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食堂财务报账制度与报账流程

一、总则

1.1编制目的

为规范食堂财务报账行为，明确报账范围、凭证要求及审批流程，确保资金使用合规、透明，防范财务风险，结合《政府会计制度》（事业单位食堂）/《企业会计准则》（企业食堂）及食堂运营实际，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于食堂所有费用支出的报账管理，包括食材采购费、水电燃气费、设备维修费、人工成本、办公费等，涉及报账主体为食堂采购人员、后厨管理人员、行政人员等所有产生费用支出的岗位。

1.3核心原则

合规性原则：报账凭证、流程需符合国家财经法规及单位财务管理制度，严禁无票支出、虚开发票；

真实性原则：报账业务需真实发生，支出金额、事由与凭证内容一致，严禁虚构业务套取资金；

及时性原则：费用发生后需在15个工作日内完成报账（特殊情况如大额设备采购可延长至30个工作日），避免跨期核算；

权责对等原则：报账人对凭证真实性负责，审批人对业务合理性、合规性负责，食堂会计对账务处理准确性负责。

二、财务报账制度核心内容

2.1报账范围与标准

费用类型

报账范围

报销标准

特殊要求

食材采购费

粮油、蔬菜、肉类、调味品等食堂运营所需食材

按实际采购金额报销，需附采购订单、送货单、验收单

单次采购超1万元需签订采购合同，鲜活食材（如蔬菜）若无法即时取得发票，需先凭“采购清单+验收单”暂估入账，取得发票后冲销调整

水电燃气费

食堂运营产生的水费、电费、燃气费

按供水/供电/燃气公司开具的正式发票金额报销

需附缴费通知单，发票抬头需与食堂所属单位名称一致

设备维修费

厨房设备（如蒸箱、冰箱、洗碗机）维修、保养费用

按维修合同或维修单位开具的发票金额报销

单次维修费超5000元需提供维修方案及报价单，维修后需经食堂负责人验收签字

人工成本

临时用工工资、外聘厨师劳务费等

按劳动合同约定或劳务协议金额报销，需附考勤记录、工资表

临时用工需签订劳务协议，劳务费超800元需代扣代缴个人所得税

办公费

食堂日常办公用品（如笔、打印纸、账本）采购费用

按实际采购金额报销，单次采购超1000元需附采购清单

优先从单位行政部门领用，确需单独采购的需经食堂负责人审批

2.2报账凭证要求

核心凭证类型：

发票：需为国家税务部门监制的正规发票，发票抬头、纳税人识别号准确，内容需注明商品名称（如“大米”“猪肉”）、数量、单价、金额，税率/征收率符合规定（食材采购一般纳税人税率9%，小规模纳税人征收率3%）；

辅助凭证：采购订单（需采购人员、食堂负责人签字）、送货单（需供应商签字盖章）、验收单（需验收人、食堂会计共同签字，注明食材数量、质量是否达标）、费用申请单（超限额支出需提前申请）；

特殊凭证：鲜活食材无发票时，需提供“采购清单”（注明采购时间、地点、品种、数量、金额，由采购人员、验收人、食堂负责人三方签字），且此类支出月度占比不得超食材采购总额的20%。

凭证填写与粘贴规范：

发票需按费用类型分类粘贴（如食材采购费、水电费分别粘贴），粘贴时需整齐排列，避免重叠，左上角对齐；

报销单需逐项填写费用类型、金额、事由，字迹清晰，不得涂改，报账人需在报销单上签字确认；

凭证金额需大小写一致，若存在多张凭证，需汇总计算总金额，由食堂会计复核后签字。

2.3限额管理与审批权限

限额划分：

小额支出：单次金额≤2000元（如办公费、小额食材采购）；

中额支出：2000元＜单次金额≤10000元（如设备维修费、大额食材采购）；

大额支出：单次金额＞10000元（如大型设备采购、年度食材供应商预付款）。

审批权限：

支出限额

审批流程

备注

小额支出

报账人→食堂负责人→食堂会计

食堂会计需复核凭证合规性

中额支出

报账人→食堂负责人→单位财务部门审核→单位分管领导审批

需提供支出合理性说明（如维修必要性、采购用途）

大额支出

报账人→食堂负责人→单位财务部门审核→单位分管领导→单位主要领导审批

需经单位集体决策（如办公会讨论），附决策记录

三、财务报账流程

3.1报账准备阶段（报账人执行）

收集凭证：费用发生后，及时收集发票、采购订单、送货单、验收单等凭证，核对凭证信息（如发票金额与采购清单一致、验收单数量与送货单匹配）；

填写报销单：按要求填写《食堂费用报销单》，注明费用类型、支出事由、金额，粘贴凭证（分类粘贴，汇总金额）；

内部初审：将报销单及凭证提交食堂负责人初审，确认业务真实性、合理性，食堂负责人签字确认。

3.2审核阶段（食堂会计+财务部门执行）

食堂会计审核：

凭证审核：检查发票是否正规、辅助凭证是否齐全、签字是否完整，对不符合要求的凭证（如发票抬头错误、无验收单）退回报账人补充；

金额复核：核对报销单金额与凭证汇总金额是否一致，计算是否