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业务合同审核流程标准化作业指导书

一、适用范围与目标

本指导书旨在规范公司业务合同的审核全流程，保证合同内容合法合规、条款清晰明确、权责对等，有效防范合同风险，保障公司合法权益。适用于公司各部门对外签订的所有业务类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、委托合同等），涵盖合同发起、审核、审批、用印、归档等全生命周期管理环节。通过标准化流程，实现合同审核的规范化、高效化，减少因条款疏漏导致的争议，提升合同管理质量。

二、合同审核标准化操作流程

合同审核流程分为合同发起与材料准备→初步审核→专项审核→合规与风险评估→最终审批→用印与归档六个阶段，各阶段责任主体、操作内容及输出成果

（一）合同发起与材料准备

责任主体：业务部门（合同经办人）

操作内容：

业务部门根据业务需求，与合同相对方沟通拟定合同草案，保证合同内容（如标的、数量、价格、履行期限、违约责任等）与业务事实一致。

收集并整理以下基础材料（需加盖合同相对方公章或签字确认）：

合同相对方主体资格证明（如营业执照复印件、事业单位法人证书等，需在有效期内）；

授权委托书（如合同由非法定代表人签署，需提供法定代表人签字并加盖公章的授权委托书，明确授权范围）；

涉及特殊业务的资质证明（如行业许可证、资质证书等，如对方为服务提供方需提供经营许可证）；

业务背景说明（如项目立项审批表、需求确认函等，证明合同业务的真实性与必要性）；

其他需审核的材料（如技术附件、验收标准、保密协议等）。

填写《合同审批单》（模板见第三章），注明合同名称、合同编号、合同类型、签约主体、标的金额、履行期限、审核流程等基本信息，并将合同草案及附件材料作为附件一并提交。

输出成果：完整的合同草案、合同相对方资质材料、《合同审批单》。

时限要求：业务部门需在合同谈判完成后1个工作日内完成材料准备并提交审核。

（二）初步审核

责任主体：业务部门负责人

操作内容：

审核合同内容与业务需求的一致性：核对合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式等是否与业务部门确认的《需求说明书》或《立项批复》一致，避免“合同与业务脱节”。

审核合同条款的完整性：检查合同是否包含核心要素（如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等），避免关键条款缺失。

审核业务逻辑合理性：判断合同履行风险是否可控（如付款条件是否与履约进度匹配、违约责任是否对等、是否存在超经营范围业务等）。

审核附件材料的真实性：核对营业执照、授权委托书等材料是否与原件一致，是否在有效期内，避免“假资质”“过期授权”风险。

输出成果：《合同审批单》中“业务部门审核意见”栏签字确认，通过则提交下一环节，不通过则退回业务部门修改。

时限要求：1个工作日内完成审核。

（三）专项审核

责任主体：法务部、财务部（根据合同类型确定审核顺序，一般先业务后法务再财务）

操作内容：

1.法务部审核（合法性、合规性审核）

审核合同主体资格：确认合同相对方是否为合法存续的法人/组织，是否具备相应的民事行为能力（如涉及特许经营业务，需核查其是否取得相关许可）。

审核合同条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》《合同法》等法律法规及行业监管规定，是否存在“霸王条款”“无效条款”（如约定“争议解决方式为公司所在地法院”是否符合公司内部规定）。

审核权利义务对等性：核对双方权利义务是否平衡，是否存在单方面加重公司责任、减轻对方责任的情形（如违约责任仅约定公司违约责任，未约定对方违约责任）。

审核语言表述规范性：检查合同文字是否清晰、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，专业术语是否准确。

审核知识产权、保密条款：如合同涉及技术合作、信息保密，需明确知识产权归属、保密范围、保密期限及违约责任。

2.财务部审核（财务风险、付款条件审核）

审核合同金额与定价依据：核对合同价格是否符合公司定价政策、市场公允价格，是否有成本测算支持（如采购合同需附三家比价记录或招标文件）。

审核付款条件与进度：判断付款节点是否与履约进度匹配（如预付款比例是否≤30%，尾款是否验收合格后支付），是否存在“提前付款”“无条件付款”风险。

审核发票与税务条款：明确发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、税率，保证税务合规（如服务合同需明确“提供合规发票”为付款前提）。

审核财务数据一致性：核对合同中的金额、数量、计量单位是否与财务系统数据一致，避免“账实不符”。

输出成果：法务部、财务部分别在《合同审批单》“专项审核意见”栏填写审核意见并签字，通过则提交下一环节，不通过则注明修改意见并退回业务部门（重大修改需重新提交审核）。

时限要求：法务部2个工作日内，财务部1个工作日内完成审核。

（四）合规与风险评估

责任主体：风控管理部（或指定合规专员）