展会新闻发布会策划方案.docVIP

方案

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展会新闻发布会策划方案

一、方案目标与定位

（一）总体目标

1年内完成≥2场展会新闻发布会策划与执行，实现媒体到场率≥90%，新闻报道量≥150篇（其中主流媒体报道≥50篇），核心信息（展会主题、亮点、时间地点）传递准确率100%，社交媒体话题阅读量≥5000万次，通过发布会提前预热展会，吸引参展商/观众报名量增长≥40%，奠定展会专业、权威的品牌基调。

（二）具体目标

媒体覆盖：邀请媒体≥50家（电视媒体≥5家、平面媒体≥10家、网络媒体≥20家、短视频媒体≥15家），媒体报道转载率≥30%，直播观看人数≥50万人次；

信息传递：发布会核心信息（展会时间、地点、主题、核心展区、特色活动）在所有报道中提及率≥95%，无关键信息遗漏或偏差；

互动效果：媒体提问环节互动率≥80%，嘉宾回答满意度≥90%，会后媒体专访预约量≥10次；

预热转化：发布会后1周内展会官网访问量增长≥60%，参展商咨询量增长≥50%，观众预登记人数增长≥40%。

（三）定位

适用于展会主办单位、公关传播机构、会展中心运营团队，聚焦“展会全周期新闻发布会策划执行”，解决“媒体覆盖不足、信息传递零散、互动效果差、预热转化低”问题，兼顾不同媒体类型（传统媒体/新媒体）、不同信息需求（行业动态/展会亮点），提供“精准邀约、专业传递、高效转化”的实施路径。

二、方案内容体系

（一）需求分析与体系架构

现状痛点：媒体邀约盲目（60%媒体与展会行业不匹配）、信息传递杂乱（50%发布会无核心信息清单）、互动环节形式化（40%提问提前预设无新意）、预热转化脱节（30%发布会后无跟踪动作），导致发布会“传播效果弱、品牌赋能不足”。

体系架构（三层）

策划层（内容设计）：确定发布会主题、核心信息与环节，核心方向为“主题鲜明、信息聚焦”；

执行层（落地保障）：统筹媒体邀约、嘉宾对接、场地布置，核心方向为“精准高效、衔接流畅”；

传播层（效果延伸）：制定媒体报道引导、话题运营与转化跟踪策略，核心方向为“多维传播、促进行动”。

（二）核心方案内容

发布会策划（基础环节）

主题与核心信息：

主题确定：结合展会定位与行业热点，拟定简洁有力的主题（如“2024中国智能装备展：数智赋能，智造未来”），与展会视觉形象（LOGO、主KV）统一；

核心信息清单：明确“5W1H”核心内容——Who（主办单位、重要嘉宾）、What（展会主题、核心展区、特色活动）、When（展会时间、报名截止时间）、Where（展会地点、交通指引）、Why（展会价值：行业趋势解读、供需对接机会）、How（参展/观展报名方式、媒体合作通道），确保信息无遗漏。

环节设计（总时长60-90分钟）：

签到暖场（15分钟）：媒体签到领取资料袋（含新闻通稿、展会手册、媒体证），播放展会预热短片；

主持人开场（5分钟）：介绍发布会主题、到场嘉宾与媒体，说明发布会流程；

主办方致辞（10分钟）：阐述展会举办背景、行业意义与总体规划，传递展会核心价值；

嘉宾分享（20分钟）：邀请1-2位行业专家（解读行业趋势）、1位龙头企业代表（分享参展期待），强化展会权威性；

展会亮点发布（15分钟）：通过PPT+视频形式，详细介绍核心展区、特色活动（如高峰论坛、供需对接会）、创新服务（如智慧观展、线上展厅）；

媒体提问（15分钟）：开放媒体提问环节，嘉宾针对性解答，主持人把控时间与节奏；

总结与致谢（5分钟）：主持人总结核心信息，公布参展/观展报名通道，感谢嘉宾与媒体支持。

发布会执行（核心环节）

媒体邀约与对接：

媒体筛选：按“行业相关性（≥80%）、影响力（区域/全国性）、报道风格（客观专业）”筛选媒体，电视媒体优先选择财经/新闻频道，网络媒体优先选择行业门户网站与主流新闻平台，短视频媒体优先选择垂直行业账号；

邀约流程：提前3周发送正式邀请函（含发布会主题、时间、地点、嘉宾信息），提前1周电话确认到场情况，提前1天发送温馨提示（时间、地点、交通指引、联系人），媒体到场率≥90%；

资料准备：提前24小时准备新闻通稿（含核心信息、数据支撑、Quote引用）、高清图片素材（展会LOGO、往届精彩照片）、嘉宾发言提纲，确保媒体报道有素材支撑。

嘉宾对接与场地布置：

嘉宾对接：提前2周确定嘉宾名单，1对1沟通发言内容与时长，提前1天开展彩排，确保发言贴合发布会主题，无超时或信息偏差；

场地布置：选择专业会议室（容纳100-150人），主舞台设置背景板（含发布会主题、展会LOGO、主办单位信息），配备高清大屏（用于播放视频、PPT）、专业音响与麦克风（备份≥2个）