：市场部目标“线上渠道贡献60%，线下40%”，需明确各渠道具体指标；-*专员：建议参考Q2数据，抖音渠道转化率最高，优先提升该预算占比。

议题2：跨部门协作支持

-主管（技术部）：需市场部提前7天提交活动素材需求，保证开发周期；-主管（运营部）：活动上线后